Von manuell zu automatisiert: Wie B2B-Marken ihre Auftragsabwicklung optimieren können

Trotz des Wachstums digitaler Vertriebskanäle bearbeiten viele B2B-Marken ihre Bestellungen weiterhin manuell – per E-Mail, Tabellenkalkulationen, Telefonanrufe oder PDF-Kataloge. Das bremst das Wachstum und erhöht das Risiko von Fehlern, verpassten Bestellungen und Zeitverlust. 

Eine aktuelle Umfrage der E-Commerce-Plattform Orderchamp Cloud unter mehr als 350 B2B-Marken und Großhändlern zeigt: Fast 60 Prozent der befragten Unternehmen bearbeiten Bestellungen noch manuell, und über die Hälfte nutzt weder einen B2B-Webshop noch eine B2B-Verkaufs-App. Dadurch entgehen ihnen Effizienzgewinne und Umsatzpotenziale.

Warum es Zeit ist, sich von manuellen Prozessen zu verabschieden

Manuelle Arbeitsabläufe mögen bei geringen Bestellmengen funktionieren – doch sie sind nicht skalierbar. Jeder neue Kunde erhöht die Komplexität. In einem dynamischen Markt fallen Marken, die nicht automatisieren, schnell zurück.

Die Digitalisierung des Großhandelsgeschäfts reduziert nicht nur menschliche Fehler und beschleunigt die Abwicklung –  sie verbessert auch die Erfahrung für Ihre Geschäftskunden. Ob unabhängige Boutiquen oder große Einzelhandelsketten: Moderne B2B-Kunden erwarten eine schnelle und effiziente Bestellabwicklung.

Der erste Schritt: Richten Sie Ihr eigenes B2B-Portal oder Ihren Webshop ein

Ein professioneller B2B-Webshop ist der erste Schritt zur Automatisierung manueller Aufgaben. Er ermöglicht es Ihren Kunden, Bestellungen selbstständig aufzugeben. Achten Sie auf Funktionen wie:

• Selbstbedienungszugang zu Produktkatalogen, Bestellstatus und individuellen Konditionen
• Mengenbasierte Preisgestaltung und gestaffelte Rabatte pro Kundengruppe
• Automatisierte Auftragsabwicklung inklusive Bestellbestätigungen, Rechnungen und Versandbenachrichtigungen
• Nahtlose Integrationen mit ERP- oder Lagerverwaltungssystemen

Trotz der offensichtlichen Vorteile zögern viele Marken. Sie befürchten einen zu technischen und zeitaufwendigen Einrichtungsprozess oder mangelnde Akzeptanz seitens ihrer Kunden. Doch häufig liegt die Herausforderung woanders: Es fehlt an der Fähigkeit, moderne E-Commerce-Funktionen mit bestehenden manuellen B2B-Prozessen reibungslos zu verbinden.

Diese Hürde zeigt sich auch in den Daten: Untersuchungen von Orderchamp zeigen, dass ein B2B-Portal ein starker Start ist – doch vollständige Automatisierung erfordert digitale Lösungen, die sich in bestehende Abläufe integrieren und alle Vertriebskanäle miteinander vernetzen.

Nächste Schritte: Weitere manuelle Vertriebsprozesse digitalisieren

Neben einem digitalen Showroom und Vertriebskanal über das eigene B2B-Portal verkaufen viele Unternehmen über weitere Kanäle – und diese sind oft noch manuell organisiert. 

Diese fünf Beispiele zeigen, wie verbreitet manuelle Prozesse im B2B weiterhin sind:

• Telefon- und E-Mail-Bestellungen: Von Vertriebsmitarbeitern aufgenommen und manuell ins ERP-System übertragen
• Showroom- und Messeverkäufe: Bestellungen werden per Hand oder in Excel erfasst und später manuell eingegeben – oft mit Fehlern oder Verzögerungen
• Dropshipping-Anfragen: Basieren auf Formularen, PDFs oder Excel-Dateien, die doppelte Dateneingabe erfordern
• Nach- und Rückbestellungen: Abgewickelt über lange E-Mail-Ketten, WhatsApp, gescannte Dokumente oder sogar Faxgeräte
• Cash-and-Carry-Verkäufe: Häufig ohne produktbezogene Nachverfolgung oder Lagerberichterstattung

Heutzutage sollte das allerdings nicht mehr notwendig sein. Moderne B2B-Marken sollten eine Plattform anstreben, die alle Vertriebsprozesse automatisiert – von Messebestellungen über eine digitale Sales-App bis hin zu Dropshipping mit automatisierten E-Commerce-Integrationen und KI-gestützter Umwandlung von E-Mails in Bestellungen. So entsteht echte End-to-End-Automatisierung: Sie sparen enorme Mengen an Zeit und schaffen Raum für mehr Kundenfokus und bessere Verkaufsprozesse.

Drei konkrete Schritte zur Automatisierung Ihrer B2B-Bestellungen

• Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse: Welche Vertriebswege sind noch manuell? Wo wird am meisten Zeit verbraucht? Welche bestehenden Softwarelösungen fehlen an nötiger Integration?
• Wählen Sie eine B2B-Software, die all Ihre Anforderungen erfüllt: Ein digitaler Webshop steigert die Effizienz – ist aber nur ein Teil der Lösung. Vergessen Sie nicht die weiteren Wege, über die Kunden bestellen, die sich ebenfalls digitalisieren lassen.
• Setzen Sie Ihre Lösung kanalübergreifend ein: Vereinheitlichen Sie Bestellprozesse, indem Sie Messe- und Webshop-Bestellungen identisch abwickeln. So vereinfachen Sie die Auftragsabwicklung und steigern Ihre Effizienz nachhaltig.

Fazit: Automatisierung ist der Schlüssel zu skalierbarem Wachstum

Viele Marken, die auf automatisierte Prozesse umstellen, berichten von erheblichen Zeitersparnissen und einem reibungsloseren Tagesgeschäft. Sie profitieren zudem von zufriedeneren Kunden dank schnellerer und transparenterer Bestellabwicklung.

Egal ob Start-up oder etabliertes Unternehmen – der Umstieg auf Automatisierung ist heute einfacher denn je. Es geht dabei nicht nur um Effizienz, sondern um die Zukunftsfähigkeit Ihrer B2B-Vertriebsstrategie. Wer heute digitalisiert, legt den Grundstein für den Vertriebserfolg von morgen.

Über die Daten

Dieser Artikel basiert auf Erkenntnissen aus einer Lieferantenumfrage von 2025, durchgeführt von Orderchamp Cloud – einer B2B-E-Commerce-Plattform für Marken und Großhändler, die ihre Großhandelsprozesse digitalisieren möchten. Die Umfrage untersuchte die digitale Reife und operativen Abläufe von über 350 B2B-Marken aus verschiedenen Kategorien.

Artikelbild: http://www.depositphotos.com