Jahresabschluss selbst machen: Die Stolperfallen bei Retouren, Anzahlungen und OSS

Der 31. Juli rückt näher und damit auch die Abgabefrist für die Steuererklärung, wenn du sie selbst einreichst. Mit dabei: deine Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, also dein Jahresabschluss. Und den darfst du selbst aufstellen, denn § 242 HGB ist hier eindeutig: Der Kaufmann macht das selbst – dass man dafür zwingend ein Steuerbüro braucht, ist ein (teurer) Mythos.

Auch wenn der 31. Juli deine Frist für die Steuererklärung ist, wird dich im E-Commerce vor allem der 31. Dezember beschäftigen. Das ist der Stichtag deines Abschlusses, und dort sitzen die kniffligen Themen: Inventur und Warenbestand. Sauber gebucht haben musst du das aber nicht schon am Stichtag selbst. Vom 31. Dezember bis zur Abgabe hast du rund sieben Monate, um alles aufzubereiten und in die Buchhaltung einzupflegen, solange es am Ende ins Geschäftsjahr zum 31. Dezember wandert. Wird selbst das knapp, lässt sich die Frist beim Finanzamt meist problemlos verlängern. Am leichtesten hat es ohnehin, wer solide Monatsabschlüsse macht. Dann ist der Jahresabschluss am Ende nur ein etwas größerer Monatsabschluss.

Das Aufstellen der Zahlen ist also gut zu schaffen, wenn du weißt, worauf es ankommt. Im E-Commerce ist das vor allem die Schnittstelle zwischen Warenbestand und Umsatz. Hier liegen die Stolperfallen, die du kennen musst.

#1: Inventur und der „künstlich“ erhöhte Warenbestand

Zum Ende des Wirtschaftsjahres, in der Regel ist das der 31. Dezember, machst du ganz normal deine Inventur auf Einzelebene. Fehlerquelle Nummer eins: Du musst auch erwartbare Retouren berücksichtigen, weil du die Waren im nächsten Geschäftsjahr wieder verkaufen kannst.

Versendest du am 30. Dezember eine Bestellung, bei der ein Teil zurückkommen dürfte, erhöht das deinen wiederverkäuflichen Bestand, allerdings nur „künstlich“. Wie viel du draufrechnest, ergibt sich aus deiner durchschnittlichen Retourenquote und dem wiederverkäuflichen Anteil. Damit das vor einer Betriebsprüfung standhält, solltest du die Rechnung so nachvollziehbar wie möglich dokumentieren.

#2: Payment Provider: Geld unterwegs ist trotzdem deins

Viele Payment Provider zahlen wöchentlich oder sogar nur monatlich aus. Zum Jahreswechsel wird das zur Stolperfalle: Geld, das am 31. Dezember beim Provider liegt und erst im neuen Jahr auf deinem Konto ankommt, ist eine Forderung und gehört in die Bilanz – je nach Payment Provider entweder als Forderung gegenüber einem Kreditinstitut oder als sonstiger Vermögensgegenstand. Die Gebühren der Provider und Marktplätze gehören dagegen in den Monat der Order, nicht in den der Auszahlung.

Augen auf auch bei schon erhaltenen Zahlungen: Hast du Geld für Bestellungen bekommen, die noch nicht versendet sind, ist das eine erhaltene Anzahlung. Die wird zum Jahresende umsatzsteuerpflichtig. Körperschafts- und Gewerbesteuer fallen darauf nicht an.

Der Teil, der viele verwirrt: Du führst Umsatzsteuer ab, obwohl die Ware noch nicht raus ist und der Umsatz selbst noch gar nicht zählt. Für dieselbe Order kannst du also gleichzeitig eine Forderung gegenüber dem Payment Provider und eine umsatzsteuerpflichtige Anzahlung in den Büchern haben.

#3: Umsatz zählt erst, wenn die Ware rausgeht

Ein Umsatz zählt erst, wenn die Ware dein Lager verlassen hat. Heißt: Geht die Bestellung am 30. Dezember ein, die Ware aber erst am 02. Januar raus, gehört der Umsatz ins neue Jahr. Im Shopsystem sieht das oft anders aus, weil die Order mit Bestelleingang ausgewiesen wird. Besonders aufpassen musst du, wenn auch die Zahlung schon im alten Jahr eingegangen ist. Hier musst du bewusst umbuchen.

Und so hängt das alles zusammen

Das ist der Punkt, an dem Excel kapituliert. Umsätze, Retouren-Korrekturen, Anzahlungen und Forderungen gegen den Payment Provider von Hand in Tabellen abzustimmen, ist fehleranfällig und frisst ein Wochenende, das du nicht hast. Einen teuren Steuerberater brauchst du dafür trotzdem nicht. Die Lösung liegt dazwischen: eine Software, die diese E-Commerce-Eigenheiten kennt und die Abstimmung für dich übernimmt.

Am Ende kommen zur Inventur am 31. Dezember zwei Korrekturen zusammen: Ware, die Anfang Januar rausgeht, rechnest du heraus (Verbindlichkeit, das Geld liegt als Anzahlung schon vor). Erwartete wiederverkäufliche Retouren rechnest du wieder hinzu.

Ein vereinfachtes Beispiel: Dein Bestand liegt laut Inventur bei 100.000 Euro. Für 5.000 Euro Ware sind Bestellungen eingegangen, die erst im Januar rausgehen. Die ziehst du ab. Wiederverkäufliche Retouren im Wert von 3.000 Euro rechnest du hinzu. Unterm Strich stehen 98.000 Euro, gut dokumentiert, damit das Finanzamt es nachvollziehen kann. Die Umsatz- und Warenbestandsseite ist der kniffligste Part. Der Rest ist deutlich einfacher.

Auslandsumsätze und OSS (One-Stop-Shop)

Und wo wir schon bei Umsätzen sind: Verkaufst du ins EU-Ausland, behalte die OSS-Grenze von 10.000 Euro im Blick. Das ist eine EU-weite Gesamtschwelle über alle grenzüberschreitenden Verkäufe an Privatkunden, nicht pro Land. Überschreitest du sie, fällt ab dem ersten Euro darüber die Umsatzsteuer des Bestimmungslandes an. Du registrierst dich dann entweder in jedem Land einzeln oder wickelst alles gebündelt über das One-Stop-Shop-Verfahren ab. OSS ist deutlich einfacher: eine Meldung in Deutschland, die Behörde verteilt die Beträge an die EU-Länder.

Der ganze Rest

Dazu kommt das Übliche: Forderungen und Verbindlichkeiten korrekt erfassen, Rechnungen digitalisieren und GoBD-konform archivieren. Und der Personalkram, den man gern vergisst: Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitenden und dem Finanzamt (allen voran die Lohnsteuer) sowie Rückstellungen für nicht genommenen Urlaub und offene Überstunden.

Wenn der 31. Juli zu früh kommt

Du merkst, du wirst nicht rechtzeitig fertig? Dann nimm proaktiv Kontakt mit dem Finanzamt auf und bitte um eine Fristverlängerung. Am einfachsten über eine sonstige Nachricht in Elster, zur Not per Brief oder Anruf. Die Finanzämter sind erstaunlich entspannt, wenn du dich früh meldest. Eine Ablehnung ist die große Ausnahme.

Über den Autor

Lukas Linnekuhle ist Mitgründer und CFO von mika, die KI-Alternative zum Steuerbüro für GmbHs und UGs. Sein Tipp aus der Praxis: Den größten Hebel hast du bei der laufenden Buchhaltung. Ist die übers Jahr sauber, erledigst du den Jahresabschluss bei Standardfällen problemlos selbst. mika unterstützt dich bei der laufenden Buchhaltung bis zum Jahresabschluss, entschlüsselt Behördenbriefe und zeigt dir, wo du deine Finanzen optimieren kannst.

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