Buchführung bei Online-Shops: Wachsende Bedeutung, Softwarelösungen, rechtliche Aspekte

 Wer gewissenhaft einen Online-Shop aufbaut, setzt in Deutschland auf eine zukunftsträchtige Geschäftsidee und kann sich auf berechtigte Umsatzzuwächse freuen. Der Branchenverband BITKOM (IT, Telekommunikation, Neue Medien; hier mit Grafik) berichtete im Spätherbst 2013 über die wachsende Beliebtheit von Webshops in der Bundesrepublik. Kauften 2008 bereits 53 Prozent der Bürger im Internet ein, schnellte dieser Prozentsatz bis September 2013 auf 65 Prozent hoch. In der gesamten EU lag der Durchschnitt bei 45 Prozent.

Chancen in der deutschen E-Commerce-Branche

Im Gegensatz zu Deutschland wird in südeuropäischen Ländern deutlich weniger im Internet gekauft, so liegt der Anteil der Internetkäufer in Italien lediglich bei 17 Prozent. Wie überall auf der Welt schätzen deutsche Kunden die Verfügbarkeit des Angebots rund um die Uhr, die einfache Vergleichbarkeit von Preisen oder Leistungen. Zudem herrscht in der Bundesrepublik ein besonders verbraucherfreundliches Rückgaberecht (binnen 14 Tagen, ohne Angabe von Gründen).

Die Bedeutung einer korrekten Buchhaltung für Webshops

Die große Beliebtheit von Webshops dürfte jedoch hauptsächlich durch die sicheren und simplen Zahlungsmethoden (Rechnung, Online-Payment, Lastschrift) begründet sein. Gerade bei wachsenden Online-Firmen nimmt deshalb die Buchhaltung einen enorm wichtigen Teil der Organisation ein. Im Gegensatz zu stationären kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist es nicht genug, einen Artikel zu verkaufen und dabei ein Mal zu buchen.

Neben der Buchung müssen Rechnungen ausgestellt, die Forderungen verzeichnet sowie der Ausgleich der Bilanz eingepflegt werden. In lokalen Geschäften der KMU fallen diese Arbeiten gehäuft vor der Abgabe der Steuererklärung an. Webshops sollten die elektronisch gesicherten Daten der Warenwirtschaft mit ihren Buchhaltungsprozessen synchronisieren.

On-Premise-Lösungen für die Buchhaltung

Dazu ist genau darauf zugeschnittene Software, etwa die buchhalter-Produktlinie der Buchhaltungs-Spezialisten von Lexware, notwendig. Sie erleichtert durch umfangreiche Schnittstellen (Elster, Online-Banking, GDPdU) den Export sowie die umfassende Bearbeitung und Auswertung der genannten Daten. Durch Aktualisierungen werden gesetzliche Neuerungen (beispielsweise SEPA) integriert.

Offizielle Formulare und Buchungsmasken erleichtern die speziell bei internetbasierten Unternehmen aufwändige Buchhaltung. Die Daten bleiben in der Firma, das Programm kann einen Monat lang kostenlos getestet werden und wird regelmäßig von unabhängigen Wirtschaftsprüfern zertifiziert, sodass die Software den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) genügt.

Freeware in diesem Bereich ist aufgrund fehlender Aktualisierungen, deutlich geringeren Handlungsumfangs und nicht abstellbarer Werbung für kostenpflichtige Upgrades nicht zu empfehlen.

SaaS-Lösungen

Software-as-a-Service boomt auch in Deutschland. Insbesondere der Business-to-Business (B2B)-Bereich ist stark entwickelt. Die Buchhaltung oder Teile davon, beispielsweise komplexe Abonnement-Abrechnungen bei Vertragsangeboten im Telekommunikationsbereich, können komplett an externe Spezialisten ausgelagert werden. Leistungen werden nur abgerechnet, wenn sie tatsächlich in Anspruch genommen werden.

Die IT-Dienstleister bieten Know-How und Kapazitäten, ein Webshop muss lediglich seine Kundendaten übermitteln. Doch da liegt auch das Problem. Diese werden nämlich auf externen Servern gespeichert, deren Sicherheit nicht in jedem Fall garantiert werden kann, da diese sich teilweise in fremden Ländern befinden. Auch die internationale Rechtsprechung weist in dieser relativ modernen Technologie noch Grauzonen auf.

Abschlussbemerkung: Finanzrechtliche Aspekte

Online-Shops sind meist Unternehmen, die nicht der doppelten Buchführungspflicht unterliegen. Sie müssen lediglich die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach Paragraf 4, Absatz 3 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) durchführen. Eine zuverlässige Buchhaltung über das Jahr hinweg kann mit geeigneter Software die Steuererklärung durch die notwendigen Kontenrahmen (SKR03) und die umfangreiche Dokumentation von Buchungsvorgängen erleichtern: Es ist so einfacher, alle Bankbelege sowie Ausgangs- und Eingangsrechnungen Zeitabschnitten zuzuordnen.

Somit sollte sich jeder Verantwortliche eines Webshops den Einsatz entsprechender Software überlegen, da er Zeit, Geld und nicht zuletzt Nerven sparen kann. Bei Fehlern in der Steuererklärung drohen hingegen Nachzahlungen oder massive Bußgelder.