Welche Rechtsform passt? UG, GmbH oder Einzelunternehmen – Notar gibt Gründungstipps

GmbH, UG oder doch etwas anderes? Wer ein Unternehmen gründen will, steht früh vor der Frage nach der richtigen Rechtsform – und trifft damit eine Entscheidung mit Folgen: für Haftung, Kosten, Steuern und nicht zuletzt die Außenwirkung.

Im Gespräch erklärt Notar Robert Kopf, wann eine UG oder GmbH Sinn ergibt, wie die Gründung konkret abläuft, welche rechtlichen Stolpersteine drohen – und warum ein Gesellschaftsvertrag mehr sein sollte als bloßer Formalismus.

Dazu gibt er praktische Tipps, wie sich Zeit und Aufwand sparen lassen und was Gründer:innen oft unterschätzen – besonders im Online-Handel.

Einstieg & Überblick

Redaktion: Welche Gesellschaftsform empfiehlst du Gründer:innen – und wann macht eine GmbH oder UG aus deiner Sicht Sinn?

Robert Kopf: Das ist gleich zu Beginn eine sehr komplexe Frage. Grundsätzlich gibt es nicht „Die Gesellschaftsform“ für alle Gründer:innen. Jede Gesellschaftsform hat ihr eigenes Für und Wider.

Bei ganz kleinen Gründungsvorgängen mit geringem Haftungspotential kann es z. B. auch mal das einfache Einzelunternehmen sein. Der Einzelunternehmer haftet für alles persönlich, hat aber den Vorteil, dass er sehr flexibel ist und wenige gesetzliche Vorgaben und damit auch recht geringe Verwaltungskosten hat. Insbesondere genügt die Einnahmenüberschussrechnung im Unterschied zur bilanzierungspflichtigen Kapitalgesellschaft.

Grundsätzlich gilt, je größer das Unternehmen aufgezogen wird und/oder je höher bzw. unüberschaubarer das persönliche Haftungsrisiko ist – beispielsweise bei einem Händler, der zur Erfüllung seiner eigenen Verpflichtungen auf die Zulieferung durch Andere abhängig ist –, desto mehr machen UG oder GmbH als Gesellschaftsformen Sinn.

Wenn also der Wunsch/Fokus auf der Vermeidung bzw. Verringerung persönlicher Haftungsrisiken liegt, so führt der Weg nicht an den Kapitalgesellschaften, insbesondere GmbH oder UG vorbei. Auch steuerlich gibt es teils größere Unterschiede bei den Gesellschaftsformen, die immer bedacht werden sollten.

Was sind die ersten Schritte, wenn ich eine GmbH oder UG gründen will?

Zunächst ist es wichtig, sich mit dem Thema zu befassen und über die Eckdaten des eigenen „Business Plans“ klar zu sein. 

• Was möchte ich im Rahmen meines Unternehmens machen? 
• Ziehe ich das Unternehmen allein auf, oder möchte/brauche ich Mitgesellschafter?
• Welches Startkapital habe ich, bzw. benötige ich, bei den von mir angedachten Investitionen, Personalkosten etc.?
• Wie soll der Name meiner Gesellschaft, die sogenannte Firma, lauten?

Hierzu besteht die Möglichkeit Firmierung und Unternehmensgegenstand im Vorfeld der Gründung durch die örtliche IHK prüfen zu lassen. Dies kann das Eintragungsverfahren beim Registergericht beschleunigen.

Steuerlicher Rat im Vorfeld der Gründung ist – wie erwähnt –stets sinnvoll, da die Wahl der richtigen Gesellschaftsform zu einem großen Teil auch steuerlich motiviert ist.

Wo liegen die wichtigsten Unterschiede zwischen GmbH und UG – auch mit Blick auf die Praxis?

Der offensichtlichste Unterschied liegt in der Höhe des Stammkapitals. Für die GmbH ist ein Mindeststammkapital von 25.000 Euro vorgeschrieben. Hiervon müssen wenigstens 12.500 Euro vor Anmeldung der GmbH zum Handelsregister auf ein Konto der GmbH eingezahlt werden und der Geschäftsführung zur freien Verfügung stehen.

Für die UG gilt ein Mindeststammkapital von nur einem Euro. Jedoch sollte das Stammkapital nicht zu niedrig gewählt werden, damit die UG nicht schon bei Erhalt der ersten Rechnung überschuldet ist. Die Empfehlungen zur Höhe des Stammkapitals variieren, da sie vom geplanten Finanzbedarf der UG abhängig sind. Wenigstens sollten es meines Erachtens aber 300,– bis 500,– € sein.

Da die UG nach der Konzeption des Gesetzgebers Rücklagen aufbauen und irgendwann zur GmbH erstarken soll, ist bei der Aufstellung des Jahresabschlusses der UG eine Rücklage im Eigenkapital zu bilden. Die zu bildende Rücklage beträgt wiederum 25 % des Jahresüberschusses nach Abzug eines Verlustvortrags aus dem Vorjahr.

Ablauf & notarielle Aufgaben

Wie läuft eine Gründung beim Notar genau ab? Was passiert bei dir im Büro?

Ist der Entschluss zur Gründung einer Gesellschaft gefasst, sollten Sie Kontakt zum Notar aufnehmen. Neben der rechtlichen Beratung zur Gesellschaftsform wird Ihnen der Notar dann eine passgenaue Satzung für ihre UG oder GmbH erstellen. Auch kann er im Vorfeld der Gründung die Prüfung von Firmierung und Unternehmensgegenstand bei der örtlichen IHK veranlassen.

Danach bedarf es nur noch der Beurkundung der Gründung. Im Gründungstermin verliest der Notar die Gründungsurkunde nebst Satzung und erläutert nochmal die einzelnen Satzungsbestandteile. Im Termin sind auch bis zuletzt jederzeit noch Anpassungen und Ergänzungen möglich. Mit der Unterzeichnung der Gründungsurkunde entsteht dann die sogenannte „Vor-GmbH“.

Mit der „Vor-GmbH“ kann bereits rechtswirksam gehandelt werden. Es können zum Beispiel auch schon Verträge im Namen der „Vor-GmbH“ abgeschlossen werden – allerdings mit dem Risiko der persönlichen Haftung des Gesellschafters. Vom Notar erhalten sie sogleich dann Abschriften der Gründungsurkunde. Diese Abschriften werden seitens der Banken benötigt, um das Konto für die GmbH oder UG zu eröffnen.

Erst wenn das Konto für die GmbH oder UG eröffnet ist, können Sie das Stammkapital auf das Konto einzahlen. Die Einzahlung teilen Sie dem Notar mit und dieser veranlasst sogleich die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister.

Mit Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister entsteht dann die eigentliche GmbH, die zugleich Rechtsnachfolger der vorhin erwähnten „Vor-GmbH“ ist. Alle Verträge der „Vor-GmbH“ gehen automatisch über.

Was übernimmst du als Notar – und was muss ich als Gründer:in selbst vorbereiten?

Wie zuvor erwähnt benötigt der Notar lediglich die Vorüberlegungen (Firma, Unternehmensgegenstand, Gesellschafter und das Verhältnis der Geschäftsanteile etc.). Dafür halten die meisten Kolleginnen und Kollegen auch diverse Checklisten und/oder Auftragsblätter auf ihren Homepages bereit. Die Gründungsurkunde und Satzung, die Handelsregisteranmeldung und Gesellschafterliste bereitet der Notar jeweils vor und übernimmt dann auch den kompletten Vollzug der Handelsregistereintragung.

Im Nachgang zur Gründung bestehen weitere Anzeige-, Mitteilungs- und Antragspflichten, beispielsweise gegenüber dem Finanzamt, dem Gewerbeamt, der Handwerkskammer oder der Bundesagentur für Arbeit. Diese haben Gründer:innen nach derzeitiger Rechtslage selbstständig zu erfüllen.

Welche klassischen Fehler begegnen dir bei Gründungen immer wieder?

Klassische Fehler sind etwa die sehr frühzeitige Festlegung auf eine nicht auf ihre Zulässigkeit geprüfte Firmierung. Fällt die Unzulässigkeit erst bei der eigentlichen Gründung auf, so vergeht wieder unnötig Zeit zur Findung eines neuen Namens.

Ebenso sollte frühzeitig Kontakt zur Bank aufgenommen werden, damit z. B. die Kontoeröffnung dann unkompliziert und schnell stattfinden kann.

Auch sollte – wie erwähnt – bei einer UG das Stammkapital nicht zu niedrig angesetzt werden, damit die Gesellschaft nicht schon unmittelbar nach der Gründung überschuldet ist und damit auch die UG ihre Gründungskosten (wenigstens teilweise) selbst tragen kann.

Und ganz oft: Gründer:innen bringen versehentlich kein Schild am Briefkasten an. Wichtige Behördenpost, etwa die Rechnung für die Eintragung im Handelsregister, kann dann nicht zugehen, sodass sich die Gründung verzögert.

Rechtliches & Fallstricke

Was muss im Gesellschaftsvertrag auf jeden Fall geregelt sein?

Da der Gesellschaftsvertrag bei jeder Gesellschaftsform unterschiedlich ist und auch unterschiedliche Anforderungen hat, gehe ich der Einfachheit halber hier mal nur auf GmbH / UG ein.

Neben den gesetzlichen Mindestbestandteilen wie Firma und Sitz sollten jedenfalls Regelungen zur Geschäftsführung und Liquidation, sowie zum Jahresabschluss mit Ergebnisverwendung enthalten sein.

Die übrigen Satzungsbestandteile hängen wieder viel von den individuellen Gegebenheiten ab. So sollte die Satzung bei einer Gründung mit mehreren Gesellschaftern Regelungen zum Ausscheiden der Gesellschafter enthalten. Ein Beispiel hierfür sind sogenannte Vinkulierungsklauseln, bei denen ein Gesellschafter, der seine Anteile an einen Fremden veräußern möchte, hierzu die Zustimmung seiner Mitgesellschafter braucht. Bei Gründungen unter Beteiligung von größeren Kapitalgebern (sog. Beteiligungsvereinbarungen) oder Joint Ventures braucht es dagegen sehr komplexe Ausstiegsklauseln.

In Kürze:

Gesetzlich vorgeschrieben:

• Firmenname
• Sitz der Gesellschaft
• Gegenstand des Unternehmens
• Höhe des Stammkapitals
• Geschäftsanteile der Gesellschafter

Unbedingt zu regeln:

• Geschäftsführung (Rechte, Pflichten, Vertretung)
• Jahresabschluss & Ergebnisverwendung
• Liquidation (Abwicklung bei Auflösung)

Empfohlen bei mehreren Gesellschafter:innen:

• Regelungen zum Ausscheiden
• Vinkulierungsklausel (Verkauf von Anteilen nur mit Zustimmung)

Bei Kapitalgebern / Joint Ventures:

• Komplexe Ausstiegsklauseln
• Beteiligungsvereinbarungen
• Was unterschätzen viele Gründer:innen, besonders im E-Commerce oder Online-
  Handel?

In diesen Bereichen bestehen die Fallstricke weniger im Gründungsverfahren, als in den teils komplexen rechtlichen Anforderungen, die mit einem Vertrieb von Leistungen über das Internet einhergehen, insbesondere wenn diese grenzüberschreitend stattfinden.

Da der Erfolg in den oben benannten Bereichen auch von einer im Gedächtnis bleibenden Domain abhängig ist, empfehle ich Gründer:innen die bereits einen kreativen Domain- oder Businessnamen vor Augen haben, sich die betreffende Domain frühzeitig zu sichern, um dann nicht nach der Gründung festzustellen, dass die Domain bereits vergeben ist.

Digitalisierung & Ablauf

Kann ich meine GmbH oder UG mittlerweile komplett digital gründen?

Ja, mittlerweile ist der gesamte Lebenszyklus einer GmbH (Gründung, Satzungsänderung, Kapitalmaßnahmen) auf Wunsch der Beteiligten digital möglich, ebenso alle Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts-, Vereins- und Gesellschaftsregister. Dies bietet ein erhebliches Beschleunigungspotenzial, weil z. B. Fahrzeiten wegfallen und Termine flexibler abgestimmt werden können.

Benötigt werden ein Smartphone mit der kostenfreien Notar-App, ein Computer oder Tablet sowie ein gültiges Ausweis- und Lichtbilddokument. Die Gründungsbeurkundung selbst erfolgt mittels App und per Videokonferenz. Die Identifizierung erfüllt die höchste Sicherheitsstufe. Dazu wird die Online-Funktion des Personalausweises genutzt. Alle zur Identifizierung notwendigen Daten werden direkt aus dem Chip des Ausweises ausgelesen, auf technische Manipulation überprüft und dem Notar sodann zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus wird im Beurkundungstermin zusätzlich das Lichtbild ausgelesen und ein Abgleich durch den Notar vorgenommen (zweistufiges Identifizierungsverfahren). Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur von Notar und Gründer ist die Gründungsbeurkundung dann genauso gültig abgeschlossen, wie bei der Papierunterschrift.

Die Abwicklung der Urkunde läuft dann wie oben beschrieben (Konto eröffnen, Stammkapital einzahlen und der Notar nimmt die Registeranmeldung vor).

Näheres zur Onlinegründung, sowie eine Anleitung finden sich auf der Homepage der Bundesnotarkammer unter www.online.notar.de.

Wie lange dauert eine Gründung normalerweise – und gibt’s Tricks, um das zu beschleunigen?

Die Gründung beim Notar ist unkompliziert und sehr kurzfristig möglich. Nach Anmeldung der Gründung und soweit nötig/gewünscht einem Beratungsgespräch wird der Entwurf der Gründungsurkunde nebst Entwurf der Satzung schnell gefertigt und kann dann sehr kurzfristig beurkundet werden.

Die Bearbeitungszeiten der Registergerichte bei der Eintragung der GmbH variieren ein wenig. Jedoch werden Neugründungen seitens der Registergerichte meist ebenfalls recht zügig vollzogen.

Die Bearbeitung lässt sich beschleunigen durch gewisse Arbeiten im Vorfeld. Die Vorabanfrage an die IHK, ob gegen die Firmierung und Unternehmensgegenstand Einwände bestehen beispielsweise beschleunigt die Gründung. Ebenso kann es sich empfehlen zwecks Eröffnung des Gesellschaftskontos schon vor dem Gründungstermin mit der gewünschten Bank alles so weit abzustimmen, dass die Kontoeröffnung noch am selben Tag erfolgen kann. Denn je eher das Stammkapital eingezahlt ist, desto eher kann der Notar die Handelsregisteranmeldung einreichen.

Abschluss & Ausblick

Was rätst du Menschen, die kurz vor der Gründung stehen?

Zunächst sollen sich die Gründer:innen nicht von dem vermeintlichen Dschungel an Vorschriften abschrecken lassen. Wenn man die Gründung einfach systematisch Schritt für Schritt angeht, findet sich für fast jedes Problem eine Lösung.

Zugleich sollten auch die im Zusammenhang mit der Gründung stehenden Fragen bedacht werden. Insbesondere sollten auch junge Gründer:innen sich mit den folgenden Themen befassen:

• „Was passiert, wenn ich handlungsunfähig werde?“, 
• „Was passiert mit meinem Vermögen/Unternehmen im Todesfall?“ und 
• „Brauche ich als Unternehmer einen Ehevertrag?“ 

Auch hierzu berät sie der Notar gerne und entwirft mit den Mandanten ein fundiertes Konzept zur Absicherung dieser Risiken. Für eine Gesellschaft gibt es kaum ein schlimmeres Ereignis, als den länger dauernden Ausfall des Alleingesellschafters, insbesondere wenn dieser, wie so oft, auch Alleingeschäftsführer ist.

Gibt es aktuelle rechtliche Änderungen, über die Gründer:innen Bescheid wissen sollten?

Es hat sich gezeigt, dass die Gründer:innen unbürokratisch und rasch die (Online)-Gründung der Gesellschaft bei den Notaren durchführen können, jedoch durch den anschließenden „Behördendschungel“ gebremst werden. So folgen auf die Gründung zahlreiche, teils bußgeldbewehrte Anzeige-, Mitteilungs- und Antragspflichten, beispielsweise gegenüber dem Finanzamt, dem Gewerbeamt, der Handwerkskammer oder der Bundesagentur für Arbeit. Häufig sind in umfangreichen Formularen z. T. identische Angaben an verschiedene Stellen zu übermitteln. Die Mehrfacherfassung derselben Angaben widerspricht dem Grundsatz der Datenminimierung und dem Once-Only-Prinzip.

Dies haben auch die Ergebnisse des Praxischecks des Bundesministeriums der Justiz zu beurkundungsbedürftigen Vorgängen im Vereins- und GmbH-Recht im Herbst 2024 bestätigt. Danach bewerten Gründer:innen die notarielle Mitwirkung bei der Gründung einer GmbH insgesamt positiv. Besonders hervorgehoben wurde die notarielle Beratungsleistung etwa bei der Satzungsgestaltung.

Gleichzeitig wünschen sich die Gründer:innen einen zentralen Ansprechpartner, der sie bei den zahlreichen Anschlusspflichten unterstützt. Um hier eine Beschleunigung zu erreichen, wäre eine effiziente Nutzung und Weiterleitung strukturierter Datensätze sinnvoll. Auf diesem Weg werden Unternehmensgründungen entbürokratisiert und die Gründer:innen entlastet, sodass sie sich um das Wesentliche kümmern können. Die Daten, die Notare bei der Unternehmensgründung ohnehin erheben, könnten so unmittelbar digital in strukturierter Form an weitere Stellen übermittelt werden, wo sie automatisiert „per einfachem Mausklick“ übernommen und weiterverarbeitet werden können (Once-Only-Prinzip). Die hierfür erforderliche digitale Infrastruktur liegt bereits zu großen Teilen vor.

Über Robert Kopf

Robert Kopf ist seit September 2024 Notar mit Amtssitz in Leipzig und Partner in Sozietät mit Dr. Christian Gerlach, Präsident der Ländernotarkasse A.d.ö.R. Zuvor war er ab 2019 Notar in Torgau. Seine Ausbildung absolvierte er im Freistaat Sachsen, wo er nach dem zweiten Staatsexamen als Notarassessor tätig war. In dieser Zeit war er unter anderem Mitgründer und Geschäftsführer der Gesellschaft für notariellen Datenschutz mbH (GNotDS).

Seine juristische Laufbahn begann mit dem Studium an der Universität Leipzig, gefolgt von einem Referendariat mit Stationen in Leipzig, bei PwC Legal sowie in einer Kanzlei in Dallas, Texas. Von 2010 bis 2012 war er zudem wissenschaftlicher Mitarbeiter und Dozent an der Juristenfakultät der Universität Leipzig.