Zehn Irrtümer bei E-Rechnungen

Zum 01.01.2025 ist in Deutschland die E-Rechnung bei Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) als Standard eingeführt worden. Aktuell gibt es noch viele Unsicherheiten und Irrtümer bei dem Thema. Hier haben wir die wichtigsten zehn Irrtümer zusammengefasst.

Es gibt ja Übergangsfristen. Also muss ich gar nichts machen

Nur für das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen. Aber bereits seit 01.01.2025 ist jedes Unternehmen und jeder Selbstständige verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dazu gehört auch das korrekte Validieren und Archivieren der E-Rechnungen.

Des Weiteren kann Ihr Kunde Sie auffordern, dass Sie ihm eine E-Rechnung zusenden, wenn Sie ihn als Kunden behalten wollen. Insbesondere größere Kunden werden dieses verstärkt machen, da hier große Einsparungspotentiale liegen.

Ich führe ein Kleinunternehmen und bin damit von der E-Rechnung nicht betroffen

Sie müssen zwar keine E-Rechnungen erstellen, auch nach den Übergangsfristen nicht, aber Sie müssen E-Rechnungen trotzdem empfangen und verarbeiten können. Auch hier kann Ihr Kunde Sie auffordern, dass Sie ihm eine E-Rechnung zusenden, wenn Sie ihn als Kunde behalten wollen.

Ich bekomme und versende schon lange nur Rechnungen als PDF, das sind doch E-Rechnungen

Seit dem 01.01.2025 hat sich die Definition von E-Rechnungen geändert. Eine E-Rechnung muss die Rechnungsdaten in einem strukturieren elektronischen Format enthalten und dieses Format muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Aktuell sind das z. B. die XRechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Datei mit einem eingebetteten Datenteil). Normale PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen.

Ich bekomme gar keine E-Rechnungen, sondern nur normale PDF

Leider ist es gar nicht so einfach, eine ZUGFeRD-PDF-Rechnung (E-Rechnung) von einer normalen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Der Datensatz ist beim ZUGFeRD-Format in der PDF-Datei „versteckt“. Tückisch hierbei ist, dass die beiden Rechnungsarten unterschiedlich behandelt werden müssen in der Verarbeitung. Daher ist es sehr wichtig zu prüfen, ob eine PDF-Datei eine E-Rechnung ist.

Hier bietet sich z.B. der eBill-Checker an.

Ich bekomme nur ZUGFeRD-PDF-Rechnungen, die kann ich ja ganz normal anschauen und verarbeiten

Das ZUGFeRD-Format enthält neben dem Datensatz eine normale PDF-Ansicht der Daten. Tückisch ist, dass diese durchaus abweichen können. So können im Datensatz Inhalte fehlen, die im PDF-Teil aber dargestellt sind. Für die weitere Verarbeitung sind aber die Daten aus dem Datensatz maßgeblich.

Im PDF-Teil der ZUGFeRD-Rechnungen sind alle Daten enthalten

Das ist nicht immer so. Im Datenteil einer ZUGFeRD-Rechnung (und auch bei XRechnungen) können noch Anhänge enthalten sein, wie z. B. Einzelnachweise oder andere Dokumente. Daher ist es wichtig, diese aus dem Datenteil zu extrahieren, um diese überhaupt zu sehen.

Ich habe ein PDF-Archiv, da werden alle Rechnungen archiviert

Bei E-Rechnungen ist es wichtig, dass diese in demselben Format archiviert werden, wie sie auch ins Unternehmen gekommen sind. Sie müssen also sicherstellen, dass diese unverändert archiviert werden. Zudem können XRechnungen (XML-Dateien) nicht in normalen PDF-Archiven archiviert werden.

Ich habe eine automatische Archivierung des Posteingangs. Damit bin ich doch sicher

Das ist schon mal ein guter Anfang. Aber neben der Archivierung muss auch geprüft werden, ob die E-Rechnung strukturell auch wirklich valide ist und der Norm EN 16931 entspricht. Nur dann berechtigt die E-Rechnung auch zum Vorsteuerabzug!

Ich nutze ein kostenloses Tool aus dem Internet, mit dem ich meine E-Rechnungen anschauen kann

Es gibt aktuell ein regelrechten „Wildwuchs“ an E-Rechnungstools im Internet. Hier müssen Sie genau darauf achten, ob diese Tools auch die DSGVO beachten und wie mit Ihren Daten umgegangen wird. Denn Sie laden hier schließlich Kunden- und Artikeldaten hoch, die für andere Unternehmen interessant sein können.

Meine Dienstleister/Lieferanten dürfen mir nur normale PDF-Rechnungen zusenden

Ihre Dienstleister/Lieferanten sind dazu nicht verpflichtet, da die E-Rechnung seit 01.01.2025 als Standard gilt. Wenn Ihr Dienstleister/Lieferant Ihnen eine E-Rechnung sendet, hat er seine Rechnungspflicht erfüllt. 
 

Über den Autor
Peter Möller ist Gründer und Geschäftsführer beim Rechnungsportal eBill Service GmbH. 
Weitere Informationen rund um die E-Rechnung gibt es auch auf dem Blog von eBill.

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