Pflicht zur E-Rechnung: Alles, was Betriebe jetzt wissen müssen

Die Einführung der E-Rechnung markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Steuerbetrugsbekämpfung. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese schrittweise ausgerollt – zunächst mit dem Recht, E-Rechnungen zu versenden. Mit diesem Recht geht jedoch auch die Verpflichtung für Unternehmen einher, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Diese Neuerung stellt Unternehmer vor neue Herausforderungen in der Buchhaltung und Rechnungsabwicklung. Wer genau betroffen ist und wie konkret die Rechnung der Zukunft aussieht, schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Für wen gilt die E-Rechnung?

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes hat das Bundesfinanzministerium beschlossen, für sämtliche inländischen, umsatzsteuerpflichtigen B2B-Umsätze die E-Rechnung einzuführen. Es ist dabei irrelevant, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebengewerbe geführt wird. Dies schließt auch Kleinunternehmer ein, sofern sie der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Jedoch sollten sich nach § 19 UStG auch nicht umsatzsteuerpflichtige Kleinunternehmer mit dem Thema E-Rechnung befassen, da sie eine solche zumindest empfangen müssen.

Ausnahmen bilden Kleinbetragsrechnungen mit Beträgen unter 250 Euro sowie Fahrausweisabrechnungen. Weiterhin sind Rechnungen aus dem B2C-Bereich ausgenommen. Möchten Unternehmen ihre vollständige Buchhaltung umstellen, können sie in Ausnahmefällen auch B2C-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Hierfür ist jedoch die Zustimmung der jeweiligen Empfänger:innen erforderlich. 

Welche Übergangsfristen gelten?

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfolgt schrittweise. Ab dem 1. Januar 2025 entfällt dabei zunächst der bisherige Vorrang der Papierrechnung und Unternehmen dürfen E-Rechnungen verwenden. Allerdings gibt es bis zum 31. Dezember 2026 eine Übergangsfrist, in der Papierrechnungen und PDF-Dokumente weiterhin zulässig sind, sofern der Empfänger dem zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro zwingend E-Rechnungen verwenden, während kleinere Unternehmen diese Regelung bis Ende 2027 aufschieben können.

Spätestens ab dem 1. Januar 2028 wird die Pflicht zur E-Rechnung dann für sämtliche umsatzsteuerpflichtigen B2B-Unternehmen verpflichtend. Auf EU-Ebene ist zudem die Einführung eines Meldesystems für grenzüberschreitende Umsätze im Rahmen der „VAT in the Digital Age“-Initiative (ViDA) geplant. Deren Umsetzung ist aktuell bis 2028 vorgesehen, eine mögliche Aufschiebung bis 2030/32 wird jedoch bereits jetzt diskutiert. 

Wie sieht eine E-Rechnung eigentlich aus?

Unter einer E-Rechnung versteht man einen strukturierten Datensatz, welcher eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung und Interoperabilität (nach Norm EN 16931) aufweist. Damit unterscheidet sich die E-Rechnung ganz klar von dem, was wir bisher unter einer digitalen zugestellten Rechnung verstanden haben. Ein gescanntes JPEG oder eine PDF-Datei stellen keine E-Rechnung dar!

Stattdessen gibt es zwei bevorzugte Formate:

→ Die XRechnung beziehungsweise XML-Rechnung: Das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates von Bund und Ländern entwickelte Dateiformat ist ein reiner maschinell lesbarer Datensatz. Vergleichbar mit einem Programm-Code verstecken sich hier die wichtigen Informationen der Rechnung in sogenannten Tags.

→ Das hybride Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Wichtig: Dieses bereits von einigen Unternehmen genutzte Format enthält erst ab der Version 2.1.1. alle notwendigen Voraussetzungen für eine E-Rechnung. ZUGFeRD kommt als eine Art PDF-Datei daher, welche sowohl einen durch Menschen lesbaren Teil als auch die eingebetteten maschinell lesbaren XML-Daten enthält.

Aber aufgepasst: Auch andere Formate, wie das bereits von vielen Unternehmen genutzte EDI-Verfahren, sind möglich, sofern diese den Anforderungen der EN 16931 entsprechen. Hierbei gilt, dass sich die Vertragsparteien auf dessen Nutzung geeinigt haben müssen. Die Frage danach, welches Format konkret verwendet wird, gilt dabei als zivilrechtliche Angelegenheit.

Wie nutze ich eine E-Rechnung nun in der Praxis?

Die Zeiten von simplen Word oder Excel-Dateien sind mit der Einführung der E-Rechnung leider vorbei. Denn keines dieser Programme vermag zum aktuellen Zeitpunkt die finale Ausgabe als XML oder ZUGFeRD. Dafür haben bereits viele gängige Buchhaltungsprogramme auf die neuen Anforderungen umgerüstet, darunter Wiso, Sage, Datev, Lexoffice und weitere.

Unternehmen sollten in jedem Fall zeitnah prüfen, ob ihr bestehendes Buchhaltungsprogramm die Anforderungen erfüllt und im Bedarfsfall in Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister und einem Steuerberater eine Umstellung einleiten.

Ist die E-Rechnung erst einmal erstellt, gibt es jedoch auch hinsichtlich der Übermittlung ein paar Dinge zu beachten. Eine einfache Möglichkeit ist der Versand per E-Mail, wobei die E-Rechnung als Anhang beigefügt wird. Alternativ können Rechnungen über spezielle Schnittstellen oder Portale übermittelt werden. Es ist auch möglich, Dienstleister einzubinden, die den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung übernehmen, solange die formellen Anforderungen eingehalten werden.

Nicht zulässig ist dagegen die Übermittlung von E-Rechnungen auf einem physischen Datenträger, wie beispielsweise einem USB-Stick. Unternehmen sollten darauf achten, dass die Übermittlung sicher und nachvollziehbar erfolgt, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Nach erfolgter Übertragung gilt für E-Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, gemäß § 14 UStG. Dabei muss der Originalzustand der Dateien erhalten bleiben. Die Dateien auszudrucken und abzuheften, ist nicht zugelassen.

Die E-Rechnung bringt Sparpotenzial mit sich

Weitgreifende Neuerungen wie die Einführung der E-Rechnung stellen tradierte Betriebsprozesse zunächst einmal auf eine Probe. Doch ist die Umstellung erfolgt, ergeben sich durch die E-Rechnung viele Vorteile. Abgesehen von den Einsparungen in Sachen Papier und Porto können so künftig auch Prozesse schneller laufen. Die Rechnungen müssen nicht mehr manuell weiterverarbeitet werden, wodurch Betriebseinnahmen und -ausgaben auch schneller abrufbar sein können.

Die IHK Darmstadt empfiehlt Unternehmen die Einrichtung einer designierten E-Mail-Adresse speziell für den Empfang von E-Rechnungen. Durch diese können auch Cyberangriffe minimiert werden, da diese Adresse konkret nur dem Unternehmen und seiner Kundschaft beziehungsweise seinen Lieferanten bekannt ist. Das umfasst an der Stelle natürlich nicht zukünftige Cybervorfälle, durch die auch solche E-Mail-Adressen unter Umständen geleakt werden können. Die designierte E-Mail-Adresse versteht sich folglich nicht als ultimativer Cybersicherheitsgarant.

Gut zu wissen: Sämtliche im Rahmen der Umsetzung angeschafften Softwareprogramme können steuerlich abgesetzt werden. Ebenso hat die Finanzverwaltung die steuerlich zugrunde zu legende Nutzungsdauer von Computern und Software von drei auf nur noch ein Jahr verkürzt. Neuanschaffungen können sich daher für eine Sofortabschreibung qualifizieren.