E-Rechnung: So gelingt der Umstieg kostenlos und unkompliziert

Seit Beginn des Jahres gilt die E-Rechnungspflicht für umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze in Deutschland. Dank Ausnahmen und Übergangsphasen wird Unternehmen jedoch Zeit gewährt, sich in Ruhe nach einer geeigneten Lösung umzusehen. 

Diese Zeit sollte man jedoch nicht überbeanspruchen. Bereits jetzt kann es vorkommen, dass ein Partnerunternehmen einem eine E-Rechnung zukommen lässt. Kann man diese nicht verarbeiten, drohen Umsatzeinbußen. Auch für Kleinunternehmen nach § 19 UStG gilt letztlich: um sich im Wettbewerb behaupten zu können, kann ein Umstieg lohnen.

Für die Umsetzung gibt es neben großen Buchhaltungsanbietern zahlreiche Tools. Doch gerade kleine Unternehmen oder Solo-Selbständige, die zuvor ganz klassisch auf Word oder Excel setzten, sind von der Auswahl schnell überfordert. Wir schauen uns im folgenden vier Optionen genauer an, und klären, worauf es ankommt.

Nur zum Gucken: Visualisierung per Elster

In schwierigen Zeiten, wie aktuell, haben Unternehmen viel auf dem Tisch. Ein Aufschieben der Thematik kann daher aus betrieblichen Gründen notwendig werden. Die Erstellung eigener E-Rechnungen lässt sich bis spätestens 1. Januar 2027 aufschieben, an der Verarbeitung eingehender E-Rechnungen kommt man jedoch nicht vorbei. Das ermöglichen Visualisierungstools.

Solche Anwendungen extrahieren die in der E-Rechnung im XML-Format enthaltenen Daten und schlüsseln diese in einem einfach lesbaren Format auf. Jedoch sollte man hier nicht blind jedem online angebotenen Tool vertrauen. Schließlich enthalten Rechnungen empfindliche Finanzinformationen, die nicht in die falschen Hände gelangen sollten.

Bei der Auswahl sollte man darauf achten, ob der Anbieter eine vertrauenswürdige Quelle ist und Angaben dazu macht, wie mit den hochgeladenen Dateien verfahren wird. Die von den deutschen Finanzbehörden entwickelte Software Elster hat in Kooperation mit dem Bundesfinanzministerium einen eigenen E-Rechnungs-Viewer veröffentlicht. Dieser lässt sich auch ohne Elster-Login nutzen.

Der Viewer nimmt jeweils nur eine XML-Datei bis 10 MB an und zeigt deren Inhalt in einer Online-Ansicht an. Ein Download dieser in Form eines PDFs oder ähnlichem ist nicht möglich. 

PDF24 erstellt E-Rechnungen online sowie per App

Im Internet gibt es eine Vielzahl kostenfreier Generatoren zum Umwandeln und Bearbeiten nahezu aller Dateiformate. Die Plattform PDF24 bietet dabei ein Tool zum Erstellen von E-Rechnungen an. Dieses steht sowohl als Online-Maske als auch in Form einer Desktop-Variante unbegrenzt und kostenlos zur Verfügung.

Für die Rechnungserstellung stehen in der Eingabemaske zahlreiche Felder zur Verfügung, welche sich auch individuell an- beziehungsweise abschalten lassen. Beispielvorgaben helfen zudem dabei, alles korrekt auszufüllen. Zudem punktet der PDF24-Generator mit Zusatzoptionen wie einem QR-Code zur Bezahlung oder dem Upload eines Unternehmenslogos. Erstellen lassen sich sowohl E-Rechnungen im XML-Format als auch ZUGFeRD.

Auch hier sollte man natürlich darauf achten, wie mit den eingegebenen Daten verfahren wird. Hinter PDF24 steckt das kleine Berliner Unternehmen Geek Software GmbH. Im Falle eines Hackerangriffs könnte das Unternehmen möglicherweise nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen, um diesen abzuwehren. Grundsätzlich werden die Daten bei PDF24 jedoch durch ein SSL-Zertifikat verschlüsselt und nicht länger als notwendig zwischengespeichert. Bei Nutzung der Desktop-Variante findet die Datenverarbeitung zudem lokal, auf dem eigenen Rechner, statt. 

E-Rechnung per Excel-Vorlage erstellen

Eine Lösung, die zugegebenermaßen nicht ganz kostenlos ist, bietet das deutsche Software-Unternehmen Gaeb-online. Dieses hat eine Vorlage zur Anwendung in Microsoft Excel entwickelt. Für eine einmalige Gebühr von 120 Euro bekommt man eine unkomplizierte Methode, um E-Rechnungen zu erstellen. Es entstehen jedoch keine laufenden Gebühren, wie bei den üblichen Abo-Modellen.

Die erzeugten Dateien werden dabei als PDF mit integriertem XML-Datensatz ausgegeben. Das Ergebnis ist daher mit dem Format ZUGFeRD vergleichbar und erfüllt ebenfalls vollumfänglich die behördlichen Vorgaben. Durch den enthaltenen PDF-Teil sind die Rechnungen zudem auch ohne zusätzliche Visualisierung lesbar.

Diese Option eignet sich gut für kleine Unternehmen, die mit Excel vertraut sind und bestehende Arbeitsabläufe nicht zu stark abändern möchten. Beachten sollte man allerdings, dass sowohl mit diesem Tool, als auch PDF24 lediglich E-Rechnungen erstellt werden können. Um eingehende E-Rechnungen visualisieren und weiterverarbeiten zu können, werden möglicherweise weiteres Tools benötigt. 

Unkompliziertes Gesamtpaket: WISO MeinBüro Rechnungen Free

Der bekannte Softwareanbieter Buhl Data Service GmbH bietet mit seinem Produkt WISO zahlreichen Lösungen rund um Buchhaltung und Auftragswesen. Neben kostenpflichtigen Tools mit übergreifenden Funktionen gibt es die kostenlose Anwendung WISO MeinBüro Rechnungen Free, welche die Erstellung von Rechnungen, inklusive E-Rechnungen ermöglicht. Zur Nutzung muss man lediglich ein kostenfreies Konto bei Buhl einrichten.

In einer übersichtlichen Eingabemaske mit Ausfüllhilfen gibt man die Rechnungsdaten ein. Preise und Steuern, falls zutreffend, werden automatisch kalkuliert. Fehlen wichtige Angaben, informiert das Tool einen vor der Fertigstellung hierüber.

Ist alles eingetragen, muss man schließlich akzeptieren, dass Buhl keinerlei Haftung oder Gewährleistung für fehlerhafte Eingaben übernimmt und kann das Ergebnis dann als XML-Datei herunterladen und diese versenden. Empfangene E-Rechnungen kann man mit der Anwendung ebenfalls auslesen – diese werden dann in einer Optik, die einem handelsüblichen PDF ähnelt, angezeigt. Ein Download dieser Ansicht ist jedoch nicht möglich.

Eine Begrenzung auf eine bestimmte Anzahl an Rechnungen pro Monat nennt Buhl nicht. Da jedoch innerhalb der Anwendung keine Daten gespeichert werden, kann es schwer sein, den Überblick zu behalten. Hierfür gibt es dann kostenpflichtige Upgrade-Optionen. WISO MeinBüro Rechnungen Free ist alles in allem eine praktische Einstiegsoption, die sowohl die Erstellung als auch Visualisierung in einem bietet. 

Fazit: Kostenlose Tools – Praktisch, aber mit Bedacht wählen

Der Umstieg auf die E-Rechnung muss nicht kompliziert oder teuer sein. Es gibt zahlreiche kostenlose Tools, doch Datenschutz und Funktionsumfang variieren stark. Gerade kleine Unternehmen mit einem überschaubaren Rechnungsaufkommen müssen abwägen, welche Funktionen sie wirklich benötigen und welchen Aufwand sie in ihre Buchhaltung stecken wollen.

So kann die Nutzung separater Tools zum Erstellen sowie Visualisieren zwar funktionieren, eine All-in-one-Lösung dürfte aber entscheidend bequemer sein. Zudem sollte man stets prüfen, welche Daten gespeichert werden und ob der Anbieter vertrauenswürdig ist. Letztlich gilt: Eine gute Wahl spart Zeit, schützt sensible Daten und erleichtert die gesetzeskonforme Rechnungsstellung.

Sie wollen mehr Antworten rund um die E-Rechnung? Auf unserer Themenseite E-Rechnung haben wir alle Artikel dazu übersichtlich aufgeführt.

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