Individualisierung und Automatisierung im Forderungsmanagement

Inkassounternehmen können bei der Bearbeitung offener Forderungen aufgrund der Vielzahl ihrer Fälle auf automatisierte Prozesse zurückgreifen. Professionelle Dienstleister reagieren dabei im Rahmen ihres Handlungsspielraumes jedoch im individuellen Einzelfall auch auf die jeweilige Situation des Schuldners.

Automatisierte Abläufe für zügiges Forderungsmanagement

Die Vielzahl von Forderungen, die Inkassounternehmen jedes Jahr für ihre Kunden beitreiben, führt zu großer Erfahrung und automatisierten Prozessen im Umgang mit Zahlungsstörungen. Da es sich bei den Schuldnern jedoch um die Kunden ihrer Auftraggeber handelt und die Kundenbindung möglichst wenig belastet werden soll, setzten viele Inkassodienstleister auf individualisiertes Forderungsmanagement.

Automatisierte Abläufe sind wichtig, zumal die einzelnen Schritte im Mahnverfahren vorgegeben sind und nur einen begrenzten Handlungsspielraum bieten. Beim Inkasso kommt es darauf an, offene Forderungen zeitnah geltend zu machen, denn je mehr Zeit verstreicht, desto geringer sind die Chancen für den Online-Händler, sein Geld am Ende doch noch zu bekommen. Die automatisierten Abläufe bei einem Inkassodienstleister sorgen dafür, dass zwischen Auftragseingang und einem ersten Mahnschreiben möglichst wenig Zeit vergeht. Zusätzlich helfen sie dabei, auch bei einer Vielzahl offener Forderungen keine Fristen im laufenden Mahnverfahren zu übersehen. Optimierte Arbeitsabläufe sorgen für die schnelle Verbuchung und Weiterleitung von Zahlungseingängen, informieren Auftraggeber regelmäßig über den neuesten Stand ihrer Forderungen und ermöglichen die schnelle Reaktion auf Anfragen von Gläubigern wie auch Schuldnern. Hoch automatisierte Mahnprozesse können andererseits auch eine individuelle Kundenansprache erschweren und damit individuelle Lösungswege sowie einen Blick auf die Ursachen der Zahlungsstörung verhindern.

Beim Auftreten einer Zahlungsstörung ist der erste Schritt im Forderungsmanagement in der Regel ein außergerichtliches Mahnverfahren. Führt dieses nicht zum Erfolg, kann der Gläubiger einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Fristen und Rahmenbedingungen für ein gerichtliches Mahnverfahren sind vorgegeben und auch im außergerichtlichen Mahnverfahren müssen sich Inkassodienstleister an gesetzliche Regelungen halten.

Individuelle Lösungen im Einzelfall

Die Gestaltung der Zwischenschritte von erster Mahnung bis zum gerichtlichen Mahnbescheid kann von den Gläubigern trotzdem relativ frei erfolgen, wobei vor allem der Umgang mit den Schuldnern genau überlegt und abgesprochen werden sollte. Um zu vermeiden, dass aus einer Zahlungsstörung auch eine Störung der Kundenbeziehungen wird, setzen die meisten Inkassodienstleister auf einen sensiblen Umgang mit den Schuldnern. Im Rahmen ihres Handlungsspielraumes versuchen sie auch individuelle, auf die Situation des Schuldners abgestimmte Lösungswege zu finden. Für individuelles Forderungsmanagement sind im Vorfeld genaue Absprachen mit dem Auftraggeber notwendig. Je mehr der Inkassodienstleiser über den Schuldner erfährt, desto besser kann er das Forderungsmanagement an dessen individuelle Situation anpassen.

Die Herausforderung für Online-Händler und Inkassodienstleister besteht darin, Flexibilität und Individualisierung mit hoch automatisierten Mahnprozessen in Einklang zu bringen, sagt Mike Kühn, Geschäftsführer der Prokur Management GmbH. Optimales Forderungsmanagement basiert auf der Kombination aus Kommunikation und professionellen Arbeitsabläufen. Ziel ist es, dem Gläubiger zu seinem Geld zu verhelfen, ohne die Kundenbindungen zu zerstören und gleichzeitig auch auf die Bedürfnisse des Schuldners einzugehen.

Fazit: Automatisierte Abläufe im Forderungsmanagement schließen individuelles, auf den Schuldner abgestimmtes, Inkasso nicht aus. Grundlage für individualisiertes Forderungsmanagement sind genaue Absprachen zwischen Online-Händler und Inkassodienstleister, um die Gestaltung der Beitreibung sowie die Handlungsspielräume des Dienstleisters für individuelle Einzelfälle abzustecken.