[Gastartikel] Software für die Warenwirtschaft: Warum und für wen sie sinnvoll ist

Verwaltung von Waren, Lagerplätzen und Angeboten, Kommissionierung, Retouren, Reklamationen, Produktauszeichnung: Bei diesen und weiteren Aufgaben kann eine Warenwirtschaftssoftware unterstützen. Sie ist keineswegs nur großen Unternehmen vorbehalten. Wer den Überblick über seine Bestände behalten möchte, profitiert von solchen Programmen.

Was macht ein Warenwirtschaftssystem aus?

Eine solche Software dient dem Zweck, materielle Güter in einem Unternehmen zu verwalten. Der Warenfluss wird dabei zentral gesteuert. Das Programm ermöglicht einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen und übernimmt viele weitere Aufgaben:

1. Einkauf und Verkauf: Angebotsverwaltung, Disposition, Bestellwesen, Reklamation
2. Verkauf: Aktionsplanung, Kundendatenmanagement, Retouren
3. Lager: Inventur, Warenauszeichnung, Lagerplatzverwaltung
4. Wareneingangssystem: Anlieferung, Warenannahme, Prüfen von Rechnungen und Waren
5. Warenausgangssystem: Versand, Kontrolle der Warenausgänge, Kommissionierung, Auftragsbearbeitung

Wer profitiert von einem Warenwirtschaftsprogramm? Es eignet sich sowohl für den stationären als auch für den Online-Handel. Während junge Start-ups Lieferscheine einfach online erstellen und andere anfallende Aufgaben noch händisch erledigen können, profitieren wachsende Unternehmen definitiv von einem solchen Programm. Allerdings spielt dabei die Anzahl der Mitarbeiter eine eher untergeordnete Rolle. Ausschlaggebend ist vielmehr der Umfang des Bestands. Je größer dieser ist, desto mehr erleichtert eine Warenwirtschaftssoftware die Verwaltung. Diese ist insbesondere sinnvoll, wenn man einen stationären Laden mit E-Commerce verbinden möchte. Schließlich sollte man zum Beispiel keine Artikel bestellen können, die gerade nicht mehr im Sortiment sind. Wer alle Produkte übergreifend und zentral verwaltet, hat nicht mit Unstimmigkeiten im Lagerbestand zu kämpfen. Allerdings ist hierfür ein Kassensystem notwendig, das mit dem Unternehmensserver verbunden ist.

Warum ist eine Warenwirtschaftssoftware so nützlich?

Ein modernes System stellt einen zentralen Wettbewerbsvorteil dar. Aber was macht eine Warenwirtschaftssoftware denn eigentlich aus? Sie ermöglicht einen umfassenden Überblick über vorhandene Waren und Verkäufe. Diese verlaufen weitestgehend reibungslos und fehlerfrei. Schnell ist ersichtlich, welche Produkte Ladenhüter sind und welche sich gut verkaufen. Wer sieht, dass Artikel bald ausverkauft sind, kann rechtzeitig neue produzieren oder bestellen. In einem Warenwirtschaftssystem wird alles zentral und digital verwaltet, die Arbeitsprozesse werden optimiert. Dadurch spart man sich sowohl Zeit als auch Kosten für die Verwaltung. Mitarbeiter übersehen keine Kundenbestellungen und können diese zeitnah verarbeiten, da ein solches Programm sehr übersichtlich ist. In der Folge sind die Kunden zufrieden mit ihrem Kauf und der Umsatz steigt. In eine Warenwirtschaftssoftware zu investieren, lohnt sich also in vielen Fällen.

Tipp: Der Einstieg in die Arbeit mit einem solchen Programm ist leichter, wenn man sich vorab eine Testversion holt und Schulungen für die Mitarbeiter anbietet. So stellt man sicher, dass nach der Einführung des Warenwirtschaftssystems alles reibungslos verläuft.

Kurz und knapp – das sind die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems:

• Zentrale Verwaltung aller warentechnischen Aspekte
• Transparenz, weil relevante Informationen von jedem Zugangsberechtigten einsehbar sind
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, da Arbeitsabläufe erleichtert werden
• Erhöhte Kundenzufriedenheit dank schneller und zuverlässiger Auftragsbearbeitung
• Umfassender Lagerüberblick
• Vermeidung von Lieferengpässen
• Analyse von Kundendaten, die für Marketingzwecke genutzt werden können

Über den Autor

Der studierte Diplom-Betriebswirt (FH) Maximilian Fischer hat sich auf die betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche Marketing, Personal und Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert und ist als selbständiger Betriebswirt (Unternehmensberater) tätig. Daneben schreibt der freischaffende Autor als Experte für bekannte Onlineportale und Fachverlage zum Thema Unternehmensführung und der Existenzgründung.