Gastartikel: Online-Handel ist nicht gleich Online-Shopsystem – Wie Backend-Prozesse über Erfolg und Misserfolg entscheiden

Welche Vorteile bringen Software-Lösungen für Warenwirtschaft / ERP für Online-Händler mit sich? Cathrin Opitz vom Berliner Software-Haus e-vendo erklärt dies anhand von verschiedenen Beispielen.

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Kunden neigen zur Bequemlichkeit. Daher wünschen sie sich vor allem eine schnelle und unkomplizierte Bestellabwicklung, transparente und verlässliche Verfügbarkeitsangaben sowie eine kurze und nachvollziehbare Lieferzeit. Diese Anforderungen stehen und fallen mit einer effizienten und fehlerfreien Abwicklung der internen Prozesse. Die Stichwörter beim Einsatz einer Warenwirtschaft oder eines ERP-Systems im Backend sind daher Automatisierung, Überblick und Kosteneffizienz. Mit einer Warenwirtschaft können Sie unter anderem:

• Regelmäßig wiederkehrende Arbeiten automatisieren (Einkauf, Bedarfsermittlung, Versandabwicklung, Fakturierung, Stammdatenmanagement)
• LIVE -Überblick über alle Bestände, Aufträge und die passgenaue Warenverfügbarkeit behalten
• Granulare Reportings und Auswertungen erstellen, um Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungspotentiale zu heben
• Kosteneffizient handeln, indem Sie die gleichen Geschäftsprozesse für verschiedenste Vertriebskanäle zentral in einem System abbilden

Beispiel Lager

Besonders wenn Sie auf mehr als einem Kanal verkaufen, ist das Lagermanagement von entscheidender Bedeutung. Zu wenig gelagerte Ware kostet Bestellungen, zu viel kostet Geld. Den goldenen Mittelweg finden Sie mit einem System, das genau errechnet, wie viel Bestand Sie bei einem Artikel brauchen und Ihnen diesen automatisch zur Bestellung vorschlägt, wenn der Bestand unter seinen Mindestwert fällt.

Beispiel Auftragsabwicklung

Eine gut strukturierte Auftragsabwicklung reduziert Folgekosten, die durch Fehler, falsche Kommunikation oder Verzögerungen entstehen. Egal, ob ein Auftrag über den eigenen Online-Shop, Amazon, Ebay oder z. B. Idealo Direktkauf kommt – alle eingehenden Bestellungen müssen automatisiert abgeholt und nach Prüfung des Zahlungseingangs an zentraler Stelle direkt zum Versand vorgeschlagen werden. Auch die Erstellung der Versandpapiere sowie die Fakturierung sollten möglichst automatisiert vorgenommen werden können. Und dann muss der bestellte Artikel natürlich auch auf Lager sein! Doppelverkäufe desselben Produkts auf verschiedenen Kanälen können mit intelligenter Software nahezu ausgeschlossen werden. So wird aus der Auftragsabwicklung kurzer Prozess – zur Freude des Kunden. Denn Termintreue ist das A und O einer langfristigen Kundenbeziehung.

Beispiel Rechtssicherheit

Seit Anfang des Jahres gelten neue, strengere Vorschriften zu ordnungsmäßigen Buchführung mit digitalen Unterlagen. Diese neuen GoBD verlangen die lückenlose und vollständig nachvollziehbare Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Sind die Systeme hier nicht absolut durchgängig und kompatibel, ist es nur mit großem Aufwand möglich, die rechtlichen Vorgaben auch umzusetzen. Je mehr Systeme zusammenarbeiten müssen, desto umfangreicher und komplexer wird es, alle Vorgänge lückenlos nachvollziehbar zu machen.

Vollständige Integration statt Insellösungen

Viele Informationen, die für die eben genannten Anwendungsfälle nötig sind, liegen nicht originär im Shopsystem, sondern kommen aus den Bereichen Warenwirtschaft, Logistik, Kundenverwaltung (CRM) oder Buchhaltung. In der Regel können diese Systeme zwar über Schnittstellen oder Middleware an ein Shopsystem angebunden werden – allerdings ist in allen Fällen die nahtlose Kommunikation zwischen den einzelnen Systemkomponenten entscheidend. Je weniger unterschiedliche Softwares zusammenarbeiten müssen, desto geringer sind Fehlerwahrscheinlichkeit sowie Administrationsaufwand – und desto geringer sind natürlich auch die Kosten!

Mit e-vendo haben Sie alle Multichannel-Prozesse im Griff

Die Alternative zu diesen Insellösungen sind vollständig integrierte Systeme wie die e-vendo Software, in denen Online-Shop, Warenwirtschaft sowie weitere Vertriebskanäle wie der stationäre Handel oder Marktplätze in einem System auf einer Datenbank vereint sind.

Vor allem wenn der Kurs auf Wachstum steht, sollten Sie Ihren Fokus auf das Backend richten. Eine professionelle Software für Warenwirtschaft / ERP, wie zum Beispiel e-vendo, erhöht den Automatisierungsgrad und somit die Effizienz und reduziert manuelle Arbeitsschritte und damit Fehlerhäufigkeit. Sie macht das Unternehmen leistungsfähiger und unterstützt so signifikant beim Wachstum.

Über die Autorin

Cathrin Opitz verantwortet das Online-Marketing beim Berliner Softwarehaus e-vendo. Das Unternehmen entwickelt Unternehmenssoftware für Online- und Multichannel-Händler. Dabei setzt es einen besonderen Fokus auf die vollständige Abbildung aller Geschäftsprozesse in einem System, um verschiedene Vertriebskanäle möglichst effizient zu verknüpfen.