Rechnungen im E-Commerce: die richtige Archivierung machts

Der rechtssichere Umgang mit Rechnungen und vor allem die Archivierung ist beim sich ständig vergrößernden Aufkommen von Sendungen für viele Online-Händler eine echte Herausforderung. Die richtige Archivierung, vor allem bei digitalen Rechnungen, hat dabei höchste Priorität, denn sämtliche müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

(Bildquelle elektronische Archivierung : Digital Genetics via Shutterstock)

Wenn Online-Händler im B2B-Geschäft tätig sind, sind sie dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Händler, die an Privatpersonen verkaufen, sind hingegen nur davon betroffen, wenn es um Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück geht. Allerdings gehört es mehr oder weniger zum guten Ton, dass Händler auch im B2C-Geschäft ihren Kunden Rechnungen mitsenden. Der rechtssichere Umgang bei Zustellung und Versand ist unerlässlich.

Die Nachweispflicht liegt beim Rechungsversender

Dabei müssen Händler beachten: Wenn Sie Rechnungen versenden, und dabei ist es egal, ob im B2B oder im B2C Bereich – sämtliche Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Was früher dank gedruckter Rechnungen analog von statten ging, ist mit der Zunahme an digital versendeten Rechnungen bei weitem komplizierter, aber auch kostensparender.

Wer sich als Händler für die digitale Speicherung entscheidet, muss jedoch Einiges beachten, denn nach wie vor gilt: „Der Rechnungsversender hat dem Finanzamt gegenüber die Nachweispflicht. Er muss innerhalb der Aufbewahrungsfrist belegen können, dass das Dokument integer und authentisch ist, also unverändert und von ihm stammt. Er hat außerdem dafür Sorge zu tragen, dass seine EDV auch nach vielen Jahren die Rechnung noch findet und sie angezeigt und gelesen werden kann. Bei häufigen Betriebssystem- und Softwarewechseln gar nicht so einfach. Abhilfe schaffen Langzeitspeichersysteme – mit einem hohen Standardisierungsgrad – die dauerhafte Verfügbarkeit der Daten auch über Migrationsgrenzen hinweg sichern“, erklärt Frank Oddey, Geschäftsführer von DreamRobot.

Allerdings sind solche Langzeitspeichersysteme sehr kostenintensiv, entsprechend greifen vor allem große Online-Händler auf ein solches Verfahren zurück. Für kleine und mittlere Händler eignet sich hingegen eine Rechnungsarchivierung bei einem Dienstleister. Wer sich für einen solchen Anbieter entscheidet, sollte sich aber genau informieren, denn, so Oddey, „nicht vorhandene Rechnungen, können bei einer Steuerprüfung zu einer Schätzung führen, die im Allgemeinen zum Nachteil des Betroffenen ausfällt. Darüber hinaus kann auch zusätzlich eine Strafe auferlegt werden.“

Technische Richtlinien des BSI sind zu beachten

Um sich als Händler entsprechend abzusichern, sollte der gewählte Anbieter die ihm überlassenen Dokumente nach dem BSI TR Standard archivieren. Das Ziel der technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI-TR) ist die Verbreitung von angemessenen IT-Sicherheitsstandards. Vor allem die BSI TR-03125 – die Beweiserhaltung kryptographisch signierter Dokumente – beschreibt, wie elektronisch signierte Daten und Dokumente über lange Zeiträume – bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen – im Sinne eines rechtswirksamen Beweiswerterhalts vertrauenswürdig gespeichert werden können. Auch wenn sich die Richtlinie primär an Bundesbehörden richtet, hat sie einen empfehlenden Charakter für die Privatwirtschaft.

DreamRobots hat sich mit „SecureStore“ eben auf diese Sicherheitsstandards spezialisiert und archiviert nicht nur den Beleg selbst „sondern auch seine Integrität und Authentizität“. „Hier spricht man von der TR-ESOR-konformen beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung, die – höchst standardisiert – der Technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) folgt und derzeit als das Maximum an Vertrauenswürdigkeit gilt“, erläutert Oddey den Dienst „DreamRobot SecureStore“, der als Cloud-Dienst auf die BSI-zertifizierte TR-ESOR-Komponente Governikus LZA setzt. Das Unternehmen arbeitet bei der Entwicklung mit dem Bremer Security-Spezialisten Governikus zusammen und passt den Dienst stets aktuellen regulatorischen Vorgaben an.

Weitere Informationen zu Rechnungen im Allgemeinen und deren rechtssicheren Aufbau, finden Sie im Infoblatt des Händlerbundes.