Diese Fehler sollten Unternehmen bei der Personalsuche vermeiden

Gute Personalarbeit ist auf vielen verschiedenen Ebenen essenziell: Sie ist die Basis gut strukturierter, funktionierender Teams, sorgt dafür, dass Unternehmen an qualifizierte Talente kommen, hilft dabei, wertvolle Mitarbeiter zu halten und eine gute Firmenkultur und -atmosphäre zu schaffen. Im besten Fall kann sie sich sogar positiv auf das Image von Unternehmen auswirken.

Allerdings gibt es in der Personalarbeit und insbesondere im Bereich Recruiting bzw. Personalbeschaffung auch jede Menge Stolperfallen unterschiedlicher Größe und Fasson: Einige davon können sogar rechtliche Konsequenzen haben und – wenn es hart auf hart kommt – gar zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen. Um dies zu vermeiden, haben wir wichtige No-Gos an dieser Stelle zusammengefasst.

Veraltete Kanäle nutzen

Wer nicht dort ist, wo Fachkräfte sind, wird es schwer haben, die eigenen Teams langfristig gut aufzustellen und neue Talente für sich zu gewinnen. Deshalb ist es für Unternehmen wichtig, sich an moderne Gegebenheiten anzupassen und auch neue Möglichkeiten zu nutzen, mit denen man die Aufmerksamkeit potenzieller Bewerber auf sich ziehen kann. Soziale Medien und Business-Netzwerke, Recruiting-Messen oder digitale Veranstaltungen tragen großes Potenzial in sich und sollten im Rahmen moderner Personalrecruiting-Strategien zumindest überdacht werden.

Tipp: Wer mehr über Wege erfahren möchte, über die Unternehmen neue Mitarbeiter finden können, bekommt hier einen Überblick.

Unvollständige Ausschreibungen

Stellen Sie sich vor, Sie stolpern über eine Anzeige Ihres Traum-Jobs: Standort, Aufgabenbereich, Anforderungen … alle Kriterien passen. Sie bewerben sich, schaffen es ins Vorstellungsgespräch, nur um dort zu erfahren, dass es sich um eine Teilzeitstelle handelt; oder um einen Job, der auf ein Jahr befristet ist – ohne dass darüber in der Ausschreibung zu lesen war. 

In einem solchen Fall hat nicht nur der Bewerber seine Zeit verschwendet, weil die Stelle für ihn nicht mehr in Frage kommt, sondern auch das Unternehmen selbst, weil es Ressourcen für einen Kontaktaustausch und ein Vorstellungsgespräch sinnlos aufgewandt hat. Solche ungünstigen Szenarien können Unternehmen leicht umgehen, wenn sie ihre Stellenausschreibungen gut planen und mit detaillierten Informationen rund um die ausgeschriebene Stelle versehen. An solcher Stelle sollte mindestens ein Vier-Augen-Prinzip zur Anwendung kommen, bei dem etwa Führungskräfte aus den entsprechenden Abteilungen sowie ein Personalprofi zum Einsatz kommen. Das spart unnötige Komplikationen und somit Zeit und Geld.

Auf Eingangsbestätigungen verzichten

Kuriose Dinge passieren immer wieder: E-Mails kommen nicht an, angehängte Dokumente verschwinden im digitalen Nimbus, per Post verschickte Unterlagen gehen verloren … Da ist es für Bewerber umso nervenaufreibender, wenn sie ihre Bewerbungen zwar eingereicht, aber keinerlei Rückmeldung danach erhalten haben. Manchem Unternehmen mag es wie unnötige Arbeit vorkommen, sich auf jede eingegangene Bewerbung zurückzumelden, aber dank automatisierter Prozesse bei E-Mails können sie Bewerbern, die auf glühenden Kohlen sitzen, etwas Linderung verschaffen. Damit tun sie nicht nur dem Bewerber etwas Gutes, sondern beweisen zudem professionelles Arbeiten und leisten somit auch ein kleines Stückchen Image-Pflege. 

Ohne Vorbereitung ins Vorstellungsgespräch

Ein Vorstellungsgespräch mal eben aus der Hüfte geschwungen? Ganz ohne Vorbereitung? Kein Problem, denn der Kandidat bzw. die Kandidatin kann sich ja ohnehin in dem Gespräch vorstellen! – Eine solche Einstellung sollten Personaler und Unternehmen überdenken. Denn beim Vorstellungsgespräch geht es schließlich darum, ein potenzielles neues Team-Mitglied auf Herz und Nieren zu prüfen, auf Stärken, Schwächen und Fähigkeiten abzuklopfen und nebenbei auch noch einzuschätzen, ob es ins bestehende Team passt.

Um dabei eine wirklich fundierte Einschätzung geben und vor allem auch die richtigen Fragen stellen zu können, reicht es eben häufig nicht, einen vorgefertigten Fragenkatalog abzuarbeiten. Dafür ist es nötig, sich im Vorfeld zumindest ein Stück weit mit dem Kandidaten, seinen Wünschen und Erfahrungen auseinandergesetzt zu haben und die Unterlagen zu kennen, um passgenaue Nachfragen zu stellen. Zumal es beim Recruiting nicht nur darum geht, eine wichtige Entscheidung mit langfristigen Folgen zu treffen, sondern dem Bewerber ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln, indem man sich bereits mit seiner Person beschäftigt hat. Wie schade wäre es, wenn ein hochqualifizierter Kandidat, der auch noch gut ins Kollegium passt, abspringt, weil er sich durch schlechte Vorbereitung des Unternehmens respektlos behandelt fühlt?

Zu großer Fokus auf unnötige Psychofragen

„Stellen Sie sich vor, Sie sind eine Erdbeere und müssen die Welt retten. Wie stellen Sie das an?“ – Es gibt Unternehmen, die testen ihre Bewerber mit gewollt schwierigen und teils absurden Fragen, um deren Kreativität und ihre Fähigkeit zu testen, Lösungen für Probleme zu finden. Das mag in manchen Berufsfeldern und Unternehmen auch durchaus seine Berechtigung haben, vor allem, wenn es tatsächlich zu unerlässlichen Fähigkeiten im Rahmen einer Stelle gehört, in Stresssituationen kreativ und lösungsorientiert zu arbeiten.

Allerdings gibt es auch hochqualifizierte Talente, die mit absurden Problemstellungen einfach nichts anfangen können, eben nicht wissen, „welches Haushaltsgerät sie gerne wären“ und trotzdem ein hohes Maß an Kompetenz besitzen. Daher sollten solche Fragen, wenn überhaupt nötig, vorher gut durchdacht und sparsam platziert werden.

Unlautere Fragen im Bewerbungsgespräch

Es gibt auch Fragen, mit denen Unternehmen in Bewerbungsgesprächen nicht nur sparsam umgehen, sondern auf die sie stattdessen komplett verzichten sollten. Solche Fragen betreffen etwa 

• Familienstand
• Schwangerschaft
• Kinderwunsch 
• sexuelle Orientierung
• ethnische Herkunft
• parteiliche Zugehörigkeit
• den Glauben 
• etwaige Krankheiten

Rechtlich verankert ist dieses Verbot im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), das zum Ziel hat, „Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen“.

Wird ein Bewerber nach solchen Themen befragt, ist er nicht verpflichtet überhaupt oder wahrheitsgemäß zu antworten. Das heißt, auch eine Lüge ist hier legitim. Sieht sich der Bewerber auf eine solche Frage veranlasst, unwahr zu antworten, kann das Unternehmen dagegen auch im Nachhinein nicht rechtlich vorgehen, selbst wenn sich dann herausstellt, dass es sich um eine Lüge gehandelt hat – denn schließlich hätte die Firma gar nicht danach fragen dürfen. 

Allerdings gibt es auch in diesem Fall eine Ausnahme, nämlich wenn die Fragen relevant für das künftige Arbeitsverhältnis wären: zum Beispiel, wenn ein konfessioneller Arbeitgeber (zum Beispiel eine Kirche) nach der Religionszugehörigkeit fragt, oder wenn nach Vorstrafen gefragt wird, weil es sich um eine Tätigkeit rund um Vermögenswerte (etwa als Kassierer) handelt.

Bewerber wie Bittsteller behandeln

Aus der Erfahrung heraus lässt sich sagen, dass es immer wieder Bewerber gibt, denen in Bewerbungsgesprächen das Gefühl vermittelt wird, sie wären Bittsteller. Verzichten Unternehmen zu Beginn des Gesprächs beispielsweise auf freundlichen Smalltalk und gelingt es ihnen nicht, eine nette, professionelle Atmosphäre zu schaffen, so schreckt dies Top-Kandidaten schnell ab.

Eine Flut diffiziler Fragen und ein gewisses hierarchisches Verhältnis in Bewerbungsgesprächen mögen früher gang und gäbe gewesen sein. Doch heute sind sich viele qualifizierte Talente ihres Marktwerts und ihrer Kompetenzen bewusst und wollen verständlicherweise respektvoll und vor allem auf Augenhöhe behandelt werden. Auch sie haben Fragen und Anforderungen an ihren potenziellen neuen Arbeitgeber. Ein Bewerbungsgespräch sollte daher grundsätzlich immer ein gegenseitiger Prozess sein, ein Geben und Nehmen forcieren und niemals als eine Art Inquisition betrachtet werden.

Datenschutz nicht ernst nehmen

Datenschutz ist wichtig und hält für Unternehmen viele Verpflichtungen bereit. Neben rechtlichen Konsequenzen kann eine zu laxe Einstellung beim Datenschutz aber auch schlecht fürs Image sein und Bewerber verschrecken. Ein Szenario (so tatsächlich im Bekanntenkreis geschehen): Sie sitzen im Bewerbungsgespräch und der Abteilungsleiter sagt: „Ach, Sie arbeiten derzeit bei Unternehmen X? Das ist ja interessant! Von dort haben sich neulich auch Frau X und Herr Z bei uns beworben. Kennen Sie die?“ – Eine nicht nur unangenehme Situation für den Bewerber, sondern auch ein herbes Zeichen unprofessionellen Arbeitens. Solche datenschutzrechtlichen Fauxpas sollten Unternehmen tunlichst vermeiden.

Bedingungen oder Aufgaben verschleiern

Ähnlich gelagert wie im Fall versehentlich unvollständiger Jobangaben (siehe oben) ist es, wenn Unternehmen versuchen, die weniger schönen Seiten einer Stelle zu verschleiern. Gängige Beispiele aus der Praxis sind etwa gelegentliche Schichtdienste und Rufbereitschaften, Dienstreisen oder andere zuvor nicht erwähnte Aufgaben, die den Neulingen ganz bewusst erst nach einiger Zeit offenbart werden, weil sie die Attraktivität der Stelle mindern.

Allerdings ist dies ein Verlustgeschäft für beide Seiten: Der neue Mitarbeiter verliert ad hoc das Vertrauen in den neuen Arbeitgeber sowie die anfängliche Motivation und muss sich noch dazu mit Bedingungen rumärgern, die für ihn womöglich absolut inakzeptabel sind. Das Unternehmen selbst hat zwar den unliebsamen Arbeitsaufwand untergemogelt, allerdings auch ein Loch in Produktivität und Zufriedenheit des Teams gerissen. Auf lange Sicht gehen solche Praktiken erfahrungsgemäß nicht gut.

Vertragsangelegenheiten aufschieben

Auch wenn mündliche Zusagen rechtlich gesehen bindend sind, so geht doch nichts über handfeste Verträge, die man unterschrieben in den Händen hält. Mit Sätzen wie „Um den Vertrag kümmern wir uns später …“ können viele Bewerber nichts anfangen, denn ihnen fehlt die nötige Sicherheit. Unternehmen, die vertragliche Angelegenheiten aufschieben, wirken schnell unseriös und sollten sich über die Außenwirkung bewusst werden.

Langsame oder fehlende Kommunikation

Mangelnde Geschwindigkeit und fehlende Kommunikation gehören zu den größten No-Gos im Recruiting-Prozess. Egal wie weit der Recruiting-Prozess bereits fortgeschritten ist – ob ein Bewerber seine Unterlagen erst eingereicht hat oder bereits zum Vorstellungsgespräch eingeladen wurde –, jeder Kandidat wartet auf Rückmeldung. Und zwar nicht nur auf Zusagen, sondern auch auf Absagen. 

Sicherlich ist es für Unternehmen mit Aufwand verbunden, jedem Bewerber in den entsprechenden Phasen zu antworten, doch viele Rückmeldungen lassen sich mittlerweile schnell und einfach automatisiert erledigen, beispielsweise über Recruiting- oder E-Mail-Tools. Selbst eine freundlich formulierte Absage ist besser, als einen Kandidaten wochenlang im Ungewissen zu lassen. Es zeugt von Respekt und Professionalität, diese Arbeit auf sich zu nehmen.

Gegen Löschfristen verstoßen

Da im Rahmen von Bewerbungen viele sensible, das heißt personenbezogene Daten zum Einsatz kommen, gibt es auch hier strenge rechtliche Regulierungen. Es gibt Firmen, die Unterlagen von abgelehnten Bewerbern noch lange Zeit, manchmal über Jahre hinweg, aufheben – etwa aus vermeintlichen Sorgfaltsgründen, Sammelwut oder vielleicht vorsorglich für spätere Einsätze, wenn neue Stellen geschaffen werden. Doch ist dies gar nicht erlaubt, denn grundsätzlich gilt: Ist der ursprüngliche Zweck, für den die Daten erhoben wurden, erfüllt, dann müssen sie vernichtet werden. Heißt also im konkreten Fall von Einstellungen: Ist die vormals ausgeschriebene Stelle besetzt, so müssen Firmen die Unterlagen löschen. Achtung: Dies betrifft sowohl Daten auf Papier als auch in digitaler Form.

Die konkrete Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen liegt laut dem Personalspezialisten Haufe bei maximal sechs Monaten: „Sofern einem Bewerber abgesagt wird, müssen die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach der Absage vollständig datenschutzkonform vernichtet werden. In diesem Zeitraum hat das Unternehmen ausreichend Gelegenheit, das Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen.“ Allerdings rät Haufe tatsächlich auch dazu, die sechs Monate auszuschöpfen und die Daten nicht viel früher zu vernichten, da abgelehnte Bewerber immer noch klagen könnten. Dann können die Unterlagen für das betroffene Unternehmen durchaus wertvoll sein, um beispielsweise zu belegen, dass der abgelehnte Bewerber nicht diskriminiert wurde.

Im Alltag vieler Personaler gibt es hingegen auch die Praxis, abgelehnte Bewerber zu fragen, ob sie ihre Bewerbungsunterlagen dem Unternehmen noch längere Zeit zur Verfügung stellen wollen. In manchen Firmen werden Bewerberpools angelegt. Sollten dann neue Stellen bzw. Vakanzen geschaffen werden, für die einmal abgelehnte Bewerber eine ideale Besetzung wären, können die Firmen dann aus dem hinterlegten Pool schöpfen. Dies wird möglich, wenn längere Aufbewahrungsfristen der Dokumente mit den Bewerbern vereinbart werden. Die Regelungen rund um Datenspeicherung und -verarbeitung sind in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu finden.

Fazit für Unternehmen auf Personalsuche

Es gibt eine ganze Reihe an Stolpersteinen, die auf dem breiten Feld des Recruitings herumliegen. Die einen größer, die anderen kleiner. Wichtig ist es in jedem Fall, klar und transparent mit Bewerbern zu kommunizieren, keine Details zu verschweigen, sich authentisch zu geben und die Bewerber als Chance wahrzunehmen. Gute Teams lassen sich schließlich nicht aus dem Hut zaubern.

Den Inhalt dieses Beitrags haben wir für Sie auch in einem Video anschaulich zusammengefasst. Viel Spaß beim Anschauen!