Neue Arbeitswelt: „Es wird kein Zurück zum Alten geben”

Nicht erst seit Beginn der Pandemie durchlaufen wir eine grundlegende Transformation der Arbeitswelten. Regina Köhler ist Geschäftsführerin und Gründerin der AviloX GmbH, die Organisationen auf dem Weg in die moderne Arbeitswelt begleitet. Im Interview erklärt Sie, wie Corona den Wandel der Arbeitswelt beschleunigt, ob man überhaupt noch Büroräume braucht und was Unternehmen tun können, um digital besser zu werden.

OnlinehändlerNews: Sie beraten seit 2013 mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung einer modernen Arbeitswelt. Mussten Sie zu Beginn der Coronakrise noch etwas anpassen oder waren Sie bei AviloX schon auf die neue Situation vorbereitet? 

Regina Köhler: So eine Situation kann natürlich niemand im Voraus ahnen, aber wir waren gut vorbereitet. Das liegt daran, dass wir uns schon immer als Lebendexperiment für moderne Arbeitswelten verstehen und Zukunftstrends der Arbeit vordenken und adaptieren. Mobile und digitale Arbeitsumgebung, flexible Organisation und die nötige Technik waren bei uns schon vorhanden. Da haperte es manchmal eher an so profanen Dingen wie einer verlässlichen Internetverbindung, wenn fast ganz Deutschland im Homeoffice arbeitet.

Die alte Arbeitswelt: „Präsenzdenke, Hierarchiedenke, Silodenke und technisch in der Steinzeit“

Alle sprechen von dem Bruch „vor Corona” und „nach Corona”. Auf welchem Stand war die Arbeitswelt aus Ihrer Sicht im „alten Normal”? 

Die alte Arbeitswelt in klassischen Unternehmen lässt sich so beschreiben: Präsenzdenke, Hierarchiedenke, Silodenke und technisch in der Steinzeit. Das sind Arbeitgeber, die das Bedürfnis nach Kontrolle haben und wenig auf Vertrauen setzen und deswegen ihre Arbeitnehmer nicht ins Homeoffice gehen lassen wollen. Die weniger auf die Ideen ihrer Mitarbeitenden hören, sondern alles von oben vorgeben. Und die eine Abneigung gegenüber allem Digitalen haben, was über E-Mails hinausgeht, anstatt sich damit auseinanderzusetzen, wie man die Arbeit durch geeignete Tools effektiver gestalten kann. Das gibt es auch jetzt natürlich immer noch, aber Corona ist ein enormer Wandelbeschleuniger. 

Die Pandemie hat uns seit März fest im Griff und es sieht nicht danach aus, als ob es in naher Zukunft eine komplette Rückkehr zu alten Gewohnheiten geben wird. Wie wirkt sich das auf die Arbeitswelt und New Work aus? 

Es wird kein Zurück zum Alten geben, deswegen reichen oberflächliche Lösungen und ständiges Improvisieren nicht aus, um sich anzupassen. Für mich heißt das Stichwort „hybride Arbeitswelten”. Das heißt mobile Arbeit und Präsenzarbeit auf Augenhöhe. Weder arbeiten alle vor Ort, noch ist es komplett bürolos – die Mischung macht’s und der Arbeitsort sollte keinen Unterschied machen. Das muss natürlich technisch ermöglicht werden und die Führungskräfte müssen diesen Wandel akzeptieren. 

Wir sehen, dass sich da jetzt auch die Nachfrage nach Schulungen zu digitaler Führung erhöht und Austauschformate zwischen Unternehmen gefragter sind. Man will und sollte voneinander lernen, Wissen teilen und hybrides Arbeiten als Chance sehen, einen Kulturwandel anzustoßen. Mit mehr mobiler Arbeit muss sich auch Führung verändern. Ein Kernelement agiler Organisationen ist daher, dass sie nach Rollen und nicht nach Hierarchien funktionieren und dass man neue Rollen wie Online-Moderatoren schafft, die beim hybriden Arbeiten moderieren können.  

„Man kann als Unternehmen überlegen, wie viel Fläche wirklich gebraucht wird“

Sollte man sich als kleines oder mittelständisches Unternehmen Büroräume überhaupt noch leisten?

Wir bei AviloX arbeiten bürolos, es ist also grundsätzlich möglich. Aber digitales Arbeiten stößt auch an seine Grenzen. Auch wir haben Präsenztermine, die wir etwa in Coworking Spaces abhalten. Das ist wichtig, um Missverständnisse und Konflikte im Team zu verhindern oder zu beseitigen. Man kann als Unternehmen aber überlegen, wie viel Fläche wirklich gebraucht wird und vor allem wofür. Alles wird flexibler – manche Mitarbeiter gehen dann zwei Tage ins Homeoffice, andere vier Tage. Es ist daher nicht mehr sinnvoll, für alle Mitarbeiter einen festen Schreibtisch vorzuhalten, sondern eher ein flexibles Nutzungskonzept zu haben. Gerade für Pendler wäre es attraktiv aus wohnortnahen Coworking Spaces zu arbeiten, etwa im ländlichen Raum. Büros könnten künftig eher als Interaktionsräume genutzt werden. Und wenn egal ist, von wo die Mitarbeiter arbeiten, dann erhöht das natürlich die Chancen bei der Fachkräftegewinnung. 

Viele Online-Händler arbeiteten schon lange vor Corona mobil und sind digital womöglich besser aufgestellt als andere Unternehmen. Wo können sich solche Unternehmen noch weiter entwickeln, die schon einige Schritte weiter sind als andere?

Man sollte sich zur Weiterentwicklung immer fragen: Wo sind wir gut und wo nicht? Wohin entwickelt sich unser Markt? Wohin unsere Personalsituation? Welche Herausforderungen stellen sich uns? Man muss seine Antennen in Richtung Marktveränderungen ausrichten, um frühzeitig Veränderungen mitzubekommen, etwa bei neuen Gesetzen. Es lassen sich Mechanismen in der Organisation schaffen, um frühzeitig auf neue Situationen reagieren zu können. Auf jeden Fall helfen durchlässige Strukturen zu den Mitarbeitern oder die Stärkung von eigenverantwortlichen Teams. Selbstorganisation und Führung müssen gut ausbalanciert werden. 

Auch an der Arbeitsproduktivität lässt sich immer schrauben, etwa durch die Optimierung der Tools, die man nutzt. Es sollten gute Tools sein, nicht zu viele, aber auch nicht zu wenige. Da können Unternehmen an der Effizienz arbeiten. Außerdem ist das Arbeiten und Lernen in Netzwerken und in Kooperationen mit anderen Unternehmen wichtig. Wenn man in Kooperation denkt, kommt man weiter als wenn man in Abgrenzung denkt. 

„Führungskräfte können sich oft nicht vorstellen, dass andere, neue Strukturen möglich sind.“

Ganz ohne Reibungen funktioniert die Transformation der Arbeitswelt nicht. Mit welchen Herausforderungen sind Sie immer wieder bei den Unternehmen konfrontiert, die Sie begleiten?

Bei Veränderungsprozessen, die wir begleitet haben, konnten sich die Führungskräfte in Unternehmen oft nicht vorstellen, dass andere, neue Strukturen möglich sind. Dann hatten sie die klassischen Vorbehalte, dass die Arbeitnehmer nur Homeoffice machen wollen, um sich mal während der Arbeitszeit um den Haushalt zu kümmern. Das ist natürlich nicht die Realität. Es braucht für Veränderungen aber das Commitment sowohl von Führungskräften als auch von Angestellten. 

Außerdem führen Unterschiede der Rahmenbedingungen, zum Beispiel zwischen Büromitarbeitern und Lagerarbeitern manchmal zu Diskussionen innerhalb von Unternehmen. Man kann nicht alle gleich behandeln und das erfordert dann Aushandlungsprozesse. Und nicht zuletzt haben viele Unternehmen viel zu starre Projektpläne für eine zu große Anzahl von Projekten. Das macht die Steuerung aber schwer, gerade weil die einzelnen Projekte oftmals miteinander zusammenhängen. Das erfordert agiles Management und flexible Projektstrukturen, sodass man ständig die Möglichkeit für Anpassungen hat.  

Zum Schluss bitte ein Blick in die Glaskugel: Welche Merkmale der Arbeit, die uns heute selbstverständlich erscheinen, werden in kommenden Generationen im Rückblick auf Unverständnis stoßen?

Wenn ich selbst mal zurückdenke, kann ich nicht mehr glauben, dass es zu Beginn meines Berufslebens Faxgeräte gab. Die Technologien werden sich natürlich sehr stark verändern. Es gibt die Productivity Future Vision von Microsoft, das finde ich sehr spannend, weil es eine Idee davon gibt, was es vielleicht in zehn, zwanzig Jahren an Technologien gibt. Die Arbeitswelt wird vernetzter, grüner, menschlicher und bedürfnisgerechter.

Ich vermute, dass man in zwanzig Jahren über alles mit dem Kopf schüttelt, was gleich macht, starr macht und fremdbestimmt macht. Starre Hierarchien oder Stellenprofile, die genau abstecken, was man machen darf und was nicht, und alle Angestellten haben die gleiche technische Ausstattung. Man wird den Kopf schütteln über E-Mails und darüber, dass man heute drei bis fünf verschiedene Geräte benutzt. Und wahrscheinlich auch darüber, dass man heute zur Arbeit pendelt. Ich kann mir gut vorstellen, dass es für junge Menschen im Jahr 2040 unvorstellbar ist, dass man in den 2010ern fünf Stunden in der Woche oder mehr für den Arbeitsweg aufgebracht hat. 

Vielen Dank für das Gespräch!