E-Mail-Archivierung: Häufige Irrtümer, Pflichten und Vorteile

Die E-Mail-Archivierung ist bereits seit dem 01.01.2017 verpflichtend. Oft wissen Händler nicht, dass es diese Regelung gibt. Doch wie heißt es noch so schön: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Es ist wirklich höchste Zeit sich jetzt entsprechend abzusichern. 

Das wird vom Gesetz (GoBD Kapitel 3.1 - 3.2.5) gefordert:

Jede Form der geschäftlichen Korrespondenz (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge) muss archiviert werden. Wenn Sie diese Vorgänge per E-Mail erledigen, dann sind auch Sie von der Pflicht betroffen. Effektiv bedeutet dies, dass von jeder E-Mail – egal, ob ein- oder ausgehend – eine Kopie angefertigt werden soll. Diese Kopie soll anschließend unverändert und unveränderbar auf einem Server gespeichert werden. 

Weiter wird gefordert, dass die E-Mails durchsuchbar abgespeichert werden müssen. Das bedeutet, über einen Revisionszugang muss es dem Prüfer möglich sein, mittels Stichwortsuche nach expliziten Inhalten suchen zu können. 

Was man auch nicht vergessen darf: In den gespeicherten E-Mails befinden sich vor allem personenbezogene Daten der Vertragspartner. Die Sicherung dieser E-Mails in Eigenregie über einen Zeitraum von zehn Jahren setzt also ein hieb- und stichfestes Datenschutzmanagement voraus. E-Mail-Archivierung ist mitnichten nur ein Thema der Buchführung, sondern betrifft auch den höchst sensiblen Bereich des Datenschutzes.

Häufige Irrtümer in Verbindung mit der E-Mail-Archivierung 

Spricht man mit betroffenen Händlern, hört man oft eine der folgenden Antworten: „Och, wir sind doch so ein kleines Licht, das betrifft uns doch überhaupt nicht.“ Auch beliebt: „Davon habe ich noch nie gehört“, gefolgt von: „Archivierung? Kein Problem, wir sichern die Outlook Mailbox Datei regelmäßig.“ Dabei wird hin und wieder auch erwähnt, dass die Postfächer ja serverseitig gesichert oder alte E-Mails von der Postfach-Software komprimiert und archiviert werden.

All diese Punkte schützen Händler aber nicht. Von einer Einhaltung der geforderten E-Mail-Archivierung kann hier nicht die Rede sein. 

Was E-Mail-Archivierung nicht bedeutet:

• Postfach-Dateien sichern
• alle E-Mails an ein externes Postfach weiterleiten
• Postfächer mittels Server-Backup sichern 
• die Archivierungsfunktion vom E-Mail-Programm nutzen

So bitter es für viele Händler sein mag, eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist mit (etwas) Aufwand und Ausgaben verbunden. Damit sie den Anforderungen gerecht werden, müssen sie einmalig eine entsprechende Lösung mieten und diese anschließend einrichten. Danach sind in der Regel keine weiteren Schritte mehr notwendig.

Dabei gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

1. E-Mail-Archivierung als Service 
2. E-Mail-Archivierung über einen eigenen Server

Möglichkeit 1: E-Mail-Archivierung als Service 

Für die meisten Anwender ist es günstiger, einen Archivierungsservice bei einem Anbieter zu nutzen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Kein Wartungsaufwand (E-Mail- und Archiv-Server) und kein Monitoring der Dienste. Lediglich die MX-Einträge (Mailserver-Einträge für ankommende E-Mails)  der jeweiligen Domain müssen einmalig angepasst werden. Dies ist notwendig, damit die E-Mails nicht mehr direkt auf dem Zielserver zugestellt werden, sondern zuerst durch den Archiv-Server empfangen werden und von dort an das Postfach zugestellt werden.

Mit einer Archivierungslösung laufen alle E-Mails zunächst durch die Archivierung und werden erst dann auf dem eigentlichen Zielserver zugestellt. Der Nachteil dieser Variante ist für Anwender mit vielen Postfächern die Abrechnung: In der Regel wird hier jede E-Mail Adresse einzeln abgerechnet. 

Praxisbeispiel: E-Mail-Archivierung einrichten 

Die Frage, welchen tatsächlichen Aufwand die E-Mail-Archivierung als Service für den Endanwender hat, liegt auf der Hand. Das Positive dabei ist: Die Einrichtung ist denkbar einfach und schnell erledigt. Wie bereits angerissen, müssen lediglich die MX-Einträge der jeweiligen Domain einmalig angepasst werden. Anschließend dauert es maximal 24 Stunden, bis die neuen Einstellungen greifen – und damit ist die Einrichtung dann auch bereits erledigt. Das lästige Ändern von Posteingangs- oder Postausgangsserver im verwendeten E-Mail-Programm entfällt bei dieser Lösung. Es müssen vom Endkunden keine Routen für die E-Mails eingerichtet werden.

Im Übrigen können nur „neue E-Mails“ archiviert werden. Bereits erhaltene oder versendete E-Mails können aus rechtlichen Gründen nicht in die jeweilige Archivierungslösung importiert werden, weil man hiermit Fakten schaffen würde, die unter Umständen nicht der Realität entsprechen.

Ein Beispiel hierzu: Wurden in der Vergangenheit E-Mails gelöscht, können diese nicht in die Archivierungslösung importiert werden. Genauso ist es auch bei in der Vergangenheit manipulierten E-Mails. Würde man bereits erhaltene oder versendete E-Mails nachträglich in eine Archivierungslösung übernehmen können, so würde diese plötzlich rechtssicher abgelegt werden. 

Um eben dies auszuschließen, ist es nicht möglich, alte Daten in eine Archivierungslösung zu übernehmen. 

E-Mail-Archivierung als Service – die Kosten 

Entscheidet man sich dazu, E-Mail-Archivierung als Service zu nutzen, dann muss man mit Kosten pro Nutzer rechnen. Das bedeutet, pro E-Mail-Nutzer bzw. Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse fallen monatliche Kosten an.

Diese Kosten variieren je nach Anbieter. Meistens bewegt man sich bei 5 bis 15 Euro pro Monat und Nutzer. Wichtig bei der Wahl eines Anbieters sind die Tarifdetails, denn die Angebote unterscheiden sich oft massiv voneinander.

Wichtige Fragen hierzu sollten wie folgt lauten:

• Wie viel Speicherplatz hat das Postfach?
• Wie viel Speicherplatz hat das E-Mail-Archiv? 
• Welche Kosten fallen für weiteren Speicherplatz an (jeweils prüfen für Postfach UND Archiv)? 

Möglichkeit 2: E-Mail-Archivierung über einen eigenen Server 

Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und vielen Postfächern kann ein eigener Archivierungsserver eine interessante Option darstellen. Im Unterschied zur Archivierung als Service, wird hier in der Regel eine Lizenz für die eigene Archivierungslösung berechnet. Dadurch entstehen keine laufenden Kosten pro E-Mail-Adresse bzw. Postfach. Aber Vorsicht, zusätzlich zu den Kosten für die Softwarelizenz müssen Kosten für den Betrieb des Servers, Administration, Monitoring usw. einkalkuliert werden. Je nach Dimension und Archivierungssoftware variieren die Kosten entsprechend.

Ein Beispiel der möglichen Kosten für eine eigene Archivierung:

• Eigener Root-Server, mindestens 20 bis 30 Euro/Monat 
• Monitoring des Servers, mindestens 10 Euro/Monat
• Software Lizenzen, ca. 300 Euro pro Monat, zuzüglich Aktualisierungen und Support des Herstellers.

Dabei wird die Administration des Servers noch nicht berücksichtigt. Achtung: Die Daten auf dem Server müssen über die gesamte Dauer sicher gespeichert werden. Dies bedeutet für den Unternehmer, dass über Jahre sichergestellt werden muss, dass sich ein Mitarbeiter oder Dienstleister um den Betrieb, die Wartung und natürlich auch die fachgerechte Absicherung des Archiv-Servers kümmert. 

Das kostet eine rechtssichere E-Mail-Archivierung 

Eine pauschale Auskunft kann an dieser Stelle nicht gegeben werden. Die genauen Kosten für die Archivierung sind von verschiedenen Faktoren abhängig. Strato und 1und1 werben mit regulär 4,50 Euro/Monat für ein 5-GB-Archiv. Dazu kommen Gebühren von 0,50 bis 1 Euro/Monat für jedes weitere GB.  Bei Google gibt es für die kostenpflichtige G-Suite-Lösung auch eine Archivierung als kostenpflichtige Erweiterung. 

Auch ESTUGO bietet eine Lösung zur E-Mail-Archivierung an. Die Kosten betragen 12,99 Euro/Monat für ein 25-GB-Archiv, inklusive eines 5-GB-Hosted-Exchange-Postfaches. Pro zusätzlichen 1 GB fallen 3,50 Euro pro Jahr an. Dies entspricht 0,29 Euro pro Monat und GB.  

Die Vorteile der E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung mag für viele zunächst als Ärgernis wahrgenommen werden. Doch bei genauerer Betrachtung bringt die Pflicht zur E-Mail-Archivierung auch Möglichkeiten, die Unternehmer sich zu Nutze machen können.

So wird man sich künftig keine Sorge über verloren gegangene oder versehentlich gelöschte E-Mails mehr machen müssen. Es fehlt eine E-Mail? Kein Problem, Archiv aufrufen und die E-Mail ganz unkompliziert mit wenigen Klicks einfach erneut zustellen lassen. 

Ebenso entfällt das lästige Anfordern von Rechnungen. Viele Unternehmer kennen die Situation: Zum Jahresabschluss fällt plötzlich auf, dass Rechnung X oder Y nicht auffindbar ist. Anstelle den Geschäftspartnern hinterherlaufen zu müssen, reicht künftig ein Blick ins Archiv und schon können die Rechnungen erneut zugestellt werden. 

E-Mail-Archivierung – was tun als Händler?

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Sorgen Sie dafür, dass Sie dem Gesetz nachkommen. Im Gegensatz zu vielen anderen Bereichen gibt es im Bereich der E-Mail-Archivierung längst bezahlbare Lösungen und Angebote. Diese lassen sich in der Regel unkompliziert umsetzen. 

Wer aktuell noch nicht rechtssicher archiviert, der sollte sich dringend mit seinem Datenschützer oder einem Unternehmen in Verbindung setzen, welches eine entsprechende Lösung anbietet. 

Über den Autor

Alexander Mehner ist Inhaber von ESTUGO, einem auf das Hosting von Online-Shops spezialisierten Webhosting-Anbieter mit Sitz in Greifswald. Von der Domainregistrierung über Webhosting und vServer, bietet ESTUGO auch Zusatzdienste wie Hosted Exchange und E-Mail Archivierung. Der Service von ESTUGO wird regelmäßig ausgezeichnet (Chip Service Hotline Test, Webhoster des Jahres Wahl). Neben persönlichem und schnellen Support, bietet ESTUGO mit ausschließlichem SSD Hosting und inklusiv SSL Zertifikaten eine Tarifstruktur, die perfekt auf Shopbetreiber zugeschnitten ist.