Teamwork im Homeoffice – mit diesen Tools gelingt’s

Aufgrund der Corona-Pandemie kann in vielen Unternehmen die Arbeit derzeit nur aus dem Homeoffice erfolgen. Das ist in Bezug auf bekannte Workflows und Gewohnheiten im Arbeitsalltag oftmals auch mit zahlreichen neuen Herausforderungen verbunden: Die Chefin sitzt nicht mal eben nur nur eine Tür weiter, zum Grafiker geht’s nicht einfach nur den Gang runter, der Austausch von gedruckten Dokumenten oder gemeinsames Brainstorming am selben Flipchart ist in der aktuellen Situation genauso unrealistisch, wie die – schwer vermissten – Kaffeepausen oder das Afterwork-Teamevent.

Doch die Tatsache, dass Beschäftigte auch von mehreren Standorten aus gemeinsam an Projekten arbeiten müssen, ist nicht neu. Unter Schlagwörtern wie „Remote Work“ oder virtuelles Teamwork finden sich deshalb längst zahlreiche Tools, Programme oder sonstige Anwendungen für die Fern- bzw. gemeinsame mobile Arbeit. Mit diesen lassen sich weiterhin gemeinsam Projekte rocken und es ist möglich, in Echtzeit mit den Kollegen zu interagieren. Wir haben eine Auswahl praktischer Tools zusammengestellt. 

Instant-Messaging-Plattformen statt E-Mail-Flut

Kommunikation ist das A und O. Das gilt für Besprechungen von Kollegen untereinander als auch für Arbeitsanweisungen der Führungskräfte. „,Remote Leadership‘ heißt, Arbeitsanweisungen maximal klar zu kommunizieren. Dies oft in Schriftform und eben nicht ,im Vorbeigehen‘. Jede Führungskraft, die jetzt virtuelle Teams verantwortet, muss also im Kopf umschalten von ,Ich geh mal eben rüber‘ zu ,Ich schreibe jetzt mal klar, worum es hier geht‘“ schreibt zu diesem Thema HR-Beraterin Anna Ott in einer Kolumne auf Haufe.de, und stellt dabei klar: Es reiche nicht, die Anweisung wie gewohnt nun einfach über die Videokonferenz weiterzugeben oder eine E-Mail zu senden. Ott empfiehlt stattdessen Möglichkeiten für synchrone Konversation zu nutzen, also Chat-Software bzw. Instant-Messaging-Plattformen. „Nur so entsteht ein Dialog, der Rückfragen erlaubt und Klarheit erzeugt. Alles andere ist nur ,Schriftliches über den Zaun werfen‘.“

Instant-Messaging-Dienste bieten hier entscheidende Vorteile: 

• Direktnachrichten verschicken und empfangen
• Mehrere Gruppenchats für komplette Teams oder Verantwortliche für Projekte und dergleichen können in Kanälen („Channels“) organisiert werden und bieten so schnellen Austausch und mehr Übersicht in Diskussionen
• mit Gesprächspartner(n) telefonieren oder auch ein Videomeeting machen
• Dokumente zusenden

Tools, die das anbieten, sind beispielsweise:

Slack

Slack ist eine Kommunikationsplattform für Unternehmen aus dem Hause der US-Firma Slack Technologies. Es gibt eine kostenlose Variante und eine Bezahlversion mit einer höheren Anzahl an versendbaren Nachrichten. Zur Nutzung muss man sich auf Slack.com registrieren. Der Chatdienst kann direkt im Browser oder auch als mobile App genutzt werden. Innerhalb des Messengers lassen sich auch gängige Dateiformate (bis zu 1 GB Größe) teilen. Darüber hinaus punktet Slack damit, dass zahlreiche Dienste sich mit dem Dienst verknüpfen lassen,  z. B. Web-Dokumentablagen wie Dropbox oder Google Drive, Projektmanagement-Tools wie Trello oder Social-Media-Diensten wie Twitter. Einen Eindruck, wie das Tool funktioniert, vermittelt das hauseigene Produktvideo: 

Microsoft Teams

In Micrsoft Teams gibt es neben den Chat- und Channelfunktionen auch die Möglichkeit des Teilens von Dateien im Chat. Das Besondere: Alle Teammitglieder können gemeinsam beispielsweise ein Dokument in Word, Excel, PowerPoint und anderen Office-365-Anwendungen erstellen und ohne Konflikte bearbeiten, dafür muss nicht einmal die Teams-Anwendung verlassen werden. Termine lassen sich beispielsweise über die Integration des Microsoft Outlook-Kalenders organisieren. Darüber hinaus können zahlreiche weitere Business-Anwendungen eingebunden werden. Es gibt eine kostenlose Variante mit abgespecktem Funktionsumfang sowie zwei weitere kostenpflichtige Pakete. Nachvollziehbar wird auch hier die Funktionsweise ganz gut in folgendem Video:

Mattermost

Eine Open-Source-Alternative zu Slack oder Microsoft Teams ist Mattermost und funktioniert ähnlich. Es lassen sich etwa auch Slack-Channels importieren. Das Tool ist besonders auch für Entwickler gedacht, die Funktionen anpassen wollen. Es gibt es eine kostenlose Team-Edition sowie auch kostenpflichtige Pakete mit mehr Funktions- bzw. Sicherheitsumfang. Der Chatdienst lässt sich zudem auch mit einer Vielzahl an Programmen verknüpfen, beispielsweise mit Software von Atlassian.

Weitere Messaging-Dienste mit ähnlichem Funktionsumfang sind beispielsweise RocketChat, Circuit oder auch Chanty. Für (Gruppen-)Chats und Videokonferenzen ohne umfangreichere Optionen lässt sich auch Google Hangouts nutzen.

Tools für Videokonferenzen für größere Gruppen  

Die bereits vorgestellten Kommunikationsprogramme bieten den Team-Mitgliedern auch die Möglichkeit, sich via Video-Chat auszutauschen. Für Videokonferenzen ist es in der Regel entscheidend, dass für den virtuellen Meetingraum ein Link bzw. eine eigene ID vergeben werden kann, welche dann mehreren Personen für die Meeting-Teilnahme zur Verfügung gestellt werden kann. Das leisten folgende Tools:

Zoom 

Ein derzeit besonders viel genutztes Tool für Videokonferenzen ist Zoom. Hier steht eine kostenlose Demoversion für persönliche Gespräche und Gruppenkonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern und einem Zeitlimit von 40 Minuten zur Verfügung, für die längere und umfangreichere Nutzung ist eine Bezahlvariante notwendig. Es gibt bei Zoom auch die Möglichkeit, wiederkehrende Meetings zu erstellen, sodass man nicht für jedes Gruppenmeeting eine neue URL vergeben muss. Der Zugang für die Räume kann auch durch ein Passwort geschützt werden.  

Google Meet

Über Google Meet lassen sich unkompliziert Besprechungen als Videomeeting anlegen, innerhalb des Meetings lassen sich Personen hinzufügen. Alternativ kann auch ein Einladungslink verschickt oder zum Beispiel in einen Termin im Google-Kalender integriert werden. 

Jitsi

Über die Open-Source-Plattform Jitsi lassen sich Meetings für mehrere Teilnehmer auch ohne die Einrichtung eines User-Accounts erstellen. Die URL für den jeweiligen Meeting-Raum kann dann einfach weiterverschickt werden und fungiert so als Einladungslink für andere Teilnehmer. Die Nutzung ist kostenlos und funktioniert problemlos im Browser, kann aber auch in andere Dienste integriert werden.

Houseparty

Für größere Gruppen ist auch der Dienst Houseparty eine Option. Es lässt sich als Erweiterung (Add-on) im Chrome-Browser installieren, anschließend ist es nach einer Registrierung möglich, virtuelle Räume zur Videotelefonie mit Kontakten zu nutzen. Der Name des Tools ist aber wohl durch sein besonderes Features bedingt: Ähnlich wie bei einer Privatfeier kann man nämlich in die Konversation eines Kontaktes mit dessen Kontakt hinzustoßen und sich am Gespräch beteiligen – so lassen sich auch in Zeiten des Kontaktverbots neue Leute auf virtuellem Wege kennenlernen. Mehr zur Nutzung zeigt das Unternehmen in diesem Video: 

Gemeinsame Termine organisieren

Um vor allem viele bzw. vielbeschäftigte Personen auch zeitlich fassen zu können, stellt auch die Terminkoordination häufig eine Hürde dar. Dabei können die folgenden Apps unterstützen: 

Doodle

Doodle ist ein simples webbasiertes Tool, mit dem man überhaupt einen Tag bzw. einen Zeitpunkt finden kann, an dem alle Beteiligten Zeit haben – oder eben die meisten. Hierzu kann man auf Doodle.com mehrere Termine zur Auswahl stellen und dann Personen dazu einladen, anzukreuzen, welchen Termin sie wahrnehmen können. Es gibt eine kostenlose und eine Premiumversion. Der Dienst lässt sich zudem in viele Kalender-Apps integrieren.

Ähnliche und kostenlose Anwendungen dieser Art sind Kulibri oder der kostenlose Terminplandienst des deutschen Forschungsnetzes (DFN).

Online-Kalender 

Auch mit Online-Kalender-Anwendungen lässt sich die gemeinsame Terminkoordination verbessern. Ein Klassiker ist hier der kostenpflichtige Dienst Microsoft Outlook. Mac-Geräte bringen den Apple-Kalender iCal standardmäßig mit. Kostenlos ist bislang der Google-Kalender. Praktisch ist es in diesem Fall auch, Projektmanagement-Tools mit Team-Kalenderfunktionen zu nutzen. 

Aufgaben im Blick behalten und Projekte managen

Besonders hilfreich in der Team- bzw. Projektkommunikation sind Anwendungen, durch die sämtliche Beteiligte Aufgaben verwalten und den Projektfortschritt nachvollziehen können. Task-Management-Tools können Aufgaben, Fortschritte und To-Dos anzeigen. So lassen sich insbesondere bestehende Prozesse auch digital abbilden.

Trello

Mit Trello ist es einfach möglich, online Aufgaben zu verwalten. Das Tool gehört zum Hause Atlassian. Kern der Anwendung sind sogenannte Kanban Boards, die sich im analogen Leben mit einer Pinnwand vergleichen lassen. Hier kann man digital Aufgabenkarten erstellen, Aufgaben zuweisen, zugehörige Dokumente ablegen, Deadlines bestimmen und Kommentare hinzufügen. Auch Checklisten lassen sich erstellen, Labels für Priorisierungen vergeben oder Mitarbeiter direkt den Aufgaben zuweisen. Besonders hilfreich: die Aufgaben können einfach per Drag und Drop verschoben werden. Das Tool gibt es sowohl als kostenlose Variante sowie in zwei kostenpflichtigen Versionen. 

Jira Core 

Auch das professionelle Projektmanagement-Tool Jira Core stammt von Atlassian und bietet neben einer Aufgabenverwaltung via Kanban-Boards auch die Möglichkeit, konkrete Workflows abzubilden. Das Tool bietet einen schnellen Überblick über Details der einzelnen Projekte und kann zudem die Leistung bzw. den Fortschritt der jeweiligen Aufgabe anzeigen. Es lassen sich hier beispielsweise „Tickets“ für Aufgaben bzw. Abteilungen und einzelne Mitarbeiter anlegen. Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Angebot. 

Asana

Auch Asana ist eine viel genutzte, webbasierte Plattform, die mit den Kanban-Boards arbeitet und so Aufgaben und Prozesse visualisieren kann. Neben typischen Projekt-Funktionen wie Mitarbeiterzuweisungen, Labels usw. können via Asana auch E-Mails, Dateien verarbeitet werden und es gibt einen Teamkalender zur zeitlichen Projektplanung. Außerdem lassen sich zahlreiche weitere Tools wie Slack, Dropbox oder Google Drive u. Ä. integrieren. Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Tool. 

Ähnliche Aufgaben-Verwaltungsprogramme sind Basecamp, Hive, MeisterTask, Wrike oder Zoho Projects. Eine Open-Source-Variante aus diesem Bereich ist das Tool Openproject. Etwas weiter geht zudem das Angebot des Dienstes Teamleader, der auch noch über eine Kundenverwaltung und die Möglichkeit zur Rechnungsstellung verfügt.

Zusammen Dokumente bearbeiten und erstellen

Vor allem Dokumente und Präsentationen oder Tabellen müssen oft von mehreren Personen genutzt, ergänzt oder verwaltet werden. Nützlich sind in diesem Fall Tools, die es ermöglichen, Änderungen in dem jeweiligen Dokument nachzuvollziehen und so auch ein konfliktfreies Arbeiten zu ermöglichen.

Microsoft Office 365 mit OneDrive oder SharePoint

Leisten kann eine solche gemeinsame Bearbeitung – wie bereits oben angesprochen – Microsoft Teams in Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365. Wie das genau funktioniert, beschreibt Microsoft in einem umfangreichen Support-Artikel. 

Google G Suite

Die Office-Anwendungen von Google lassen sich komplett im eigenen Browser bedienen. Dazu zählen u. a. Programme zur Textverarbeitung (Google Docs), Tabellen (Google Sheets) oder Präsentationen (Google Slides). Diese Dokumente lassen sich ebenfalls alle gemeinsam benutzen. Bei der gleichzeitigen Nutzung ist dann stets auch zu sehen, was der andere User gerade im aktuellen Dokument tut. Die einzelnen Anwendungen sind für die private Nutzung kostenlos, für Teams bzw. die geschäftliche Nutzung bietet Google sie kostenpflichtig in der Google G Suite an, die weitere Office- sowie Kommunikations- und Verwaltungsoptionen bietet.

Apple iWork

Auch für Apple-User gibt es Möglichkeiten, gemeinsam typische Office-Dokumente zu bearbeiten und für andere zur Ansicht oder zur Bearbeitung freizugeben – mit Apple iWork. Dafür müssen sich Nutzer bei dem hauseigenen Cloud-Dienst iCloud anmelden und können dann die Webanwendung nutzen. 

Ein Blick auf die Uhr – Tools für Zeiterfassung und Pausen

Gerade, wenn von zu Hause gearbeitet, kann das Messen der Arbeitszeit sinnvoll sein – etwa, wenn es darum geht, Arbeitszeiten und Pausen einzuhalten, aber auch generell Zeit, die ein Kunde oder eine Aufgabe in Anspruch genommen hat, lässt sich mit Hilfe einer Zeiterfassung protokollieren. hier gibt es eine Reihe von Anwendungen, die dabei unter die Arme greifen.

Toggl

Ein häufig verwendetes Tool für die Zeiterfassung ist Toggl. Damit lässt sich die Arbeitszeit projektbezogen aufzeichnen und später in Auswertungen erkennen, wie viel Zeit wofür benötigt wurde. Dadurch ist es auch möglich, beim Zeitmanagement nachzubessern. Das funktioniert sowohl für Einzelpersonen, als auch für Teams – hier bietet die Anwendung zusätzlich Management-Funktionen.

Eine äußerst ausführliche Übersicht ähnlich hilfreicher Programme zum Arbeitszeit-Tracking hat t3n erstellt.  

Timebutler

Ein umfangreicheres Tool zur Zeiterfassung ist Timebutler, hier können Mitarbeiter die eigene Arbeitszeit inkl. Pausen hinterlegen, das kann etwa für Beschäftigte, die stundenweise bezahlt werden, nützlich sein. Darüber hinaus kann das Programm auch Abwesenheiten verwalten und zur Urlaubsplanung dienen, gerade in Teams und zur Personalverwaltung ein hilfreiches Feature. 

Pausen-Reminder

Ab und zu mal Aufstehen, etwas Gehen oder sich Dehnen – diese Mikropausen sind besonders wichtig für alle, die viel im Sitzen bzw. konzentriert am Rechner arbeiten. Und das gilt noch einmal mehr, wenn es zu Hause nicht den passenden Tisch bzw. Bürostuhl oder Kollegen gibt, die einen genau daran erinnern. Tools wie Big Stretch Reminder oder Stretchly können zumindest als Erinnerungshilfe dienen – sie erscheinen bei erfolgreicher Integration dann als kleines Popup auf dem Bildschirm.

In diesem Sinne: Frohes Remote Working!