Was man bei der Einführung eines ERP-Systems beachten sollte

Immer mehr mittelständische Unternehmen entschließen sich für die Einführung einer ERP-Software, um ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sind Cloud-ERP-Systeme eine flexible und kostengünstige Lösung mit geringen Anfangsinvestitionen.

Planen Sie Schritt für Schritt Ihr Vorgehen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Ihre Branche ist sicherlich eines der wichtigsten Vorauswahlkriterien bei der Auswahl geeigneter Anbieter, da jede Branche eigene Anforderungen hat.

Die System Auswahl

In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig?

Gibt es branchenspezifische Softwarelösungen? Welches ERP-System kann die von Ihrer Branche benötigten Funktionen abdecken? Gibt es eventuell keine Software, die alle Funktionalitäten abdeckt? Welcher Anbieter bietet Ihnen dann die Möglichkeit, Ihre Vorstellungen und Wünsche im Rahmen individueller Programmierungen für Ihr Unternehmen zu implementieren?

Bereiten Sie eine Bedarfsanalyse für Ihr ERP-System vor:

Sprechen Sie mit allen Abteilungen oder beteiligten Mitarbeitern und ermitteln Sie den jeweiligen Bedarf an die neue Software. Priorisieren Sie die Anforderungen. Gibt es KO-Kriterien bei der Systemauswahl? Auf welche Funktionen können Sie nicht verzichten? Welche Geschäftsprozesse können Sie mit dem neuen System ggf. automatisieren und optimieren? Achten Sie darauf, dass nicht zwingend an alten Prozessen festgehalten wird. Seien Sie offen für Veränderungen.

Wie viele Mitarbeiter nutzen gleichzeitig das ERP-System?

Schwankt die Anzahl der Mitarbeiter, die das System nutzen? Benötigen Sie vielleicht weniger Lizenzen als Sie denken? Mit einem flexiblem Concurrent-User-Lizenzmodell legen Sie die maximale Anzahl an Nutzern fest, die gleichzeitig im System arbeiten müssen. Melden sich z.B. 8 Nutzer an und Sie haben nur 7 Lizenzen, würde ein Nutzer aus dem System ausgeloggt werden. Gerade bei Cloud-ERP-Systemen wird dieses Lizenzmodell häufig genutzt.

Verkaufen Sie bereits online oder wollen Sie in Zukunft online verkaufen?

Es gibt viele ERP-Systeme, die Sie bereits heute dabei unterstützen, Ihre Waren an Endkunden oder B2B-Kunden vollautomatisiert über Ihren Online-Shop oder verschiedene Marktplätze zu verkaufen. Sollten Sie im Online-Handel tätig werden wollen, ist es enorm wichtig, ein ERP-System mit ausreichender Erfahrung in dem Bereich auszuwählen. Falls Sie bereits „nur online verkaufen“, vergewissern Sie sich, dass Ihre aktuellen Online-Vertriebswege alle leicht angebunden werden können. Wollen Sie vielleicht zusätzlich ein stationäres Ladengeschäft an das ERP-System anbinden? In dem Fall ist es wichtig, dass das ERP-System eine integrierte Online-Kasse bietet.

Die Anbieter Analyse

Recherchieren Sie eine Auswahl an ERP-Systemen, die zu Ihren Anforderungen, der Branche und Ihrem Budget passen. Vergleichen Sie die angebotenen Funktionen und treffen eine Vorauswahl Ihrer Top 3.

Die Testphase

Legen Sie sich Testaccounts bei zwei bis drei vorausgewählten Systemen an. Schauen Sie sich Webinare an oder lassen Sie sich von einem Mitarbeiter durch die Funktionen des Programms führen. Finden Sie heraus, ob Sie sich mit der Software gut fühlen und das Look & Feel des Systems zu Ihrem Unternehmen passt. Je mehr Sie testen, desto mehr Gefühl bekommen Sie für die Software. Auch wenn das Testen viel Zeit kostet, wird es sich am Ende auszahlen. Wie ist bereits jetzt der Service des Anbieters? Unterstützt er Sie bereits in der Testphase? Wie gut ist die Erreichbarkeit? Wichtig: Gleichen Sie Ihre Bedarfsanalyse genau mit den Testsystem ab.

Der richtige Implementierungspartner

Die passende Software zu finden, ist sehr wichtig. Genauso wichtig ist der Implementierungspartner, welcher die Software bei Ihnen einführt, die Analyse begleitet, die Prozesse optimiert und auch Schulungen durchführt. Werden Sie direkt vom Hersteller unterstützt oder übernimmt die Software-Einführung ein qualifizierter Partner? Lassen Sie sich Referenzen zeigen. Optimalerweise sollte der Implementierungspartner bereits Projekte in Ihrer Branche durchgeführt haben – Stellen Sie sicher, dass Sie ein kompetentes Team an Ihrer Seite haben. Selbstverständlich sollten Sie auch die internen Mitarbeiter gut auswählen, die an dem Projekt aktiv beteiligt sind. Idealerweise sind in dem Projektteam Mitarbeiter eingebunden, die später mit dem System arbeiten dürfen. Um eine größtmögliche Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erreichen, sollte man stets die Betroffenen zu Beteiligten machen.

Die Auswahl und Vertragsverhandlung

Haben Sie das passende System gefunden? Vergessen Sie nicht, die Preise zu vergleichen. Was kostet eine Lizenz? Brauchen Sie Unterstützung bei der Einrichtung? Wollen Sie oder Ihre Mitarbeiter einen telefonischen Support nutzen? Gibt es ein Onboarding und die Möglichkeit der Mitarbeiterschulung? Wie lange dauert es vom Vertrag bis zur Inbetriebnahme?

Die Implementierung

Die Datenmigration 

Je nachdem ob nur Stammdaten (Artikelstamm, Kunden und Lieferantenstamm) oder auch Bewegungsdaten (Rechnungen der letzten 3 Jahre) aus dem Altsystem übernommen werden, kann die Datenmigration sehr aufwendig sein. Wie werden die Daten vom alten System ins Neue übertragen? Wollen Sie z.B. Ihre Daten erstmal bereinigen? Bietet Ihnen der Anbieter auch hier Unterstützung an, wenn z.B. mehrere Datentabellen vorab kumuliert werden müssen oder sollen?

Die Einführung des neuen ERP Systems

Bevor Sie das neue System nutzen, sollten Sie mit den Führungskräften oder beteiligten Personen Leitfäden für die neuen Prozesse erstellen oder ggfs. interne Schulungen durchführen. Auch wenn das Erstellen der Leitfäden aufwendig erscheint, werden Ihnen diese in der Zukunft vor allem beim Anlernen neuer Mitarbeiter eine Menge Zeit ersparen.

Über den Autor

Selcuk Acar ist seit 15 Jahren ERP Spezialist und Geschäftsführer der EDIT Systems GmbH. Mit seiner Cloud ERP Software reybex für kleine und mittelständische Handelsunternehmen im B2B und B2C Bereich bietet er eine flexible All-in-One Komplettlösung mit vielen Schnittstellen: zu Zahlungs- und Versanddienstleistern, Online-Shopsystemen und Marktplätzen. Von der Rechnung bis zum Versandlabel automatisiert reybex wichtige Unternehmensprozesse. Das Cloud ERP System beinhaltet die Module: Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, mobile Lagerapp, CRM, eine Online Kasse und Projektmanagement.
reybex kann bequem 30 Tage kostenlos getestet werden.