8 Tools für die Arbeitszeiterfassung

Die Diskussion um die Arbeitszeiterfassung ist schon sehr alt. Eigentlich besteht die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit längst, gesetzliche Vorschriften gibt es bis dato aber noch nicht wirklich. Dies soll sich noch im ersten Halbjahr 2023 ändern. Arbeitgeber, die die Arbeitszeit bislang nicht erfassen, müssen sich also Gedanken machen, wie sie das bewerkstelligen. Passende Tools helfen dabei. Aber welches ist das richtige?

Diese Frage können, wie immer, nur die Unternehmen für sich selbst beantworten. Alle Tools und Angebote haben spezifische Funktionen, Vorteile, Nachteile und auch Kostenpunkte. Große Suiten, wie die von Personio, sorgen auch nicht nur für die Erfassung der Arbeitszeit, sondern umfassen direkt alles, was die HR-Abteilungen der Unternehmen so benötigen. Im Folgenden geht es um solche Tools, die sich auf die Arbeitszeit selbst konzentrieren, ihren Funktionsumfang aber mit verwandten Themen wie Urlaubs- oder Projektplanung erweitern.

Clockodo

Clockodo ist eine webbasierte Zeiterfassungs-Software, die sich an Unternehmen jeder Größe richtet. Die Plattform erlaubt die Erfassung von Arbeitszeiten, Projektzeiten und Urlaubszeiten. Darüber hinaus können Unternehmen Rechnungen erstellen und Kundenprojekte verwalten. Clockodo bietet auch eine API für eine nahtlose Integration mit anderen Tools. Das Unternehmen hat inzwischen mehr als 20.000 Kunden in verschiedenen Branchen, darunter Agenturen, IT-Unternehmen und Handwerksbetriebe. Das Starter-Paket kostet vier Euro pro Monat und Nutzer und bietet die digitale Stempeluhr, Arbeitszeiterfassung und Urlaubsmanagement. Die Pakete Pro und Enterprise bieten zu höheren Preisen mehr Funktionen. Da man pro Nutzer zahlt, kann Clockodo je nach Unternehmensgröße durchaus preisintensiv werden. Gute Idee: Für Freelancer gibt es eine kostenlose Version.

Papershift

Papershift ist cloudbasiert und konzentriert sich auf Personal- und Arbeitszeitplanung. Die Plattform bietet Funktionen zur Verwaltung von Schichtplänen, Urlaubsanträgen und Abwesenheiten. Außerdem können Unternehmen Arbeitszeiten und Projektkosten verfolgen und Gehaltsabrechnungen erstellen. Papershift bietet auch Integrationen mit anderen Tools wie Slack, Microsoft Teams und Zapier. Papershift hat Kunden in verschiedenen Branchen, darunter Einzelhandel, Gastronomie und Gesundheitswesen. Das Starterpaket kostet sechs Euro pro Monat und Nutzer, umfangreichere Pakete sind teurer. Das Tool lässt sich aber kostenlos testen.

ZEP

ZEP bietet Funktionen zur Verfolgung von Arbeits- und Projektzeiten, Urlaubsanträgen, Schichtplänen und Abwesenheiten. Darüber hinaus können Unternehmen Rechnungen erstellen, Mitarbeiter verwalten und Gehaltsabrechnungen durchführen. Der Funktionsumfang erweitert sich mit den Paketen. Angeboten werden ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional. Die reine Arbeitszeiterfassung (ZEP Clock) gibt es schon für 1,50 Euro monatlich. Im Professional-Paket (ZEP Professional) für 20 Euro pro Monat, das auf Projektzeiterfassung/-management ausgerichtet ist, lassen sich dann schon viele HR-Bereiche abdecken. Die Pakete sind dabei nicht fix, sondern lassen sich flexibel mit Zusatzmodulen an die eigenen Bedürfnisse anpassen. ZEP bietet auch Integrationen mit anderen Tools wie DATEV und Lexware oder Personio. Das Unternehmen hat mehrere tausend Kunden in verschiedenen Branchen, darunter Einzelhandel, Gastronomie und Handwerk.

Harvest

Harvest ist eine cloudbasierte Zeiterfassungs-Software, die sich an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Die Plattform bietet Funktionen zur Verfolgung von Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten. Darüber hinaus können Unternehmen Rechnungen erstellen und Kundenprojekte verwalten. Harvest bietet auch Integrationen mit anderen Tools wie Basecamp, Trello und Asana. Harvest wird in einer kostenlosen Free-Variante angeboten, deren Funktionsumfang aber sehr eingeschränkt und nur auf einen Nutzer beschränkt ist. Für Freelancer kann die Version aber interessant sein. Die Pro-Variante schlägt mit 10,20 Euro monatlich zu Buche. Achtung: Harvest ist ein US-Unternehmen und das Tool ist nur auf Englisch verfügbar.

Mite

Mite richtet sich als schlankes Online-Tool an kleine und mittelständische Unternehmen, ist aber auch besonders gut für Freiberufler geeignet. Die Plattform bietet eine einfache und intuitive Oberfläche zur Erfassung von Arbeitszeiten, Projektzeiten und Urlaubszeiten. Auch Rechnungen lassen sich erstellen und Kundenprojekte bearbeiten. Zudem bietet auch Mite Integrationen mit anderen Tools. Mite lässt sich sowohl im Browser als auch via App nutzen. Übersichtliche Reports sollen dabei helfen, stets alles im Blick zu behalten. Mite lässt sich 30 Tage lang kostenlos testen und kostet danach fünf Euro monatlich pro Nutzer.

PrimaERP

PrimaERP bzw. PrimaTime richtet sich an Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Mehrere Module zur Verfolgung von Arbeits- und Projektzeiten, Urlaubsanträgen und Abwesenheiten, außerdem Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung und zur Überwachung von Kundenprojekten machen den Funktionsumfang durchaus groß. PrimaERP lässt sich einfach mit Tools wie Trello und dem Google Kalender kombinieren. Hauptzielgruppe sind Rechts- und Steuerunternehmen, Kreativagenturen oder Softwarefirmen. Das Unternehmen bietet ein Paket für zwei Euro für die reine Zeiterfassung. Für 7,99 Euro erhält man zusätzlich Abrechnungsfunktionen. Kundenspezifisch lassen sich größere Pakete individuell abschließen.

TimeTac

TimeTac ist cloudbasiert und modular aufgebaut. Die Plattform bietet Module für die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten, Urlauben und Abwesenheiten. Die Module lassen sich dabei individuell anpassen und skalieren, je nach Branche und Unternehmensgröße. Daher will TimeTac sowohl kleine Unternehmen als auch Global Player ansprechen. Auch TimeTac bietet Integrationen mit anderen Tools, etwa Microsoft Outlook und Zapier. Dank der Cloud lassen sich alle Informationen überall abrufen, am PC, über die App und auch an entsprechend eingerichteten Terminals, die TimeTac selbst anbietet. Die Preise sind abhängig von den gewählten Modulen und der Zahl der Nutzer.

Absence

Mit Absence.io lassen sich Arbeitszeit, Abwesenheiten und Urlaube verwalten. Das Tool ermöglicht es, individuelle Arbeitszeitmodelle zu hinterlegen, Angestellte können ihre Zeiten auch mobil erfassen. Mit der digitalen Personalakte lassen sich Mitarbeiterinformationen zentral verwalten. Ein Personalfragebogen ist ebenfalls enthalten. Integrationen mit Slack, Google, Microsoft oder direkt als API sorgen für die einfache Kombination mit dem weiteren Software-Universum einer Firma. Die einzelnen Module – Urlaubsplaner & Abwesenheit, Zeiterfassung, Digitale Personalakte – kosten zwei Euro pro Monat pro Nutzer und lassen sich entsprechend kombinieren. Außerdem gibt es für die Zeiterfassung die digitale Stempeluhr mit einer Terminal-App kostenlos dazu.