Zeitfresser Meeting? 8 Tipps für produktivere Besprechungen

Kommunikation braucht jedes Unternehmen, ohne Meetings geht es bei den wenigsten. Ob vor Ort oder virtuell, zehn Minuten oder mehrere Stunden – idealerweise sind die Leute, die sich zum gemeinsamen Austausch versammelt haben, hinterher schlauer bzw. produktiver. Doch leider, ist das natürlich längst nicht immer der Fall, denn Studien zeigen, dass die Arbeitsbesprechungen für die Mehrheit der Teilnehmenden oft wenig Ergebnisse bringen, ja ihnen die „eigentliche“ Arbeit sogar erschweren.

Doch was kann helfen, die wertvolle Zeit optimal zu nutzen? Damit beschäftigen sich immer wieder Wissenschaftler, Marktforscher und Unternehmen. Welche neuen Erkenntnisse, Tricks und Strategien helfen können, die eigene Meeting-Kultur zu verbessern – ein Überblick.

Tipp #1: Das Ergebnis von Meetings sind …

… weitere Meetings?! Tatsächlich finden acht von zehn Deutschen, dass ihre Meetings wenig zielführend sind, zeigt eine Analyse des Kollaborationssoftware-Anbieters Atlassian. In den allermeisten Fällen (71 Prozent) würden die Treffen laut Heise damit enden, dass es ein weiteres Meeting zum Thema gibt. Das führt wiederum dazu, dass bei vielen Beschäftigten weniger Zeit für die eigentliche produktive Arbeit bleibt – 43 Prozent planen ihre Arbeit um die Meetings herum und machen deshalb Überstunden. Atlassians Tipp: Die Meetingdauer von 30 auf 15 Minuten begrenzen und Informationen orts- und zeitunabhängig bereitstellen.

Tipp #2: Zeitverschwendung ist eine Frage der Häufigkeit

Es gibt Meetings, die die Zeit von Einzelpersonen verschwenden oder die auf Kosten der Gruppenzeit stattfinden – und beide sind nicht effizient. Im ersten Fall ist das der Fall, wenn es viele Besprechungen gibt, die zwar mit Blick auf die Gruppe von hoher Qualität sind, jedoch durch ihre hohe Frequenz viel individuelle Arbeitszeit verloren geht. Im zweiten Fall gibt es wenige Meetings – jedoch leidet darunter das Teamgefühl, weil Dinge nicht gemeinsam besprochen werden, ermittelten die Organisationspsychologin Constance Noonan Hadley sowie Forscher:innen der Harvard Business School in einer Befragung von 180 Manager:innen.

Was hilft? Die Gruppengröße für die jeweiligen Meetings zu überdenken und diese bestenfalls zu reduzieren, raten die Studienautor:innen. So sind nicht zu viele Personen durch das Meeting gebunden. Akute Entscheidungen sollten Führungskräfte selbst treffen sowie Aufgaben delegieren. Auch sollte es besprechungsfreie Tage, rechtzeitig eine Agenda und feste Regeln geben.

Tipp #3: Remote-Meetings machen müde!

Virtuelle Meetings sind praktisch und gehören bei Firmen, die viel remote arbeiten, zum Standard. Es ist jedoch wichtig, zu wissen, dass virtuelle Meetings erschöpfend wirken: Denn dabei langweilen wir uns deutlich mehr, wie Wissenschaftler:innen aus Finnland herausgefunden haben. Anders als bei Stress oder Überlastung machen uns die Video-Calls aber nicht aktiv müde, sondern passiv. „Obwohl eine Person versuchen kann, die Schläfrigkeit zu kompensieren, indem sie sich stärker auf die Aufgaben in der Sitzung konzentriert, kann eine solche kompensatorische geistige Anstrengung bei längerer Unterbelastung zu einem Zustand passiven Desinteresses führen“, zitiert National Geographic aus der Studie. Deshalb lässt nach den virtuellen Meetings auch die Konzentration erst einmal nach.

Was auch hier hilft: Große Meetings mit ausgeschalteten Bildschirmen und reiner Folienpräsentation sollten vermieden und stattdessen maximal vollständige Termine durchgeführt werden. „Die Forschung zeigt, dass sich Menschen bereits nach zehn Minuten in einem Online-Meeting müde fühlen. Ab 30 Minuten steigt dieser Erschöpfungswert stark an“, warnt Studienleiterin Niina Nurmi. Auch rät sie, zwar die Kamera ein-, aber das eigene Bild auszuschalten. Das lenke nämlich ab.

Tipp #4: Treffen – auch persönlich

Virtuelle Meetings machen nicht nur müde, sondern bei Online-Aktivitäten werde die Gehirnaktivität unterdrückt, ermittelten Forscher:innen der US-Universität Yale. Die Stärke der neuronalen Signale bei Online-Calls war im Vergleich zu persönlichen Gesprächen drastisch reduziert. „In dieser Studie stellen wir fest, dass die sozialen Systeme des menschlichen Gehirns bei realen, persönlichen Begegnungen aktiver sind als bei Zoom“, so die Neurowissenschaftlerin Joy Hirsch. Zwischen den Gehirnen von Personen, die persönlich miteinander sprachen, verliefen die neuronalen Aktivitäten zudem koordinierter. „Diese Ergebnisse verdeutlichen, wie wichtig persönliche Interaktionen für unser natürliches Sozialverhalten sind“, so Hirsch.

Vielleicht auch deshalb plant laut einer Befragung von Design Offices im Durchschnitt jede Führungskraft mindestens ein Präsenzmeeting pro Woche – Tendenz steigend. „Ergebnisorientierte Meetings erfordern in der heutigen Arbeitswelt zunehmend wieder Präsenz, die Hebelwirkung für die Teams und die Performance in den Unternehmen ist enorm“, erklärt sich Dr. Joachim Gripp, CEO von Design Offices und Auftraggeber der Studie, diesen Trend. 

Tipp #5: Der Vibe trifft die Entscheidung

Um produktiv zu sein, braucht es in Meetings eine besonders wichtige Zutat: eine gute Atmosphäre. Bisher wird sogar unterschätzt, wie wichtig die Stimmung ist. „Wir gehen oft davon aus, dass bei der Entscheidungsfindung im Management ein Konsens oder ein gemeinsames Verständnis herrscht. Unsere Forschung zeigt jedoch, dass die Atmosphäre im Raum das Gemeinsame ist und sich auf die getroffenen Entscheidungen auswirkt“, erklärt Matthias Wenzel, Professor für Organisationsforschung an der Leuphana Universität Lüneburg, und beruft sich auf Forschungsergebnisse der Universitäten Queensland, Macquarie und Lüneburg, für die unter anderem Workshops eines Projektteams aufgezeichnet und ausgewertet wurden.

War die Atmosphäre in der Gruppe nachdenklich, agierten die Teilnehmer:innen bei der Strategieentwicklung vorsichtig. In einem eher neugierigen Umfeld fühlten sie sich hingegen frei und gingen explorativ vor. In einer angespannten bzw. abweisenden Stimmung wurden die Anwesenden streitlustig und hatten Schwierigkeiten, sich auf eine Vorgehensweise zu einigen. Einfluss auf die Atmosphäre und damit die Reaktion der Gruppe hatten bereits subtile Veränderungen im Tonfall, in der Sprache oder in der Körpersprache.

Tipp #6: Was Leute in Meetings wirklich tun

Wenn Meetings nur da sind, um ein Meeting zu sein oder die Anwesenden nicht selbst zu Wort kommen, dann muss man sich nicht wundern, dass nicht alle ihre Zeit darauf verwenden, dem Austausch zu folgen. Eine Untersuchung des Workspace-Anbieters Miro ergab, dass mehr als die Hälfte (58 Prozent) der Beschäftigten während Meetings E-Mails beantwortet, mehr als jeder Vierte (28 Prozent) gleichzeitig an anderen Projekten arbeitet, jede:r Dritte im Netz surft oder online Nachrichten liest. Gut ein Viertel interagiert mit Kolleg:innen – und zwar für Gossip und Lästereien untereinander im privaten Chat.

Ganz verbieten sollte man Nebenaktivitäten bei Meetings deshalb aber nicht, raten Forscher:innen der Binghamton University laut t3n. Dient das Sichten einer E-Mail oder Website dem Fortgang der Besprechung, ist das schließlich hilfreich. So können aus den nebenbei geführten Unterhaltungen wertvolle Informationen gewonnen und dadurch beispielsweise Verzögerungen in einer Thematik verhindert werden. 

Tipp #7: In jedem Meeting sitzen unterschiedliche Persönlichkeiten 

Einer hat immer richtig viel zu sagen, andere nicken nur, wenn sie gefragt werden – in deutschen Unternehmen fühlen sich etwa zwei Drittel der extrovertierten Persönlichkeiten wohl damit, ihre Ideen in der Gruppe zu teilen und sind auch zufrieden mit der Beteiligung in Meetings. Auf der „Gegenseite“ sieht das natürlich ganz anders aus – nur eine von drei eher introvertierten Personen teilt gern eigene Ideen vor allen. Nur 43 Prozent von ihnen finden, dass Inklusion im Meeting gelingt.

„Jedes Team hat ein ganz individuelles Setup aus introvertierten und extrovertierten Mitarbeitern, Kollegen im Home-Office oder Teilzeit-Kräften im Büro. Deshalb gibt es für eine gesunde Meeting-Kultur keine Pauschallösung“, erklärt Christine Vonhof, Head of Customer Success DACH bei Miro. Dennoch sollte man sich der Unterschiedlichkeit bewusst sein und die Besprechungen auf die individuellen Bedürfnisse des Teams zuschneiden. 

Tipp #8: Lasst den Konjunktiv weg

Wenn es keine pauschale Lösung gibt, wie gelingt es dann, die so wichtigen Arbeitstreffen produktiver und besser zu gestalten? Laut dem New-Work-Magazin Neue Narrative ist es tatsächlich möglich. Und mehr noch: Man kann sogar mit mehr Energie aus den Meetings gehen. Wichtig ist, sich Fragen zu stellen: Welche Gruppengröße ist die richtige? Wann arbeiten wir konzentriert – und wann nicht? Welche Länge ist gut – und wann braucht es Pausen? Was ist euch wichtiger – Austausch oder Zeit für die Arbeit?

Meetings sollten sich außerdem auf ein konkretes Thema beziehen. Es gibt vorab ein Ziel, das alle kennen sollten und das eine gute Vorbereitung ermöglicht. Eine gute Besprechung hat eine klare Struktur, eine Moderation, klare Rollen, Check-in und Check-out und eindeutige nächste Schritte.

Ein Tipp aber ist besonders wichtig: Gute Meetings setzen einen Fokus auf ein „ich und du“  – und vermeiden den Konjunktiv. „Viele Meetings sind voll von Redebeiträgen à la ‚Wir sollten‘, ‚Man müsste‘. Die führen selten irgendwohin“, schreibt das Magazin. Ändern muss man dafür fast nur eine Formulierung: „Ergebnisorientierte Sprache findet meist in der ersten und zweiten Person Singular statt: ‚Ich brauche von dir‘. Streicht am besten das ‚Wir‘ und lasst die Moderationsrolle fragen: Wer genau soll das machen? Was brauchst du?“

Die beste Nachricht ist also: An schlechten Meetings lässt sich jederzeit etwas ändern.

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