DSGVO gilt auch für Papierakten

Ein Gericht hat klargestellt: Auch Papierakten unterliegen der DSGVO – vorausgesetzt, die Daten darin sind strukturiert abgelegt, also z. B. nach Namen oder Kundennummern sortiert (LG Magdeburg, Urt. v. 25.06.2026, Az. 10 O 1894/25). Im konkreten Fall ging es laut der Kanzlei Dr. Bahr zwar um eine Akte einer Justizvollzugsanstalt, die wegen einer Ausnahmeregelung für Strafverfolgung am Ende doch nicht unter die DSGVO fiel. Der Grundsatz gilt aber unabhängig davon: Wer personenbezogene Daten in einem „Dateisystem” führt, ist an die DSGVO gebunden – ganz gleich, ob digital oder auf Papier.

Hier ist die DSGVO zu beachten

Für Online-Händler heißt das: Auch physische Unterlagen zählen. Wer Bestellformulare, Retourenscheine, ausgedruckte Kundenkorrespondenz oder Personalakten in Ordnern sammelt und nach bestimmten Kriterien ablegt, verarbeitet damit personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO – mit allen Pflichten, die das mit sich bringt: Löschfristen, Zugriffsschutz, ordnungsgemäße Aufbewahrung.

Praktisch bedeutet das:

• Auch Papierakten regelmäßig auf Löschfristen prüfen, nicht nur digitale Systeme
• Zugriff auf physische Unterlagen mit sensiblen Kundendaten beschränken (verschlossene Räume/Schränke)
• Bei Verlust einer Akte im Zweifel wie bei einem digitalen Datenverlust prüfen, ob eine Meldepflicht besteht

Ob im Einzelfall tatsächlich ein Schadensersatzanspruch droht, hängt – wie hier – stark vom Einzelfall ab.