OSS-Mahnungen aus dem Ausland: Muss ich zahlen?

Die zunehmende Globalisierung und der grenzüberschreitende Handel innerhalb der Europäischen Union haben den Bedarf an effizienteren und transparenteren Steuersystemen verstärkt. Vor diesem Hintergrund wurde das One-Stop-Shop (kurz: OSS)-Verfahren eingeführt, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Umsatzsteuerpflichten für grenzüberschreitende Verkäufe innerhalb der EU über ein einziges Portal zu erfüllen.

Trotz dieser Erleichterung stehen viele Händlerinnen und Händler vor kleinen und großen Herausforderungen technischer und administrativer Natur. Mahnungen aus Spanien und anderen Ländern, weil die dortigen Zahlungsfristen nicht eingehalten wurden, sind eine praktische Folge, um die es in diesem Beitrag gehen soll.

Auch die Zahlungsfrist verpasst?

Die Einhaltung der Zahlungsfristen ist weiterhin entscheidend, um zusätzliche Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen zu vermeiden. Dies ist besonders relevant für deutsche Händlerinnen und Händler, die von ausländischen Behörden kontaktiert werden, weil sie die dort geltenden Zahlungsfristen nicht eingehalten haben.

Aktuell berichtete uns ein Betroffener von ebenjenem Schreiben. Der Brief der spanischen Steuerbehörde Agencia Tributaria informiert in Englisch darüber (Order of Enforcement), dass man die Zahlungsfrist für die Umsatzsteuer im Rahmen des OSS-Verfahrens für das jeweilige Quartal verpasst habe. Die geschuldete Zahlung sei erst nach Ablauf der Zahlungsfrist beglichen worden, was zu einem Zuschlag von 5 Prozent der Steuersumme (Executive Surcharge) führe. Er wird aufgefordert, den Betrag innerhalb der angegebenen Frist zu zahlen, um zusätzliche Zinsen und Kosten zu vermeiden.

Allein die Fristberechnung ist für uns etwas ungewöhnlich, denn es wird kein konkretes Fälligkeitsdatum genannt. Dieses muss man sich anhand des Erstellungsdatums des Briefes selbst berechnen. Detaillierte Anweisungen zur Durchführung der Zahlung sind zwar angegeben, einschließlich der Wichtigkeit, die richtige Zahlungs-ID anzugeben, um die Überweisung korrekt zuzuordnen. Dazu teilt der Steuerexperte Dr. Roger Grothmann von Taxdoo seine Erfahrungen zu den Tücken bei der Zahlung mit allen Betroffenen.

Bei Nichtzahlung innerhalb der angegebenen Fristen wird mit einer Beschlagnahme des Eigentums gedroht, um die Schulden, den Vollstreckungszuschlag, Verzugszinsen und Verfahrenskosten zu decken. Der Betroffene hat die Möglichkeit, gegen diese Mahnung innerhalb eines Monats Einspruch zu erheben oder eine Beschwerde einzulegen. Und hier kommt auch schon die entscheidende Frage: Ist die Mahnung berechtigt?

Trotz rechtzeitiger Zahlungsanweisung – Ist die Mahnung legal?

Interessant an dem uns vorliegenden Fall ist, dass der Händler sich keiner Schuld bewusst ist. Die Zahlung sei fristgerecht (für Zahlungen betreffend Q1 ist es der 30.04.) am 29.04.2022 ausgegangen. Knackpunkt könnte jedoch trotzdem ein zeitlicher Versatz gewesen sein. Der 29.04.2022 war ein Freitag und somit besteht zumindest die Möglichkeit, dass die Zahlung nicht spätestens am Samstag, dem 30.04.2022 eingegangen ist.

Das wäre jedoch die Voraussetzung, denn das Umsatzsteuergesetz besagt: „Die Entrichtung der Steuer erfolgt [...] fristgemäß, wenn die Zahlung bis zum letzten Tag der Frist [...] bei der zuständigen Finanzbehörde des anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union eingegangen ist.“ Grothmann empfiehlt, „die Meldung UND die Zahlung 5 Werktage vor Fristende zu leisten“, damit es nicht zu solch einer Mahnung kommt. Ist man sich nicht sicher, sollte man mit dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beziehungsweise der Bundeskasse in Trier noch einmal Rücksprache halten.

Ausnahmsweise sind es mal nicht die strengen Deutschen, sondern die spanischen Behörden, die auch tatsächlich ab dem ersten Tag fünf Prozent des Umsatzsteuerbetrages anmahnen. Das, so Grothmann, sei in Spanien so gesetzlich geregelt und damit offensichtlich legal.

Zahlungserinnerungen: Praxistipp & Fazit für Unternehmen

Unternehmer, die am One-Stop-Shop-Verfahren der EU teilnehmen, erhalten immer wieder Zahlungserinnerungen von anderen EU-Mitgliedstaaten. Diese Erinnerungen sind auf Verzögerungen bei der Weiterleitung von Steuerzahlungen zurückzuführen. Wer solch eine Erinnerung erhalten hat, sollte überprüfen, ob die Steuern ordnungsgemäß an die Bundeskasse Trier überwiesen wurden. In diesem Fall sollte man, ggf. mit fachlicher Hilfe, dem betreffenden Mitgliedstaat mitteilen, dass die Zahlung rechtzeitig erfolgt ist.

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