Klein starten, groß denken? Warum die Kleinunternehmerregelung nicht für jedes Business passt

Zum Start ins Small Business wird meist die Kleinunternehmerregelung empfohlen Aber: Ist das wirklich sinnvoll?

„Ich hätte mir gewünscht, dass mir jemand ehrlich sagt: Starte lieber nicht mit der Kleinunternehmerregelung.“ – AnneSvea

Aber: Was steckt gleich noch mal hinter der Kleinunternehmerregelung?

• Wer die Kleinunternehmerregelung beansprucht, muss keine Umsatzsteuer zahlen.
• Dabei gelten feste Umsatzgrenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
• Wird im Vorjahr die 25.000-Euro-Grenze überschritten, gilt im Folgejahr keine Kleinunternehmerregelung mehr. Bei mehr als 100.000 Euro im laufenden Jahr endet sie sofort – Umsatzsteuer wird dann direkt fällig.
• Einkommens- und Gewerbesteuer müssen dennoch gezahlt werden.
• Die Kleinunternehmerregelung ist freiwillig. Selbstständige dürfen sich auch entscheiden, Umsätze von weniger als 25.000 Euro zu versteuern. 
• Mit der Kleinunternehmerregelung verzichten Selbstständige auf den Vorsteuerabzug.

Ausführliches zur Kleinunternehmerregelung 2025 erfährst du hier in unserer FAQ.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Gerade für den (nebenberuflichen) Einstieg gilt die Kleinunternehmerregelung als der richtige Weg. Sie bedeutet weniger Bürokratie und wirkt weniger risikobehaftet. Die Vorteile im Überblick:

Vorteile

1. Weniger Bürokratie

• Es entfällt die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung – Rechnungen werden ohne Umsatzsteuer erstellt. 
• Dadurch reduzieren sich Zeitaufwand und Verwaltungsarbeit deutlich.

2. Wettbewerbsvorteil bei Privatkund:innen

• Da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, können Dienste und Produkte für Endverbraucher:innen günstiger angeboten werden.
• Besonders vorteilhaft, wenn sich das Angebot fast ausschließlich an Privatpersonen richtet.

3. Vereinfachter Einstieg in die Selbstständigkeit

• Besonders für Gründer:innen oder nebenberuflich Selbstständige ist sie attraktiv, da hohe Investitionen zunächst weniger relevant sind.
• Kein Start mit Umsatzsteuervoranmeldungen, was den Einstieg erleichtert.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Allerdings kommt die Regelung natürlich auch mit Nachteilen daher.

Anne Heißig – die viele in der Branche vielleicht unter dem Namen AnneSvea kennen – unterstützt seit 15 Jahren Verkäufer:innen mit ihrer Expertise. Sie sagt uns dazu: „Ich hätte mir gewünscht, dass mir jemand ehrlich sagt: Starte lieber nicht mit der Kleinunternehmerregelung. Damals dachte ich, es sei einfacher, erst mal klein zu bleiben – aber rückblickend hat es mich eher ausgebremst. Ohne ausgewiesene Mehrwertsteuer war ich für viele Einzelhändler:innen unattraktiv, weil sie keine Vorsteuer ziehen konnten. Der Einstieg in den Wiederverkauf – z. B. in Concept-Stores – wurde dadurch deutlich schwieriger.“

Der größte Nachteil dürfte darin bestehen, dass Investitionen nur eingeschränkt von der Steuer abgesetzt werden können. Mit der Kleinunternehmerregelung zahlt man keine Umsatzsteuer, sondern lediglich Einkommens- und Gewerbesteuer. Im Rahmen der Einkommenssteuererklärung kann man zwar betriebliche Ausgaben geltend machen, ist aber nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Beispiel: Anschaffung einer Stickmaschine fürs Nähgewerbe

Ausgangslage: Du möchtest professionell auf Kundenwunsch sticken und kaufst dir eine hochwertige Stickmaschine für dein Näh-Business.

• Nettopreis: 3.613,45 Euro
• Umsatzsteuer (19 Prozent): 686,55 Euro
• Bruttopreis: 4.300,00 Euro

Variante 1: Du nutzt die Kleinunternehmerregelung

• Du zahlst den vollen Bruttopreis: 4.300,00 Euro.
• Du kannst die 686,55 Euro Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückholen – denn als Kleinunternehmer:in bist du nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
• Investitionskosten bleiben höher, was sich gerade bei teurerem Equipment bemerkbar macht.
• Einen Anteil bekommt man aber zurück, wenn man die Investition als Betriebsausgabe in der Einkommenssteuererklärung geltend macht.

Variante 2: Du verzichtest auf die Kleinunternehmerregelung

• Du zahlst zunächst ebenfalls 4.300,00 Euro brutto.
• Die 686,55 Euro Umsatzsteuer kannst du vom Finanzamt als Vorsteuer zurückholen oder mit deiner eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen.
• Deine tatsächliche Investitionsbelastung liegt damit effektiv nur bei 3.613,45 Euro.

Hier noch einmal die Nachteile im Überblick:

Nachteile

1. Kein Vorsteuerabzug

• Die bezahlte Umsatzsteuer auf Geschäftsausgaben (z. B. Investitionen, Betriebsmittel) kann nicht geltend gemacht werden. 
• Das führt zu höheren realen Kosten bei größeren Anschaffungen.

2. Nachteile im B2B-Geschäft

• Geschäftskunden können keine Vorsteuer geltend machen, was sie oft zu regulär steuerpflichtigen Anbietern ziehen lässt.
• Dadurch entsteht Wettbewerbs‑ oder Preisnachteil im Unternehmenskundensegment.

3. Bindung und Unklarheiten bei Umsatzgrenzen

• Die Umsatzgrenzen sind relativ niedrig: bis 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. 
• Überschreitung führt zum Statusverlust und erfordert ggf. rückwirkende Anpassungen und zusätzlichen Aufwand.

Die Kleinunternehmerregelung hinter sich lassen

Natürlich beginnen viele Selbstständige mit der Kleinunternehmerregelung – in dem Bewusstsein, dass ein Wechsel ins Regelbesteuerungssystem später noch möglich ist. Doch dieser Wechsel ist nicht immer einfach: Wer plötzlich Umsatzsteuer ausweisen muss, wird in der Regel auch seine Preise anpassen müssen. Das kann bestehende Kund:innen irritieren oder sogar kosten – vor allem, wenn sich das Angebot an Endverbraucher richtet.

Daher gilt: Je klarer du dir zu Beginn über deine Zielgruppe und deine Wachstumsambitionen bist, desto fundierter kannst du entscheiden, ob die Kleinunternehmerregelung wirklich zu dir passt – oder dich eher aufhält. Wer von Anfang an professionell aufgestellt sein möchte, sollte den Mut haben, groß zu denken – und die Regelung bewusst hinter sich lassen.

„Heute sage ich: Wer von Anfang an ernsthaft verkaufen will – auch an Wiederverkäufer –, sollte sich gut beraten lassen und mitdenkende Profis an der Seite haben. Und nicht aus reiner Angst vor Papierkram auf die falsche Rechtsform setzen“, lautet daher Annes Learning aus ihrer Selbstständigkeit.