Welche Unterlagen müssen wie lange archiviert werden? Wie lassen sich Ordnung und Nachvollziehbarkeit sicherstellen? Und was gilt bei E-Mails, Konvertierungen und Systemwechseln? Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat einen umfassenden FAQ-Katalog zur digitalen Aufbewahrung veröffentlicht.

Das Dokument richtet sich auch an Unternehmen und beantwortet wichtige Fragen zu handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Der FAQ-Katalog greift unter anderem folgende Themen auf:

  • Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht (Frage 2.0)
    - 10 Jahre: z. B. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Organisationsunterlagen
    - 8 Jahre (Rechtslage seit 2025): Buchungsbelege und Rechnungen
    - 6 Jahre: sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen
    Wichtig: Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres der Entstehung bzw. letzten Eintragung. Durch steuerliche Anlauf- oder Ablaufhemmungen (z. B. Betriebsprüfung) kann sich die tatsächliche Dauer verlängern.
  • Identifikation „steuerrelevanter Daten“ (Fragen 2.2.1–2.2.4): Aufbewahrungspflichtig sind alle steuerlich relevanten Daten einschließlich E-Mails mit Beleg- oder Geschäftsbriefcharakter.
  • Vernichtung gescannter Papierunterlagen und ersetzendes Scannen (Frage 2.2.32): Papierbelege dürfen nach GoBD-konformem ersetzendem Scannen grundsätzlich vernichtet werden. Ausgenommen sind jedoch insbesondere papierhaft erstellte Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen.

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