Wir wurden gefragt: Wie können Ebay-Kontensperrungen wegen Mail-Signaturen vermieden werden?

Neben der gesetzlichen Pflicht, ein Impressum im Online-Shop vorzuhalten, gibt es vergleichbare Regelungen auch für Geschäftspost (z.B. E-Mails). Diese beiden Gesetzesvorgaben sind jedoch nicht zu verwechseln. Im Gegenteil: Angaben in der Geschäftskorrespondenz sehen im Vergleich zum Impressum nur "rudimentäre" Pflichtangaben vor.

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Signaturen können gegen Ebay-Grundsätze verstoßen

Zuletzt setze Ebay mit dem Frühjahrsupdate den Roststift an und kündigte eine Entschlackung der Artikelbeschreibungen an. Ab September 2017 dürfen Händler keine Kontaktinformationen mehr in Artikelbeschreibungen, Bildern, im Verkäuferprofil und in Ebay-Shops einbinden.

In letzter Zeit kam es offensichtlich vermehrt zu Kontensperrungen, weil Ebay-Händler neben den gesetzlich erforderlichen Angaben Kontaktmöglichkeiten in ihre Kommunikation mit Ebay-Käufern aufgenommen haben. Gemeint ist die Kommunikation über das interne Ebay-System.

Laut den Ebay-Grundsätzen soll es jedoch nicht gestattet sein, in die Korrespondenz mit dem Kunden (elektronische) Kontaktdaten aufzunehmen. Hintergrund ist, wie beim Frühjahrs-Update auch, dass über Kontaktdaten (z.B. E-Mails-Adresse, Telefonnummer oder Webseite) Verträge außerhalb von Ebay abgeschlossen werden könnten. Dabei beruft sich Ebay auf folgenden Passus in den Grundsätzen: 

Kontensperrungen vermeidbar

Ebay möchte die Verwendung von E-Mail-Signaturen selbstverständlich nicht gänzlich verbieten, sondern steht einer Einhaltung der gesetzlichen Signaturpflichten nicht im Weg. Die Verwendung von Links, Webseiten, Telefonnummern, Faxnummern oder E-Mail-Adressen innerhalb der Signatur fallen allerdings nicht unter die rechtlich erforderlichen Pflichtangaben, die vom Gesetzgeber für eine Signatur - die lediglich eine Identifizierungsfunktion hat - vorgeschrieben sind.

Mangels dieser gesetzlichen Pflicht, darf Ebay deshalb entsprechend seiner festgelegten Grundsätze in den Ebay-Nachrichten die Nutzung elektronischer Kontaktmöglichkeiten oder die Angabe von Webseiten untersagen.

Als Sanktionen können Kontensperrungen drohen. In den uns bekannten Fällen wurde eine siebentägige Kontensperrung verhängt. Unter Einhaltung der nachfolgenden Tipps sollte das jedoch vermeidbar sein.

Impressumspflicht nicht automatisch Signaturpflicht

Dass Online-Händler ein Impressum vorhalten müssen, welches bestimmte Pflichtangaben enthalten muss, ist klar. Sobald Unternehmer ihren Shop oder ihr Gewerbe im Web präsentieren - sei es über eine eigene Webseite, in Sozialen Netzwerken wie Facebook oder in einem Forum oder Blog - sind sie verpflichtet, ein vollständiges Impressum einzustellen.

Das Impressum muss für die Besucher der Seite leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein und gehört deshalb auf die Webseite unter eine eindeutig beschriftete Schaltfläche. Bei Ebay werden die Impressumsdaten in den rechtlichen Informationen zum Verkäufer hinterlegt und automatisch in die Artikelansicht eingezogen.

Davon zu unterscheiden ist die geschäftliche Korrespondenz zwischen Kunde und Verkäufer. Für die darin zu verwendende Signatur gelten gesonderte Regelungen, die mit dem Impressum auf der Webseite nicht zu verwechseln sind.

Signaturpflicht für bestimmte Unternehmensformen

Nahezu jeder Unternehmer wird die gesetzlichen Signaturpflichten unbewusst umsetzen und sogar darüber hinausgehen, denn eine ausführliche E-Mail-Signatur gehört zum guten Ton. Bei geschäftsmäßigen und nach außen gerichteten Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, haben bestimmte Unternehmensformen sogar die Pflicht, über ihre Identität zu informieren.

Dazu zählen auch E-Mails. Unabhängig davon, an wie viele Empfänger das Schreiben gerichtet ist, gelten die Regelungen für Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Wie die Signatur aussehen muss, hängt von der Unternehmensform ab. Dazu nachfolgend ein Überblick über die gängigsten: 

Variante 1: Händler ist nicht im Handelsregister eingetragen

Für Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, gibt es keine gesetzliche Regelung über die Angaben in E-Mail-Signaturen. Online-Händler, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sollten jedoch mindestens ihren ausgeschriebenen Vornamen, den Familiennamen und ihre Anschrift in die Signatur von geschäftlichen E-Mails aufnehmen.

Variante 2: Händler ist als Kaufmann im Handelsregister eingetragen

Die Pflichtangaben in einer E-Mail-Signatur eines eingetragenen Kaufmannes ergeben sich aus § 37a Handelsgesetzbuch (HGB). Auf allen Geschäftsbriefen (also auch in der E-Mail-Signatur) des Kaufmanns, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen 

• seine Firma,
• die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere "e.K.", "e.Kfm." oder "e.Kfr.";
• der Ort seiner Handelsniederlassung,
• das Registergericht
• und die Handelsregisternummer

angegeben werden.

Variante 3: Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) 

Die Pflichtangaben für die E-Mail-Signatur einer GmbH ergeben sich aus § 35a GmbH-Gesetz:

• Firma mit Rechtsformzusatz „GmbH“
• Sitz der GmbH,
• das Registergericht des Sitzes,
• Handelsregisternummer,
• alle Geschäftsführer,
• soweit vorhanden der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• Angaben über die Zweigniederlassung
• das Stammkapital, sofern Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden.

Weitere Gesellschaftsformen haben folgende Pflichten:

Offene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB

Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB

Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG).

Angaben zu Telefon, E-Mail und Webseite sind in der Signatur nicht erforderlich. Bei Rechnungen ist zusätzlich die Ust-.Id.-Nummer anzugeben, sofern beantragt.