Diese Rechte und Pflichten gelten bei einer Krankmeldung

Melden sich Arbeitnehmende krank, dann weisen sie damit nach, dass sie aufgrund einer Erkrankung für einen bestimmten Zeitraum nicht in der Lage sind, ihre vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erfüllen. Sobald Arbeitnehmende feststellen, dass sie nicht arbeiten können, wird die Krankmeldung fällig. Wir klären darüber auf, welche rechtlichen Vorgaben bei einer Krankmeldung sowohl vonseiten der Arbeitnehmenden als auch der Arbeitgebenden einzuhalten sind.

Krankmeldung und Krankschreibung: beides das Gleiche?

Wer krank und somit arbeitsunfähig ist, muss nicht zur Arbeit erscheinen. Das gilt sowohl für den Weg ins Büro, als auch für den Gang zum heimischen Schreibtisch im Homeoffice. Denn wer krank ist, soll von seiner Erkrankung genesen können. 

Unterschieden werden muss zwischen der Krankmeldung und der Krankschreibung, besser Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung genannt. Die Krankmeldung muss durch den Arbeitnehmenden selbst erfolgen. Er ist verpflichtet, dem Arbeitgebenden seine Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Sie dient als reine Information über eine Erkrankung. Die Krankmeldung bedingt folglich auch nicht den Gang zur Arztpraxis.

Eine Krankschreibung hingegen wird durch eine Ärztin oder einen Arzt ausgestellt, die bzw. der die Arbeitsunfähigkeit bestätigt. Diese muss wiederum beim Arbeitgebenden laut Gesetz spätestens ab dem vierten Tag der Krankheit vorgelegt werden. Der Arbeitgebende muss zwar über das Bestehen einer Erkrankung an sich informiert werden. Welche konkrete Erkrankung der Arbeitnehmende hat, geht den Arbeitgebenden aber nichts an. Der Krankschreibung kommt ein hoher Beweiswert zu. Damit dieser erschüttert wird, sind konkrete Umstände vorzutragen.

Wann und wie muss eine Krankmeldung erfolgen?

Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) ist der Arbeitnehmende dazu verpflichtet, dem Arbeitgebenden die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Die Meldung wird zu dem Zeitpunkt fällig, sobald der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit feststellt.

Wer erkrankt ist, muss sich also, sobald er weiß, dass er nicht arbeiten kann, bei der Personalabteilung und/oder seinem oder seiner direkten Vorgesetzten krankmelden, am besten noch vor Arbeitsbeginn. Wie die Krankmeldung zu erfolgen hat, darüber gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Grundsätzlich sind Arbeitnehmende darin frei, ob sie ihren Arbeitgebenden telefonisch in Kenntnis setzen oder eine E-Mail schreiben. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Nachricht den Arbeitgebenden auch zeitnah erreicht.

Das Unternehmen kann allerdings auch festlegen, in welcher Form eine Krankmeldung zu erfolgen hat. Das kann etwa dann der Fall sein, wenn es die Unternehmensabläufe nicht zulassen, dass ständig die neuesten E-Mails gelesen werden. Dann kann das Unternehmen vorschreiben, dass die Krankmeldung beispielsweise per Telefon erfolgen muss, um sicherzustellen, dass die Meldung auch beim Arbeitgebenden ankommt. 

Wann muss eine Krankschreibung vorgelegt werden?

Nach dem EntgFG muss ab dem vierten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden. Das Unternehmen kann jedoch auch im Arbeitsvertrag oder einer Zusatzvereinbarung einen früheren Zeitpunkt bestimmen. Dann kann auch schon ab dem ersten Krankheitstag eine Bescheinigung fällig sein. Um eine Krankschreibung zu erhalten, ist der Gang zur Arztpraxis notwendig. Die Ärztin oder der Arzt stellt dann nach einer Untersuchung die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus.

Arbeitnehmende haben nach § 3 EntgFG während der Zeit der Krankmeldung einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Das bedeutet, dass Arbeitnehmende nach dem Gesetz einen Anspruch darauf haben, ihren Lohn auch im Krankheitsfall zu erhalten. Für die ersten sechs Wochen erfolgt diese durch den Arbeitgebenden. Danach ist die Krankenkasse dafür verantwortlich. 

Telefonische Krankschreibung ab sofort möglich

Seit dem 7. Dezember 2023 ist die telefonische Krankschreibung dauerhaft möglich. Mit dieser Regelung sollen vor allem überfüllte Arztpraxen entlastet werden. Allerdings ist das nur unter gewissen Bedingungen zulässig. So muss die Patientin oder der Patient der jeweiligen Arztpraxis bereits bekannt sein und es muss sich um eine leichte Erkrankung handeln. Zeitlich ist die telefonische Krankschreibung auf einen Zeitraum von fünf Tagen begrenzt. Wurde schon eine Erstbescheinigung vom Arzt ausgestellt, kann eine Folgebescheinigung ebenfalls telefonisch erfolgen.

Die digitale Krankschreibung 

Seit dem 1. Januar 2023 gibt es den „gelben Schein“ nicht mehr. Abgelöst wurde er durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Betroffen sind davon die gesetzlich versicherten Arbeitnehmenden. Diese müssen seitdem nicht mehr selbst den Schein an den Arbeitgebenden übermitteln. Die Arztpraxen übermitteln nun die Informationen zur Krankschreibung digital an die Krankenversicherung der Patienten, welche wiederum alle Daten für die Arbeitgebenden zum Abruf bereitstellt. 

Über Dauer und Verlängerung informieren

Arbeitnehmende sind bereits bei der Krankmeldung dazu verpflichtet, dem Arbeitgebenden über die mögliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit und ob der Besuch einer Arztpraxis geplant ist, zu berichten. Nach Erhalt der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss der Arbeitgebende über die genaue Dauer der Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Eine Gesundmeldung ist vom Gesetz nicht vorgesehen und damit auch nicht notwendig.

Fühlt sich der Arbeitnehmende auch nach Ablauf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung noch krank, muss eine Verlängerung bzw. eine Folgebescheinigung bei Ärztin oder Arzt eingeholt werden. Der Arbeitgebende ist schnellstmöglich über die Verlängerung in Kenntnis zu setzen. 

Was Arbeitnehmende bei einer Krankmeldung dürfen

Sind Arbeitnehmende krank und bleiben aufgrund dessen der Arbeit fern, so müssen sie alles unterlassen, was ihre Genesung verzögern könnte. Das bedeutet nicht immer zwingend im Bett bleiben zu müssen. Entscheidend ist, was die Ärztin oder der Arzt verordnet. Einkäufe in Apotheken oder Supermärkten sind jedoch möglich, solange keine strikte Bettruhe verordnet wurde. Arbeitnehmende sind in der Verantwortung, alles dafür zu tun, schnellstmöglich wieder gesund zu werden. 

Konsequenzen bei verspäteter oder fehlender Krankmeldung

Halten sich Arbeitnehmende nicht an die Vorgaben, sich entsprechend der Förderung ihrer Genesung zu verhalten, droht ihnen eine Abmahnung und im schlimmsten Fall auch eine Kündigung. Das Gleiche gilt auch, wenn Arbeitnehmende sich verspätet oder gar nicht krankmelden. Bei einem einmaligen Verstoß wird eine Abmahnung noch nicht gerechtfertigt sein. Häufen sich verspätete Krankmeldungen oder Krankschreibungen, muss der Arbeitnehmende aber mit einer Abmahnung oder in extremen Fällen mit einer Kündigung rechnen. Entscheidend ist immer der Einzelfall.