Darf ich meine Kundschaft über einen Umzug per E-Mail informieren?

Auch im geschäftlichen Kontext kommt es zu Umzügen: Egal, ob stationäres Landengeschäft oder Büro – Standortwechsel kommen vor und damit taucht fast automatisch die Frage auf, ob man seine Bestandskunden über den Umzug informieren darf. Immerhin möchte man gewährleisten, dass diese einen künftig auch finden. Aber: Ist es rechtlich wirklich so einfach?

Wie eine solche Meldung rechtlich einzuordnen ist

Um die Ausgangsfrage zu beantworten, müssen wir zunächst anschauen, wie diese Meldung rechtlich eingeordnet werden muss. Handelt es sich um eine reine Information oder um Werbung? Anders als die Werbung, unterläuft ein rein informatives Schreiben weniger strengen Anforderungen. 

Die Grenze, zwischen Werbung und reiner Information ist nicht immer leicht zu ziehen. Jefdenfalls ist aber dann immer von Werbung die Rede, wenn die Maßnahme der Absatzförderung dienen soll. 

Zwar könnte man bei einer Umzugsbenachrichtigung argumentieren, dass man nur verhindern möchte, dass die Kundschaft vor verschlossener Tür steht oder Schreiben an die falsche Adresse sendet; der primäre Zweck so einer Nachricht besteht aber ehrlicherweise darin, weiterhin lückenlos von der Bestandskundschaft gefunden zu werden, damit diese weiterhin für Umsatz sorgt.

Entsprechend handelt es sich bei einer solchen Meldung um Werbung, die nur unter den strengen Voraussetzungen des Wettbewerbs- und Datenschutzrechtes zulässig ist. 

Mit Einwilligung kein Problem

Grundsätzlich dürfen Werbe-E-Mails nur mit vorheriger Einwilligung der einzelnen Personen versendet werden. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass man Personen, die bereits aufgrund einer Einwilligung im E-Mail-Verteiler stehen, über den Umzug informieren darf.

Wichtig ist natürlich, dass die Einwilligung auch rechtlich korrekt eingeholt wurde.

Bestandskundschaft ohne Einwilligung anschreiben

Was ist aber mit bereits vorhandener Kundschaft, von der keine Einwilligung vorliegt? Eine Ausnahme vom Einwilligungsgrundsatz bildet die sogenannte Bestandskundenwerbung. Personen, die bereits eine ähnliche Ware oder Dienstleistung beim Unternehmen erworben haben, dürfen kontaktiert werden. Hier ist zwar keine Einwilligung erforderlich, allerdings müssen vier andere Voraussetzungen erfüllt sein: Die Person muss zum Kreis der Bestandskundschaft gehören, die E-Mail muss Werbung für ähnliche Waren oder Dienstleistungen enthalten, die Person darf der Verwendung der E-Mail-Adresse nicht widersprochen haben und die Kundschaft muss bei der Datenerhebung und bei jeder Verwendung klar und deutlich auf das Widerspruchsrecht hingewiesen werden.

Bei einer standardmäßigen Umzugs-E-Mail handelt es sich um eine allgemeine Ankündigung. Es werden gerade keine konkreten Waren oder Dienstleistungen beworben, die Ähnlichkeiten zu den Produkten aufweisen, die die Person bereits erworben oder gebucht hat. Entsprechend ist diese Voraussetzung der Bestandskundenwerbung nicht erfüllt. 

Fazit: Per E-Mail nur mit Einwilligung

Die Kundschaft darf also per E-Mail nur dann über einen Standortwechsel informiert werden, wenn eine wirksame Einwilligung (am besten über ein Doppel-Opt-in-Verfahren) eingeholt wurde. Bei der Mitteilung handelt es sich grundsätzlich nicht um Bestandskundenwerbung, weswegen auch die Ausnahme vom Einwilligungserfordernis nicht greift.

Per Post dürfen Bestandskunden übrigens angeschrieben werden. Hierfür ist keine Einwilligung notwendig. Sollten Personen der Werbung per Post widersprochen haben, muss diesem Wunsch entsprochen werden.