Daran müssen Unternehmen zum Jahresabschluss denken

Auch wenn der Sommer noch gar nicht richtig vorbei zu sein scheint, steht die Weihnachtszeit quasi schon kurz bevor. Darauf lassen nicht nur die bereits vorhandenen Lebkuchen in den Geschäften schließen, auch Online-Händler und Unternehmen im Allgemeinen müssen sich jetzt bereits auf die häufig umsatzstärkste Zeit des Jahres vorbereiten. 

Achtung vor Fristablauf 

Das Jahresende zieht auch einige Fristen nach sich, die man als Unternehmen beachten sollte. Gerade offene Forderungen verjähren in der Regel zum Jahresende. Unternehmer sollten daher vor dem 31. Dezember in Erfahrung bringen, welche Forderungen zu verjähren drohen und eventuell einen Mahnbescheid ausstellen, um die Verjährung zu hemmen. 

Inventur nicht vergessen:

Kaufleute, die zur doppelten Buchführungspflicht verpflichtet sind, müssen mindestens eine Inventur im Jahr durchführen. Die Inventur muss zum Bilanzstichtag durchgeführt werden. Das ist in der Regel der 31. Dezember. Da eine Inventur mit großem Aufwand verbunden ist, bietet es sich, gerade bei größeren Unternehmen an, die Inventur in kleinen Teilschritten durchzuführen. 

Eine Inventur hilft dem Arbeitgeber außerdem dabei, einen Überblick darüber zu behalten, welche laufenden Kosten es gibt, wie sich die Kosten entwickelt haben und wie sich der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr entwickelt hat. So kann zudem eine Planung fürs nächste Jahr vorgenommen werden und aktuelle Entwicklungen im Auge behalten werden. 

Praxistipp: Das eigene Personal ist zu sehr in die laufenden Arbeiten eingebunden, um eine Inventur durchzuführen? Hier können Zeitarbeitsfirmen die Lösung sein. Oftmals vermitteln sie Inventurjobs an Schüler und Studenten.

Lizenzen:

Im Zuge der Inventur sollten auch die Lizenzverträge überprüft werden. Nicht nur, weil das zur Bestandsaufnahme und zu den laufenden Kosten der Inventur dazu gehört, auch bietet es sich an zu überprüfen, ob eventuelle Verträge zum Jahresende auslaufen. 

Datenschutz:

Auch das Thema Datenschutz ist mit Fristen verbunden. Denn einige personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie ein Zweck zur Speicherung vorliegt. In einigen Fällen richtet sich der Zweck der Speicherung nach Ansprüchen, die eventuell noch geltend gemacht werden können. Daten über arbeitsrechtliche Vertragsbedingungen können zum Beispiel noch wichtig werden, wenn es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt. Sobald die Ansprüche verjähren, was in der Regel am Jahresende geschieht, liegt der Zweck der Speicherung nicht mehr vor und die Daten müssen gelöscht werden. 

Tipps fürs Weihnachtsgeschäft

Weihnachtsgeld

Manche Arbeitgeber wollen ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun und zahlen ein sogenanntes Weihnachtsgeld. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung eines Weihnachtsgeldes gibt es nicht, der Arbeitgeber kann selber festlegen, ob er eins zahlen möchte und wenn ja, wie hoch die Summe sein soll. Dabei kann eine pauschale Summe für alle Mitarbeiter festgelegt werden oder die Summe kann sich nach dem Gehalt der Mitarbeiter richten. 

Häufig ist das Weihnachtsgeld nicht vertraglich vereinbart, wird aber dennoch gezahlt. Damit versuchen Arbeitgeber sich von einer vertraglichen Verpflichtung freizumachen. Dabei sollte er allerdings die Grundsätze der betrieblichen Übung beachten. Denn wenn ein Arbeitgeber regelmäßig Weihnachtsgeld gezahlt hat, verlassen sich die Mitarbeiter irgendwann darauf, dass wieder ein Weihnachtsgeld gezahlt wird. Eine gesetzliche Regelung, wie häufig hintereinander Weihnachtsgeld gezahlt werden muss, damit es als betriebliche Übung bezeichnet wird, gibt es nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat allerdings vor einigen Jahren bereits entschieden (10 AZR 266/14), dass ein Arbeitnehmer, nachdem drei Jahre in Folge Weihnachtsgeld gezahlt wurde, davon ausgehen kann, dass er auch zukünftig Weihnachtsgeld erhält. Dabei ist unerheblich, ob das Geld immer in gleicher Höhe gezahlt wurde. 

Um das zu verhindern, versehen viele Arbeitgeber die Zahlung des Weihnachtsgeldes mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt. Dabei muss der Arbeitgeber unmissverständlich und deutlich klarmachen, dass die Sonderzahlung freiwillig gezahlt wurde und sich daraus keine Pflicht für die Zukunft ableiten lässt. Dies ist allerdings nur möglich, wenn es keine vertragliche Regelung gibt, die den Arbeitnehmer zur Zahlung einer Sonderzahlung verpflichtet. 

Kann ich meine Kunden einfach so anschreiben und ihnen frohe Weihnachten wünschen?

In der Regel nicht. Denn auch wenn es nett gemeint ist, gelten solche E-Mails, nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) als Werbung. Und Werbung, die per E-Mail verschickt wird, darf nur dann versendet werden, wenn eine Einwilligung vorliegt. Die Einwilligung sollte möglichst durch eine Checkbox bestätigt worden sein. Außerdem muss darauf hingewiesen werden, dass die Zusage jederzeit widerrufen werden kann. 

Das UWG kennt allerdings eine Ausnahme, bei sogenannten Bestandskunden. Wenn ein Kunde eine Bestellung abgegeben und seine E-Mail-Adresse hierbei angegeben hat, darf ihm für ähnliche Artikel Werbung zugesendet werden, wenn er dem nicht ausdrücklich widersprochen hat. Da es sich um eine Ausnahmeregel handelt, sollte die Bedingungen eher streng ausgelegt werden. Ähnliche Artikel können dabei Ersatzteile oder Zubehör sein. Ein Produkt, was lediglich grob aus der gleichen Produktkategorie kommt, gilt unter Umständen nicht als ähnliche Ware. Natürlich muss auch hier der Kunde jederzeit die Möglichkeit haben, der Bestandskundenwerbung zu widersprechen. Außerdem muss er bei Erhebung und jeder Verwendung der Kontaktdaten über sein Widerspruchsrecht ordnungsgemäß informiert werden. 

Wenn Kunden sich allerdings für einen Newsletter angemeldet haben, können Weihnachtsgrüße selbstverständlich in Form eines Newsletters versendet werden. Auch hier sollte allerdings darauf geachtet werden, dass der Empfänger jederzeit die Möglichkeit haben sollte, sich vom Newsletter wieder abzumelden. 

Weihnachtspostkarte an Geschäftspartner: Dagegen sind Weihnachtsgrüße in Postkartenform in der Regel kein Problem. Für Werbung per Post wird keine Einwilligung benötigt. Sollte der Empfänger deutlich gemacht haben, dass er keine Grußkarten erhalten möchte, sollte das aber unbedingt berücksichtigt werden.

Brauche ich eine Verpackungslizenzierung, wenn ich Geschenke an meine Geschäftspartner verschicke?

Das Verpackungsgesetz betrifft diejenigen, die (mit Ware befüllte) Verpackungen gewerbsmäßig in Verkehr bringen. Auch wenn das Verpackungsgesetz vom „Endverbraucher“ spricht, ist hier nicht der Verbraucher nach dem BGB gemeint, es können auch die sogenannten gleichgestellten Anfallstellen umfasst sein. Je nach Situation besteht die Möglichkeit, dass Unternehmer auch als Hersteller von Verpackungen von Geschenken u.ä. gelten – es ist nämlich nicht erforderlich, dass das Inverkehrbringen entgeltlich ist.

Kann ich die Kosten für die Weihnachtsfeier steuerlich absetzen?

Zum Ende des Jahres planen viele Unternehmen eine Weihnachtsfeier. Die Kosten für eine Weihnachtsfeier können dann steuerlich abgesetzt werden, wenn sie im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse liegen. Bei Betriebsfeiern, also auch bei Weihnachtsfeiern, ist das in der Regel der Fall. Die Kosten für eine Weihnachtsfeier stellen dann Betriebsausgaben nach § 4 Einkommenssteuergesetz dar. Die Höchstgrenze pro Teilnehmer liegt bei 110 Euro pro Arbeitnehmer der teilnimmt. Wird diese Grenze überschritten, müssen die Mehrausgaben wie Arbeitslohn behandelt werden.