Wann müssen Personalakten ausgeschiedener Angestellter gelöscht werden?

Arbeitgeber haben Arbeitnehmern gegenüber viele Pflichten und einige gehen sogar über das Beschäftigungsverhältnis hinaus. Was zum Beispiel passiert mit der Personalakte, wenn der Arbeitnehmer nicht mehr im Betrieb beschäftigt ist. 

Eine gesetzliche Vorschrift allgemein für die Personalakte gibt es dabei nicht, es kommt auf die einzelnen Dokumente an, die darin enthalten sind. In vielen Fällen ist der Arbeitgeber sogar verpflichtet, die Daten während eines gewissen Zeitraums aufzubewahren, da er einer Buchführungsfrist unterliegt.

Speicherzweck entscheidend

Dabei ist entscheidend, für welche Zwecke die einzelnen Unterlagen in der Personalakte angelegt wurden. Da in der Personalakte relativ viele verschiedene Unterlagen zusammen kommen, muss genau darauf geachtet werden, zu welchem Zweck die Unterlagen erhoben wurden, und welchen Fristen diese unterliegen. 

Bei Unterlagen, die für die Lohnsteuer oder die Sozialversicherung gespeichert werden, regelt das Einkommenssteuergesetz. Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen und die dafür gespeicherten Daten müssen sechs Jahre nach der letzten Lohnauszahlung aufbewahrt werden. 

Das siebte Buch des Sozialgesetzbuches regelt weiter, dass Daten, die entscheidend für die Sozialversicherung sind, mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren sind. Steuerlich relevante Unterlagen für das Unternehmen unterliegen nach dem Handelsgesetzbuch, sowie der Abgabenordnung einer Speicherfrist, die sogar ganze zehn Jahre beträgt. 

Nachweise nach dem Arbeitszeitgesetz über die Mehrarbeit von mehr als acht Stunden in der Woche, sind nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz zwei Jahre lang aufzubewahren. 

Bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen kommt es darauf an, ob es im Zuge der Arbeitsunfähigkeit zu einer Ausgleichszahlung der Krankenkasse kam. Denn diesbezügliche Ansprüche der Arbeitgebers gegenüber der Krankenkasse verjähren nach vier Jahren, sodass eine Aufbewahrung für diesen Zeitraum nötig sein kann. Für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die davon nicht betroffen sind, gibt es keine gesetzliche Speicherfrist. Da es sich gerade bei Gesundheitsdaten um sensible persönliche Daten handelt, sollte gerade hier darauf geachtet werden, die Daten nicht übermäßig lang zu speichern. 

Verjährungsfristen und Datensparsamkeit beachten

Unterlagen, für die es keine gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt, wie zum Beispiel der Arbeitsvertrag, sollten allerdings dennoch nicht mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters gelöscht werden. Denn Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjähren in der Regel erst nach drei Jahren, sodass Unterlagen, die für eine eventuelle Streitigkeit von Bedeutung sein könnten, so lange aufbewahrt werden sollten. Dazu gehört unter anderem auch das Arbeitszeugnis. 

Der Grundsatz der Datensparsamkeit der DSGVO besagt, dass persönliche Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es einen Zweck zur Speicherung gibt. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sowie die möglichen rechtlichen Streitigkeiten bis zur Verjährungsfrist, stellen einen legitimen Zweck dar. Daten, die keiner Speicherfrist unterliegen und für die es keinen Zweck gibt, diese zu speichern, sollten also unmittelbar nach Ausscheiden des Mitarbeiters gelöscht werden.