Das müssen Arbeitgeber zum Homeoffice wissen

Die Arbeitswelt hat sich, besonders während der andauernden Coronapandemie, verändert und ist flexibler geworden. Wer heutzutage die Möglichkeiten dazu hat, erledigt seine Arbeit von zu Hause aus. Für Viele ist das Arbeiten aus dem Homeoffice gar nicht mehr wegzudenken. Doch so einfach und bequem das erscheinen mag, so sind doch einige rechtliche Aspekte beim Homeoffice zu beachten. Auch das Mobile Office spielt eine immer größer werdende Rolle. Die Unterschiede zwischen beiden Modellen und die sich daraus ergebenden Rechte und Pflichten sollten daher sowohl der Arbeitgeber, als auch die Beschäftigten kennen.

Was bedeutet Homeoffice?

Der Begriff Homeoffice wird auch als Telearbeit bezeichnet und ist gesetzlich im Arbeitsstättengesetz definiert: „Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.“

Auch wenn der Terminus „Homeoffice“ selbst nicht im Gesetz erwähnt wird und nur einen Teil der Telearbeit beschreibt, soll die gesetzliche Formulierung zum Ausdruck bringen, dass der heimische Arbeitsplatz, zumindest gedanklich, zum Unternehmensgebäude dazu gehört. Es sollen die gleichen Regeln am Schreibtisch zu Hause wie im Büro gelten. Der Arbeitgeber hat auch im Homeoffice im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht, darüber zu bestimmen, von wann bis wann der Arbeitnehmer zu arbeiten hat, welche Pausenzeiten einzuhalten sind und wie die Arbeit zu verrichten ist. Bei Verlassen des Arbeitsplatzes, beispielsweise um einen Arzttermin wahrzunehmen, ist die Erlaubnis des Arbeitgebers einzuholen. Besondere Bedeutung erlangt in diesem Zusammenhang die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitssicherheitsvorgaben.

Was ist das Mobile Office?

Neben dem Homeoffice gibt es auch noch das Mobile Office. Oftmals wird es als Synonym zum Homeoffice verwendet. Aus rechtlicher Sicht dürfen die beiden Begriffe jedoch nicht gleichgesetzt werden. Der Arbeitnehmer genießt im Mobile Office die maximale Freiheit und kann selbstbestimmter arbeiten, als im Homeoffice. Von wo aus der Arbeitnehmer arbeitet, ist ihm selbst überlassen. Wichtig ist dem Arbeitgeber dabei nur, dass die Arbeit erledigt wird und der Arbeitnehmer erreichbar ist.

Dennoch ist der Arbeitgeber berechtigt, bestimmte Bedingungen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen festzulegen. Dazu zählen:

• wöchentliche Arbeitszeit
• ein festgelegtes Zeitfenster zur Erreichbarkeit des Mitarbeiters
• stabiles Internet
• telefonische Erreichbarkeit
• örtliche Nähe zum Unternehmen, um bei Notwendigkeit ins Unternehmen kommen zu können

Arbeitgeber müssen beim Aufstellen der Regeln allerdings genau darauf achten, nicht zu viel zu reglementieren. Ansonsten besteht das Risiko, dass juristisch gesehen aus dem Mobile Office ein Homeoffice wird, welches wiederum an bestimmte Pflichten geknüpft ist.

Was gilt es bei den unterschiedlichen Modellen noch zu beachten?

Da das Arbeiten im Homeoffice so zu behandeln ist, wie das Arbeiten im Büro, muss der Arbeitgeber alle Pflichten erfüllen, die er auch zu erfüllen hätte, wenn der Arbeitnehmer vor Ort wäre. Der Arbeitgeber trägt demnach die Verantwortung dafür, dass er den Arbeitsplatz einrichten muss und entsprechend des geltenden Arbeitsschutzes auch abnehmen muss. 

Für das Mobile Office gilt lediglich eine Aufklärungspflicht des Arbeitgebers hinsichtlich der typischen Risiken. Der Arbeitnehmer erlangt somit zwar mehr Freiheiten bei der Einrichtung seines Arbeitsplatzes, er hat demgegenüber aber auch die Pflicht, den Arbeitgeber über bestehende Risiken zu informieren und darf nicht unter erkennbar gesundheitsgefährdenden Umständen arbeiten. 

Gibt es ein Recht auf Homeoffice oder eine Homeoffice-Pflicht?

Während der Coronapandemie kam immer wieder die Forderung nach einer Homeoffice-Pflicht auf. Doch auch vor der Pandemie forderten viele zumindest ein Recht auf Homeoffice ein. Durch die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung galt lediglich ein Homeoffice-Gebot. Daraus wurde durch die sogenannte Bundesnotbremse zeitweise quasi eine Homeoffice-Pflicht. Der Arbeitgeber hatte seinen Beschäftigten im Falle von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten inzidenz-unabhängig anzubieten, dass diese in der Wohnung des Arbeitnehmers ausgeführt werden kann. Als Ausnahme konnten aber zwingende betriebliche Gründe vorgetragen werden oder andere spezielle Gründe, wie etwa ein fehlender geeigneter Bildschirmarbeitsplatz, gegen die eine Heimarbeit sprechen würde.

Wegen des Grundrechts auf Unverletzlichkeit der Wohnung in Artikel 13 erfordert das Homeoffice immer die Zustimmung des Beschäftigten. Arbeitgeber waren aber zumindest dazu verpflichtet, das Arbeiten aus dem Homeoffice anzubieten. Ob sich daraus eine echte Homeoffice-Pflicht ableiten ließ, kann diskutiert werden. Seit dem Auslaufen der Bundesnotbremse gilt die Regelung aber ohnehin nicht mehr und Arbeitgeber können im Rahmen ihres Direktionsrechts wieder über den Arbeitsort ihrer Beschäftigten bestimmen.

Welche Regeln gelten bei Arbeitsschutz und Versicherung?

Wichtige Fragen stellen sich sowohl Arbeitgeber, wie auch Arbeitnehmer bei den Themen Arbeitsschutz und Versicherung. Grundsätzlich kann dazu gesagt werden, dass es sich dann auch um einen Arbeitsunfall handeln kann, wenn sich der Unfall im Homeoffice oder im Mobile Office ereignet. Dann greift mitunter auch die gesetzliche Unfallversicherung. Allerdings muss der Unfall in einem engen Zusammenhang zur Arbeit stehen und darf nicht privat veranlasst worden sein. Ein Sturz beim Gang zur Toilette oder zum heimischen Kühlschrank zählt nicht als Arbeitsunfall. Jedoch kann ein Unfall beim Gang zum klingelnden Telefon, wenn der Chef anruft, ein Arbeitsunfall sein.

Arbeitnehmer dürfen ihre Arbeit im Mobile Office nicht so verrichten, dass sie sich dabei selbst schädigen. Das dauerhafte Arbeiten in einer nicht ergonomischen Sitzposition ist daher nicht erlaubt. Darüber hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch zu informieren. Auch über die Einhaltung der gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten muss der Arbeitnehmer belehrt werden.

Welche konkreten Rechte und Pflichten ergeben sich aus dem Arbeitsschutzgesetz?

Der Arbeitgeber hat bestimmte Maßnahmen nach dem Arbeitsschutzgesetz zu ergreifen, um die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten auf der Arbeit zu gewährleisten. Die folgenden Vorschriften, die die Einrichtung des Büros vorgeben, regeln auch die Arbeit im Homeoffice: 

• pro Arbeitsplatz müssen 8 bis 10 qm Fläche zur Verfügung stehen
• ein geeigneter, verstellbarer Stuhl
• eine Temperatur von mindestens 19 Grad Celsius bis maximal 26 Grad Celsius

Was ist beim Datenschutz wichtig?

Arbeitgeber sollten zum Thema Datenschutz bei beiden Modellen eine Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer treffen und auf den sensiblen und verantwortungsvollen Umgang mit Daten hinweisen. Der Arbeitnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass Familienangehörige keinen ungehinderten Zugriff auf Akten oder Laptop haben, oder dass Dokumente im Hausmüll entsorgt für jedermann sichtbar sind. Auch bei der Nutzung von privaten Endgeräten für dienstliche Aufgaben muss sichergestellt werden, dass diese keine Schwachstelle für Cyberangriffe bieten.

Ein entsprechendes Muster wird vom Händlerbund zur Verfügung gestellt.

Müssen Änderungen an bestehenden Arbeitsverträgen vorgenommen werden?

Um die Vorgaben zum Homeoffice zu regeln, muss in jedem Fall eine Aufnahme der Regelungen in den Arbeitsvertrag erfolgen. Schließlich muss der Arbeitgeber auch dafür sorgen, dass bestimmte Regeln eingehalten werden. Mit dem Arbeitsvertrag kann er sich dafür absichern. Dazu kann auch eine extra Vereinbarung aufgesetzt werden oder aber der Arbeitsvertrag wird entsprechend ergänzt. Ebenso kann vereinbart werden, ob und unter welchen Bedingungen Arbeitsmittel durch den Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden können, um spätere Auseinandersetzungen zu verhindern.

Für das Mobile Office ist eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag nicht zwingend erforderlich. Für den Arbeitgeber ist sie aber empfehlenswert, um sich auch hier rechtlich abzusichern, dass gewisse Rahmenbedingungen erfüllt werden. Dazu können feste Kernarbeitszeiten und die allgemeine Erreichbarkeit sowie eine stabile Internetverbindung gehören.

Für eine entsprechende Klausel können Sie sich an die Händlerbund Rechtsanwaltsgesellschaft mbH wenden, kontaktieren Sie uns hier direkt.

In dieser Infografik vom Händlerbund sind noch einmal die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Homeoffice und Mobile Office aufgelistet.

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