12 Regelungen, die kleine und mittelständische Unternehmen 2025 beachten sollten

Mit verschiedenen Gesetzeseinführungen und -änderungen, etwa dem Jahressteuergesetz 2024, dem Wachstumschancengesetz, aber auch den Vorschriften zu Barrierefreiheit oder Cybersicherheit, kommen im Laufe des Jahres auch einige neue Regelungen auf kleine und mittelständische Unternehmen zu. Wir geben einen Überblick über wichtige Änderungen, die kleine und mittelständische sowie Kleinunternehmer ab 2025 beachten sollten.

Kleinunternehmen sind künftig umsatzsteuerbefreit

Eine wichtige Neuerung gibt es im Zuge des Jahressteuergesetzes in der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Diese besagte bislang, dass bei Unternehmen mit nur geringen Umsätzen die Umsatzsteuer „nicht erhoben“ wird. In der neuen Gesetzgebung hat sich die Formulierung nun geändert. Demnach sind die Umsätze von Kleinunternehmen „steuerfrei“ (§ 19 UStG Absatz 1). Was ist der Unterschied? Bislang waren Kleinunternehmen umsatzsteuerpflichtig, der Staat hat aber darauf verzichtet, die Steuern einzuziehen. Mit der neuen Regelung sind Kleinunternehmen von vornherein steuerfrei gestellt. Die Umsätze fallen somit nicht mehr unter die normale Umsatzsteuerpflicht.

Voraussetzung für diese Steuerfreiheit ist, dass die Umsatzgrenzen im abgelaufenen sowie im laufenden Kalenderjahr nicht überschritten werden.

Umsatzgrenze für Kleinunternehmerbesteuerung angehoben

Ab dem 1. Januar 2025 werden die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmen aber sogar noch ausgeweitet. Bislang mussten Kleinunternehmen keine Umsatzsteuern zahlen, wenn sie im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Gesamtumsatz erzielt haben. Die untere Grenze liegt ab dem Jahreswechsel bei 25.000 Euro und die obere bei 100.000 Euro. Verschärft wurde allerdings, dass die obere Grenze nicht mehr überschritten werden darf. Bis zu dieser 100.000-Euro-Grenze bleiben die Umsätze aber steuerfrei.

Europäische Kleinunternehmerregelung ermöglicht grenzüberschreitende Steuerbefreiung

Wer als Kleinunternehmen seine Erlöse ebenfalls in anderen EU-Ländern generiert, musste bislang den umsatzsteuerlichen Bestimmungen in einem anderen EU-Mitgliedstaat nachkommen – auch, wenn die Umsätze gering ausfielen. Ab dem 1. Januar 2025 kann nun die Europäische-Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung) in Anspruch genommen werden. Durch diese wurde die nationale Kleinunternehmerregelung auf Unternehmer aus anderen EU-Mitgliedstaaten ausgedehnt.

Die Regelung gilt für Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die grenzüberschreitende Lieferungen oder Dienstleistungen in anderen EU-Mitgliedstaaten anbieten und deren Gesamtumsatz im abgelaufenen und laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Voraussetzung ist ein bestimmtes Meldeverfahren, für dessen Teilnahme eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU–IdNr.) benötigt wird. Bislang wird sie noch nicht erteilt, kleine Unternehmen sollen sie aber noch vor dem 1. Januar erhalten können. Das Kleinunternehmen muss außerdem die Voraussetzungen erfüllen, die in dem jeweiligen Mitgliedsstaat für die Steuerbefreiung gewährt werden.

E-Rechnung – keine Pflicht für KMU?

Durch die Steuerbefreiung in der neuen Kleinunternehmerregelung (s. o.) können Kleinunternehmen von einer Ausnahme bei der E-Rechnungspflicht profitieren, denn die E-Rechnung muss nur für sämtliche umsatzsteuerpflichtigen B2B-Umsätze erstellt werden. Der § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung regelt zudem, dass sie sonstige Rechnungsformate, etwa in Papierform oder als PDF, nutzen können. Ob Kleinunternehmen tatsächlich ohne E-Rechnungen auskommen, ist jedoch in der Praxis fraglich. Denn sie müssen die E-Rechnungen, die größere Unternehmen ausstellen, zumindest empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können.  

KMU erhalten mehr Geld für Forschung

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Forschungszulage für kleine und mittelständische Unternehmen ausgeweitet: Sie steigt von 25 auf 35 Prozent der Bemessungsgrundlage, KMU können also eine Erhöhung um zehn Prozentpunkte mehr als bislang beantragen.

Das gilt für Unternehmen, die weniger als 250 Personen beschäftigen und die entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro erzielen oder deren Jahresbilanzsumme sich auf höchstens 43 Millionen Euro beläuft, Partnerunternehmen oder verbundene Unternehmen müssen dabei berücksichtigt werden, erläutert die Bescheinigungsstelle Forschungszulage.  

Mehr gesetzlicher Mindestlohn und neue Minijob-Grenze

Zum 1. Januar 2025 wird erneut der gesetzliche Mindestlohn erhöht. Er steigt um 41 Cent auf 12,82 Euro. Damit hat die Bundesregierung den Beschluss der Mindestlohnkommission aus dem Sommer 2023 umgesetzt. Vorausgegangen war dieser Erhöhung bereits, dass der Mindestlohn zum 1. Januar 2024 auf 12,41 gestiegen war. 

Durch die Erhöhung ändert sich auch die Entgeltgrenze für Minijobs. Für 2025 beträgt sie 556 Euro.
 

Schwerbehindertenrecht: Ausgleichsabgabe steigt

Unternehmen ab 20 Mitarbeiter:innen sind verpflichtet (§ 154 SGB IX), auf mindestens fünf Prozent ihrer Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Tun Betriebe dies nicht, müssen sie für diese unbesetzten Pflichtarbeitsplätze die sogenannte Ausgleichsabgabe entrichten. Für das Jahr 2024 ist die Abgabe am 31. März 2025 fällig. Im Vergleich zum Vorjahr fällt sie inzwischen höher aus. Je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz und je jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote sind gemäß § 160 SGB IX zwischen 140 und 720 Euro zu entrichten. Für kleinere Unternehmen gelten auch hier Sonderregelungen: Beispielsweise zahlen Betriebe mit jahresdurchschnittlich weniger als 60 Arbeitsplätzen 410 Euro pro unbesetztem Pflichtarbeitsplatz, wenn sie keine Menschen mit Schwerbehinderung beschäftigen.

Barrierefreiheitsstärkungsgesetz: Ist euer Webauftritt barrierefrei?

Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) werden erstmals herstellende Unternehmen sowie jene, die Waren und digitale Dienstleistungen über ihre Webseiten verkaufen, dazu verpflichtet, ihre Shops sowie ggf. einen Teil ihres Angebots barrierefrei zu gestalten. Betroffen sind damit zahlreiche Firmen. Stichtag ist der 27. Juni 2025.

Für Kleinstunternehmen, die weniger als 10 Personen beschäftigen und maximal zwei Millionen Euro Umsatz im Jahr machen bzw. deren Jahresbilanzsumme sich auf höchstens zwei Millionen Euro beläuft, gibt es Ausnahmen. Kleinstunternehmen müssen beispielsweise sicherstellen, dass die verkauften Produkte – soweit sie unter die Anforderungen des BFSG fallen – barrierefrei sind. Wenn die Umsetzung für sie zur unverhältnismäßigen Belastung führt, können auch größere Unternehmen von der Pflicht ausgenommen sein. Jedoch haben ausgenommene Unternehmen Dokumentationspflichten und müssen etwa auf Nachfrage erklären, warum sie sich auf eine Ausnahme berufen.

Mehr Verantwortung für Cybersicherheit – NIS2-Richtlinie

Die Netz- und Informationssysteme-Richtlinie (NIS2) wurde 2022 von der Europäischen Union verabschiedet und trat am 16. Januar 2023 in Kraft. Am 18. Oktober dieses Jahres hätte sie in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Noch ist das Gesetzgebungsverfahren jedoch nicht abgeschlossen. Inhaltlich geht es um Cybersicherheitsstrategien: Unternehmen müssen unter anderem präventiv Maßnahmen für Sicherheitsvorfälle ergreifen und bei einem Vorfall ein umfangreiches Meldesystem einhalten.

In Deutschland sollen etwa 30.000 Unternehmen von den Vorschriften betroffen sein, hauptsächlich sind das größere Firmen in kritischer Infrastruktur. Doch sie gelten teilweise auch unabhängig von der Unternehmensgröße, etwa für Anbieter von öffentlichen elektronischen Kommunikationsnetzen und weiteren systemrelevanten Branchen. Einigen Firmen sei noch gar nicht klar, dass sie betroffen sind, berichtet Netzpolitik. Darüber hinaus ist es möglich, dass kleinere Unternehmen einen Beitrag zur Einhaltung der NIS2-Richtlinien leisten müssen, da betroffene große Firmen verpflichtet sind, die Sicherheit ihrer Lieferketten zu gewährleisten und entsprechend Lieferanten hinsichtlich ihres Cybersicherheitsrisikos bewerten müssen. Es ist somit empfehlenswert, das Gesetzgebungsverfahren im Auge zu behalten und sich auf die Anforderungen vorzubereiten.

Postgesetz: Briefe brauchen länger und neue Kennzeichnungspflichten

Die Änderungen im Postmodernisierungsgesetz betreffen nicht nur Logistikdienstleister und Online-Händler, sondern auch Unternehmen ganz allgemein: Briefpost wird künftig länger unterwegs sein. Statt bislang am nächsten Werktag dürfen nun 95 Prozent der Sendungen am dritten und 99 Prozent am vierten Werktag nach Einlieferung zugestellt werden. Das sollten Unternehmen beim Versand wichtiger Schreiben und bei Fristeinhaltungen beachten. Wer zudem auch schwere Sendungen ab 10 Kilogramm verschickt, muss darauf achten, diese künftig richtig zu kennzeichnen.

Nachhaltigkeit: Berichtspflichten für den Mittelstand

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gilt bereits seit 2024, ab dem kommenden Jahr müssen sich aber weitere Unternehmen an ein sogenanntes ESG-Reporting vorweisen. Das gilt für alle bilanzrechtlich große und mittlere Unternehmen, auf die mindestens zwei dieser Kriterien zutreffen: Sie haben mehr als 250 Mitarbeiter, sie erzielen mehr als 45 Millionen Euro Umsatz oder die Bilanzsumme beträgt über 25 Millionen Euro. Im darauffolgenden Jahr fallen auch kapitalmarktorientierte KMU unter die Berichtspflicht, Kleinstunternehmen sind ausgenommen.

ESG steht für die Begriffe Environmental (Umwelt), Social (Soziales) und Governance (verantwortungsvolle Unternehmensführung). Ziel des Reportings ist es, die ESG-Initiativen eines Unternehmens darzustellen und transparent zu machen. Dafür werden einheitliche Maßstäbe angesetzt, um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Die Nachhaltigkeitsberichterstattung wird – ebenso wie die Finanzberichterstattung – extern geprüft.

Die Vorschriften haben Auswirkungen auch auf weitere Unternehmen, mahnt die Deutsche Industrie- und Handelskammer. Unternehmen werden etwa ihre Zulieferer auffordern, bestimmte Informationen zur Verfügung zu stellen, um ihre Berichtspflichten entlang der eigenen Lieferkette gewährleisten zu können.

Migrationswelle bei Office-Produkten

Eine wichtige Änderung, die jedoch nichts mit Gesetzen zu tun hat, sollten kleine und mittelständische Unternehmen ebenfalls im Blick behalten: Microsoft stoppt ab dem 14. Oktober 2025 den Support für die Produkte Office 2016 und 2019, berichtete u. a. Heise. Beide Versionen sind aber noch bei etwa 70 Prozent der KMU hierzulande im Einsatz. Für sie herrscht nun ein erhöhter Druck, auf neuere Versionen von Microsoft zu migrieren. Für ein Software-Update sprechen vor allem Sicherheitsrisiken, die bei den älteren Versionen nicht ausgeschlossen werden können.

Staatlicher Zuschuss zu Digitalprojekten?

Für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es über das Projekt „go digital“ – unterstützt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz – die Möglichkeit von Fördermitteln für Digital- und IT-Projekte. Damit könnten beispielsweise IT-Vorhaben rund um die Barrierefreiheit oder E-Rechnung umgesetzt werden. Anträge sind aber nur noch bis zum 31. Dezember dieses Jahres möglich. 

Artikelbild: http://www.depositphotos.com