KMU kämpfen mit der Umstellung auf E-Rechnung

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird auch die Pflicht für Unternehmen eingeführt, künftig für alle inländischen, umsatzsteuerpflichtigen B2B-Umsätze E-Rechnungen zu nutzen. Die Regelungen gelten ab dem 1. Januar 2025 – doch vor allem kleinere Firmen stellt das noch vor große Herausforderungen.

Bislang erstellt nur gut die Hälfte der hiesigen Firmen (55 Prozent) ihre Rechnungen in elektronischer Form. E-Rechnungen empfangen können noch weniger Unternehmen: 45 Prozent der Betriebe gaben an, dass dies möglich ist. Darauf verweist das Softwareunternehmen Konica Minolta, Partner bei der aktuellen Bitkom-Studie „Digital Office Index 2024“. 

Nachholbedarf im Transport- und Logistik-Sektor

Schwierigkeiten bereitet die neue Regelung vor allem kleineren und mittelständischen Firmen. Immerhin stellen bereits zwei Drittel der großen Firmen (ab 500 Mitarbeitenden) elektronische Rechnungen aus. Hier haben die KMU also besonders Nachholbedarf. 
Mit Blick auf die Branchen versendet bisher auch nur die Hälfte der Firmen aus Transport und Logistik E-Rechnungen. Gleiches gilt für den Maschinenbau. Noch weniger – ein Drittel – sind es in der Automobilindustrie.

„Noch immer trudeln viel zu viele Rechnung mit der Briefpost ein und müssen aufwändig bearbeitet werden. Viele Prozesse sind noch nicht ausreichend automatisiert und digitalisiert. Gerade der Mittelstand benötigt eine reibungsarme Digitalisierung und die Abschaffung von unnötigen Papierbergen im Büro“, beschreibt Bernd Goger, Director IT von Konica Minolta, die Situation.

Papierbasierte Prozesse nehmen ab

Mit Blick auf die generelle Digitalisierung bei deutschen Unternehmen gibt es allerdings Lichtblicke: Laut Bitkom verzichten mittlerweile 15 Prozent der Unternehmen gänzlich auf Papier. Vor zwei Jahren lag dieser Wert noch bei 8 Prozent. 24 Prozent der Firmen nutzen noch zu etwa einem Viertel Papier, auch dieser Anteil ging um 10 Prozent zurück. Alle befragten Unternehmen setzen zudem mindestens eine digitale Office-Lösung ein.

Der Studie zufolge wollen aber noch mehr Firmen digital werden. Wenn also noch am Medium Papier festgehalten wird, liegt das selten an einem fehlenden Bewusstsein dafür, dass es anders besser geht. Es hapert vor allem an der Umsetzbarkeit. Fast 9 von 10 Unternehmen gaben an, Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen zu wollen, gelingen tut es aber nur zwei Dritteln. Konica-Minolta-Geschäftsführer Joerg Hartmann resümiert: „Das Digitalisierungsklima in Deutschland ist positiv – das zeigt die Studie sehr deutlich. Allerdings muss gerade dem Mittelstand geholfen werden, seine Transformationsstrategien umzusetzen.“ 

Worauf Betriebe bei der E-Rechnung achten müssen, haben wir in diesem Überblick zusammengestellt. Auch Kleinunternehmen müssen sich mit dem Thema beschäftigen. Detailfragen zum Versand der E-Rechnung hat die Bundesregierung beantwortet. Hilfreiche Tipps rund um die E-Rechnung gibt außerdem ein Experte von der Steuersoftware WISO.

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