E-Rechnungspflicht in Kraft getreten: Was muss ich jetzt wissen?

Seit dem 1. Januar 2025 gibt es in Deutschland keinen Vorrang für Papierrechnungen mehr. Der Schritt initiiert die sukzessive Umstellung der umsatzsteuerpflichtigen B2B-Betriebe auf die E-Rechnung. Wer konkret betroffen ist, welche Pflichten jetzt wirklich gelten und welche Konsequenzen drohen, fassen wir in diesen FAQ zusammen.

Die E-Rechnung – was ist das eigentlich?

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach Norm EN 16931, welcher eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Sie unterscheidet sich von herkömmlichen PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen durch ihre Standardisierung und maschinelle Lesbarkeit. 

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht? 

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft alle inländischen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze erwirtschaften. Auch Kleinunternehmen können betroffen sein, wenn sie umsatzsteuerpflichtige Umsätze vorweisen.

Übergangsfristen

Ab wann wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend? 

Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für inländische, umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze schrittweise eingeführt. In einem ersten Schritt entfällt ab dem Stichtag der Vorrang der Papierrechnung und die betreffenden Unternehmen dürfen E-Rechnungen verwenden.
Im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch, dass andere Unternehmen auch darauf vorbereitet sein sollten, E-Rechnungen zu empfangen.

Welche Übergangsfristen gibt es? 

• Bis 31. Dezember 2027 sind Papierrechnungen und PDFs weiterhin zulässig, sofern die Empfängerseite dem zustimmt. 
• Ab 1. Januar 2027 unterliegen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro der vollständigen E-Rechnungspflicht. 
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ebenfalls für kleinere Unternehmen.

Ausnahmen

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht? 

Ja, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweisabrechnungen sind von der Pflicht ausgenommen. Weiterhin sind Rechnungen aus dem B2C-Bereich ausgenommen, es sei denn, der Kunde stimmt der E-Rechnung ausdrücklich zu.
Für Kleinunternehmen nach § 19 UStG wurde hinsichtlich der E-Rechnungspflicht das Gesetz angepasst. Seit dem Jahressteuergesetz 2024 sind diese nun offiziell von der Umsatzsteuer befreit und dürfen das Format ihrer Rechnungen auch weiterhin frei wählen. 

Müssen auch Kleinunternehmen E-Rechnungen nutzen? 

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde der § 19 UStG geändert. Die Umsatzsteuer, welche bei Kleinunternehmen zuvor lediglich „nicht erhoben“ wurde, entfällt für diese fortan. Eine zusätzliche Anpassung des § 34 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung erlaubt es Kleinunternehmen, ihr bevorzugtes Rechnungsformat frei zu wählen.

In der Praxis wird es jedoch vorkommen, dass Kleinunternehmen zumindest E-Rechnungen empfangen werden müssen, wenn Lieferanten zur Umstellung verpflichtet sind.

Formate und Versand

Wie kann eine E-Rechnung korrekt versendet werden? 

E-Rechnungen können per E-Mail versendet werden. Je nach Absprache zwischen den Vertragsparteien sind auch andere elektronische Übertragungswege, beispielsweise über designierte Online-Portale, möglich.

Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig? 

E-Rechnungen müssen einem strukturierten Format entsprechen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht und der Norm EN 16931 entspricht. Als gängige Formate gelten hierzulande XRechnung sowie das hybride Format ZUGFeRD (Kombination aus XRechnung und PDF).

Wie sicher sind E-Rechnungen gegenüber Betrug? 

Die strukturierten Datensätze sind mindestens genauso sicher wie PDF-Rechnungen oder physische Rechnungen. Durch die Validierung und revisionssichere Protokollierung bieten sie darüber hinaus zusätzlichen Schutz vor Manipulationen. 

Wie sollten E-Rechnungen archiviert werden? 

Die Aufbewahrung von E-Rechnungen muss revisionssicher und im Originalzustand erfolgen. Grundsätzlich gelten für die Aufbewahrung dabei die gleichen gesetzlichen Fristen wie für physische Rechnungen – jedoch wurde diese Frist mit dem am 01.01.2025 in Kraft getretenen Bürokratieentlastungsgesetz auf acht (statt zuvor zehn) Jahre reduziert.  

Vorteile der E-Rechnung

Was müssen Unternehmen auf Marktplätzen wie Amazon und Ebay beachten?

Unternehmen sind eigenverantwortlich für die Einhaltung der E-Rechnungspflicht. Amazon arbeitet an der Erweiterung seines Rechnungsservices, um den Anforderungen gerecht zu werden. Es wird empfohlen, sich rechtzeitig mit den neuen Vorgaben vertraut zu machen. 

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung? 

Die E-Rechnung ermöglicht eine effizientere Verarbeitung, reduziert Papierverbrauch und kann zur Kosteneinsparung beitragen. 

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Wie können sich Unternehmen auf die E-Rechnung vorbereiten? 

Es wird empfohlen, sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen vertraut zu machen. Hierfür sind sowohl Buchhaltungsanbieter, Softwareanbieter als auch Steuerberatungsdienste geeignete Ansprechpartner. Die eigenen Mitarbeitenden, die mit der Buchhaltung betraut sind, sollten außerdem einbezogen und geschult werden. 

Was passiert, wenn ein Unternehmen nicht auf die E-Rechnung umstellt? 

Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Bei Nichteinhaltung drohen neben rechtlichen Konsequenzen wie Bußgeldern aber vor allem wirtschaftliche Folgen. So kann es zu Verzögerungen bei Zahlungsabwicklungen kommen, wenn Lieferanten und Partner bereits umgestellt haben. Fehlerhafte Abrechnungen können zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen. 

Hinweis vom 09.01.2025: In einer vorherigen Fassung dieses Artikels wurde von einer Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen von zehn Jahren gesprochen. Auf Grund des seit dem 01.01.2025 in Kraft getretenen Bürokratieentlastungsgesetzes wurde die Aufbewahrungspflicht jedoch mittlerweile auf acht Jahre reduziert. Der Text wurde entsprechend angepasst.

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