E-Rechnung: Neue Konkretisierungen für Kleinunternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Wer als Unternehmer an andere Unternehmer Leistungen abrechnet, muss eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ausstellen. Damit setzt Deutschland eine europäische Vorgabe um. Papier- und einfache PDF-Rechnungen reichen somit nicht mehr aus – erlaubt sind nur noch strukturierte elektronische Formate, die maschinell ausgelesen werden können, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Übergangsfristen ermöglichen weiterhin Papier- bzw. PDF-Rechnungen bis mindestens Ende 2026 bzw. für bestimmte Unternehmen bis Ende 2027.

Bereits im Oktober 2024 hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) ein erstes Schreiben mit grundlegenden Hinweisen veröffentlicht und dabei ein weiteres angekündigt. Dieser zweite Entwurf liegt nun vor, die finale Fassung ist für das vierte Quartal 2025 vorgesehen. Das Schreiben greift Erfahrungen aus der Praxis auf, soll bestehende Vorgaben präzisieren und mehr Rechtssicherheit schaffen – auch wenn manche Anpassungen neue Diskussionen eröffnen.

Die neuen Vorgaben im Detail

Beginnen wir mit der wichtigsten Änderung für kleine Unternehmen: Im ersten BMF-Schreiben vom Oktober 2024 war noch vorgesehen, dass Kleinunternehmer für die Ausstellung einer E-Rechnung die ausdrückliche Zustimmung des Rechnungsempfängers benötigen. Diese Auslegung wich von der gesetzlichen Regelung ab und führte zu erheblicher Verunsicherung sowie zusätzlichem Bürokratieaufwand. Der nun vorliegende Entwurf beseitigt diese Hürde.

• Kleinunternehmer dürfen E-Rechnungen an inländische Unternehmer künftig ohne Zustimmung versenden. 
• Nur wenn sie weiterhin auf andere elektronische Formate wie reine PDF-Dateien zurückgreifen wollen, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. 

Damit folgt das BMF einer zentralen Forderung aus der Praxis und schafft spürbar mehr Rechtssicherheit.

Zu den weiteren Klarstellungen gehört unter anderem auch das:

• Fehlerarten: Unterscheidung zwischen Formatfehlern (technisch unbrauchbar, gilt nicht als E-Rechnung) und inhaltlichen Fehlern (formell gültig, aber nicht ordnungsgemäß). Während technische Fehler im Aufbau dazu führen, dass eine Datei gar nicht als E-Rechnung anerkannt wird, gilt eine Rechnung mit falschen Angaben zwar formal als E-Rechnung, jedoch nicht als ordnungsgemäß.
• Anlagen und Verweise: Verweise auf externe Unterlagen in der Rechnung sollen künftig nicht mehr reichen. Alle Angaben müssen direkt im strukturierten Teil der E-Rechnung oder als Anhang enthalten sein.

Kritik: „Mehr Bürokratie und eine Zunahme des Datenvolumens“

Die Fachwelt reagierte gemischt. Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) begrüßt zwar, dass viele Punkte jetzt genauer geregelt werden. Gleichzeitig warnt er in seiner Stellungnahme (S 06/25) und in einer Pressemitteilung vor neuen Unsicherheiten.

Kritikpunkte sind vor allem die Abgrenzung von Format- und inhaltlichen Fehlern, die noch nicht klar genug sei (s. o.). Zudem wurde die drohende Bürokratie bemängelt, etwa durch die Pflicht, alle Unterlagen in der E-Rechnung einzubetten. „Im Vorfeld der Einführung hieß es oft: alles, was mit der Papierrechnung geht, geht auch mit der E-Rechnung. Der Entwurf verdeutlicht hingegen, dass die Finanzverwaltung im Rahmen der E-Rechnung von bewährten Verfahren abweichen will“, so der DStV.

Positiv hervorgehoben wird, dass Kleinunternehmer nun einfacher E-Rechnungen ausstellen dürfen und dadurch mehr Rechtssicherheit entsteht.

Für die Praxis heißt das vorerst: Unternehmen – egal ob groß oder klein – müssen ihre Rechnungslegung auf die neuen Regeln einstellen. Besonders wichtig ist es, E-Rechnungen vor dem Versand zu validieren und sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sind. Kleinunternehmer und kleine Online-Händler sollten prüfen, ob ihre Systeme die formalen Anforderungen erfüllen.

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