E-Rechnung: Diese Fristen müssen Händler kennen

Die E-Rechnung sorgt aktuell für viel Unsicherheit im Handel. Zahlreiche Händler fühlen sich von den neuen Vorgaben überfordert, Begriffe und Pflichten werden durcheinandergeworfen. Besonders häufig herrscht Verwirrung darüber, dass bisher nur der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend ist – der Versand hingegen noch nicht. Genau hier setzen die Übergangsfristen an, die Klarheit schaffen sollen, aber in der Praxis oft weitere Fragen aufwerfen.

Übergangsfristen zur E-Rechnung – abgestuft und mit Spielräumen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und nach den Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu archivieren. Für den Versand gilt dagegen eine stufenweise Einführung: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen übergangsweise noch als Papier- oder PDF-Dokument übermittelt werden (siehe Grafik 2).

Ab 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung zu versenden. Kleinere Unternehmen haben ein Jahr länger Zeit und können bis Ende 2027 weiterhin Rechnungsformat wie PDFs nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen schließlich für alle Unternehmen.

Hierbei muss jedoch noch im Detail zwischen den verschiedenen Formaten abgestuft werden:

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