Änderung bei Überweisungen – So können sich Händler vorbereiten

Ab dem 9. Oktober wird es neue gesetzliche Regelungen bei Überweisungen geben. Ziel dieser Neuerung ist es, die Geldtransaktionen noch sicherer zu machen und dabei nicht nur die Zahl an Betrugsfällen, sondern auch die Zahl versehentlicher Fehlüberweisungen zu minimieren. Banken müssen dann vor der Freigabe einer Überweisung die verwendete IBAN mit dem Namen des Empfängers bzw. der Empfängerin auf Übereinstimmung prüfen.

Danach müssen die Zahlenden auf Basis des Ergebnisses die Überweisung nochmals bestätigen oder etwa anpassen. Den genauen Ablauf der Prüfung, die unter dem Namen „Verification of Payee (VoP)“ läuft, haben wir hier zusammengefasst: „Neue Pflicht bei Überweisungen – Das wird wichtig“.

Die neuen Prüfpflichten betreffen zunächst vor allem Banken. Für Unternehmen sowie Verbraucherinnen und Verbraucher ändert sich dabei nur das Prozedere, das durch den Abgleich einen weiteren Schritt erhält. Dennoch sollten sich Händlerinnen und Händler mit der Neuerung auseinandersetzen, um Probleme zu vermeiden.

Pflege der Stammdaten ist das A und O

So verweist etwa Datev auf die immense Bedeutung der Datenpflege: „Stammdatenpflege ist wichtig!“, heißt es auf der Website des IT-Dienstleisters. Der Spezialist verweist allgemein darauf, dass Daten grundsätzlich in Bezug auf beide Fälle – also als Versender und als Empfänger – geprüft werden sollten:

• Unternehmen sollten Stammdaten ihrer Lieferanten prüfen und pflegen: „Die Namen Ihrer Zahlungsempfänger müssen identisch mit deren Kontoinhabernamen sein.“
• Auch der eigene Unternehmensname sollte im Zuge der Rechnungsstellung geprüft werden: „Idealerweise entspricht Ihr Kontoinhabername dem Unternehmensnamen (für alle Ihre Konten, auch bei verschiedenen Banken).“

Checkliste für Händler

Als konkrete Tipps gibt Datev Branchenakteuren außerdem Folgendes mit:

• Unternehmen sollten auf ihrer Rechnungsvorlage einen Hinweis ergänzen, wie der genaue Empfängername heißt, den die Kundinnen und Kunden bei einer Überweisung nutzen sollen. So können mögliche Verzögerungen verhindert werden.
• Stimmen der offizielle Firmenname und die gängige Firmenbezeichnung nicht überein, können Unternehmen künftig einen „Handelsnamen“ (Commercial Name) bei ihrer Bank hinterlegen. Das genaue Prozedere dazu steht noch nicht fest und wird derzeit von den Banken und der Bundesfinanzaufsicht BaFin geklärt.
• Unternehmen sollten sich mit ihren internen Prozessen auseinandersetzen und Abläufe klären: Durch festgelegte Workflows wissen Mitarbeitende aus den betroffenen Bereichen genau, was sie als Folgeprozess zu tun haben, wenn bei der Prüfung einer Überweisung Abweichungen festgestellt werden („Close-Match“) oder zwischen der IBAN und dem verwendeten Empfängernamen keine Übereinstimmung vorliegt („No-Match“).

Wichtig ist also, dass Daten in alle Richtungen geprüft und unter Umständen bereinigt werden. Das kann Unternehmen einerseits davor schützen, Gelder erst verspätet zu erhalten, andererseits aber auch eigene Probleme in den Zahlungsabläufen verhindern. 

„Gehen Sie auf Nummer sicher: Reduzieren Sie Unsicherheiten bei Ihren Kunden, indem Sie diese frühzeitig über die korrekten Empfängerdaten informieren. Minimieren Sie das Risiko von Missverständnissen und möglichen Verzögerungen“, heißt es dazu von Datev.

Hinweis der Redaktion: In einer älteren Fassung des Artikels hieß es, die neuen Regelungen würden am 5. Oktober greifen. Tatsächlich gilt der 9. Oktober als Stichtag. Wir haben die Stelle entsprechend verbessert.

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