Zukunft der Rechnungsstellung: Die eRechnung   

Reine Papierrechnungen oder Rechnungen, die mit Word und Excel erstellt wurden, gehören bald der Vergangenheit an: Das geplante Wachstumschancengesetz sieht vor, dass elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format den Geschäftsverkehr der Zukunft dominieren werden. 

Ziele des Gesetzes sind, Wachstum und Innovation zu fördern sowie Steuervereinfachungen für Unternehmen zu ermöglichen. 

Nähere Einblicke in die Veränderung der Rechnungsstellung gibt Fin Glowick, CRO bei WISO MeinBüro. Zusätzlich informiert er über die konkreten Vorgaben der Rechnungsstellung und gibt hilfreiche Tipps dazu, worauf Unternehmen explizit achten müssen. 

Charakteristika der eRechnung 

Für sogenannte eRechnungen gelten konkrete, im Wachstumschancengesetz verankerte Vorgaben. Diese Rechnung definiert sich darüber, dass sie strukturiert und elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch ist es möglich, sie ebenfalls elektronisch zu verarbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass die Rechnung der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entspricht (CEN-Norm EN 16931). Länderspezifisch können auch noch weitere Vorgaben vorhanden sein, die ebenfalls eingehalten werden müssen.

Was ist das Besondere an einer eRechnung? Alle Inhalte dieser Rechnung werden in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt und können somit automatisiert verarbeitet werden. Dadurch werden Medienbrüche, also die Datenübertragung eines Mediums (z. B. Papier) in ein anderes (z. B. PDF), vermieden. Die Datenverarbeitung ist bei einer eRechnung somit wesentlich schneller und und bringt weniger Hürden mit sich. 

Durch diese Vorgaben zählt zum Beispiel eine als PDF-Datei verschickte, nach eigener Struktur aufgebaute Rechnung nicht als eine elektronische Rechnung. Um das vorgegebene Format rechtmäßig zu erfüllen, werden Programme wie Word oder Excel nicht mehr ausreichen. Mithilfe einer geeigneten Rechnungs-Software können diese jedoch erstellt werden. 

Zusätzliche Pflichtangaben sind Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers, Rechnungsdatum, Mengen und Art der Dienstleistungen oder Waren, die fortlaufende Rechnungsnummer, und natürlich der Rechnungsbetrag samt Umsatzsteuer. Diese Angaben sind jedoch bereits aus der bisherigen Rechnungsstellung bekannt und werden übernommen. 

Weitere gesetzliche Regelungen

Tritt das Wachstumschancengesetz wie bisher geplant in Kraft, müssen sich ab 2025 diejenigen Unternehmen einander eRechnungen ausstellen, die den Vorsteuerabzug geltend machen möchten. Um den Übergang zum neuen Gesetz zu erleichtern, gibt es jedoch auch noch ein paar Ausnahmen. Für B2B-Umsätze dürfen bis Ende 2025 auch nicht-elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Entspricht die Rechnung noch nicht dem vorgegebenen Format, ist das in diesem Zeitraum auch noch kein Problem. Das gilt jedoch nur, wenn der Rechnungsempfänger dem nicht eRechnung-konformen Format ausdrücklich zustimmt.

Vorzüge und Chancen der eRechnung

Auch wenn das Gesetz auf den ersten Blick nach Mehraufwand und komplizierten Regelungen klingen mag, ist es tatsächlich eine Erleichterung in vielen Belangen. Papierrechnungen erfordern viel Platz und einen hohen manuellen Aufwand. Bei eRechnungen hingegen können die wichtigen Daten unkompliziert in ein Buchhaltungssystem übertragen werden. Das erspart Unternehmen endlose Ordnerregale und unterstützt sie bei einer möglichst fehlerlosen sowie schnellen Übertragung der notwendigen Zahlen. 

Auch die Einsparungen von – für Papierrechnungen notwendigen – Druckern und den immer weiter steigenden Papierkosten können das Unternehmenskonto sichtlich entlasten. Zudem schlagen Unternehmen so einen etwas umweltfreundlicheren Weg ein.

Sind die gesendeten und erhaltenen eRechnungen einmal übersichtlich gesammelt, können sie auch viel leichter gefunden und sortiert werden. Werden die Rechnungen dann elektronisch und nicht manuell übermittelt, erreichen sie deutlich schneller die Empfänger. Dadurch können viel schnellere Zahlungsabwicklungen erreicht werden. 

Herausforderungen für Unternehmen

Besonders wichtig bei der Erstellung elektronischer Rechnungen sind für ein Unternehmen zuverlässige Technologien. Das geht zum Beispiel mit der Bürosoftware von WISO MeinBüro: Mit dieser können nicht nur die klassischen PDFs erstellt werden, sondern auch gültige eRechnungen. Die gelingen mithilfe des E-Rechnungsformats „ZUGFeRD“ oder “XRechnung”, welches in der Software enthalten ist.

Eine qualifizierte digitale Signatur kann außerdem die Authentizität der eRechnung sicherstellen. Auch muss gewährleistet werden, dass die Daten sicher gespeichert werden und kein Datenleak möglich ist. Nur so können die Rechnungen vertraulich bleiben. 

Um elektronische Rechnungen gesetzeskonform ausstellen zu können, wird Wissen über die aktuellen Vorgaben vorausgesetzt. Um das bei den Mitarbeitenden in einem Unternehmen zu gewährleisten, können eventuell Weiterbildungen oder Schulungen nötig sein. Oder aber man nutzt dafür Softwarelösungen, die die Einhaltung der aktuellen Vorgaben gewährleisten.

Wer von dem Gesetz nicht betroffen ist

Stellt ein Unternehmen Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von unter 250 Euro aus, ist die elektronische Rechnungsstellung nicht verpflichtend. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der eRechnungs-Regelung nicht betroffen. Diese Rechnungen dürfen auch weiterhin zum Beispiel als PDF-Dokument oder im Papierformat erstellt und übermittelt werden. Ebenso sind Rechnungen an Endverbraucher nicht betroffen.

Einfluss auf die Zukunft

Wird die Einführung der eRechnung wie geplant durchgesetzt, bedeutet das für Unternehmen, dass sie ihr Rechnungswesen überarbeiten müssen. Sie werden Zeit und Geld investieren müssen, um diese Art von Rechnungen in den Unternehmensalltag aller Mitarbeitenden integrieren zu können. 

Langfristig ermöglichen die elektronischen Rechnungen jedoch finanzielle Ersparnisse, eine Erleichterung der Rechnungsverarbeitung und insgesamt schnellere Prozesse. Menschliche Fehlerquellen können somit immer weiter vermieden werden und auch die Umwelt kann von den möglichen Materialeinsparungen profitieren. 

Über den Autoren

Fin Glowick ist bei der Buhl-Gruppe der Chief Revenue Officer (CRO) für WISO MeinBüro. Die Software bietet ganzheitliche SaaS-Lösungen für den Bürobereich an, die als Web- sowie Desktopversion den Arbeitsalltag von kleinen Unternehmen erleichtern. Mehr Informationen.