Arbeitgeber dürfen Gehaltsabrechnungen ausschließlich digital bereitstellen

Nach der Klage einer Verkäuferin hatte das Bundesarbeitsgericht (BAG) gestern zu entscheiden, ob es ausreicht, wenn ein Arbeitgebender die Lohnabrechnungen ausschließlich online zur Verfügung stellt. Die klagende Verkäuferin bestand darauf, die Gehaltsabrechnungen in Papierform übersendet zu bekommen. Doch das sah das BAG anders und stärkte damit die Arbeitgeberrechte.

Verkäuferin forderte Abrechnung auf Papier

Es ist ein kleiner, aber wichtiger Schritt in Sachen Digitalisierung in Deutschland. Denn nicht für alles, was mal auf Papier gedruckt wurde, muss das auch weiterhin gelten. Dazu gehören auch Gehaltsabrechnungen, für deren digitale Variante das BAG in einem Grundsatzurteil (Urteil vom 28.01.2025, Az.: 9 AZR 487/24) nun grünes Licht gab.

In dem verhandelten Fall klagte eine Verkäuferin bei Edeka gegen ihren Arbeitgeber, weil dieser, wie im gesamten Unternehmen üblich, die Lohnabrechnungen nur in digitaler Form bereitstellte. Sie bestand darauf, diese in Papierform zu erhalten. 

BAG bejaht digitale Gehaltsabrechnung

Die Erfurter Richter:innen machten dieser Forderung jedoch buchstäblich einen Strich durch die Rechnung, denn Arbeitgebende seien durchaus dazu berechtigt, die Gehaltsabrechnungen ausschließlich elektronisch zu versenden. So betonte der Vorsitzende Richter bei der Urteilsverkündung nach Angaben der LTO: „Es gibt keinen Anspruch auf Papierform alter Schule.“ Arbeitnehmende sollten sich darauf einstellen, dass zunehmend Gehaltsabrechnungen und andere Personaldokumente ausschließlich elektronisch in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal abrufbar sein werden. 

Arbeitgebende müssen Technik bereitstellen

Dem Argument der Klägerin, sie habe nie einer elektronischen Übermittlung zugestimmt, schloss sich das Landesarbeitsgericht Niedersachsen noch an. Das BAG sah das jedoch anders. Denn nach dem Gesetz muss eine Abrechnung „in Textform“ erteilt werden. Diese Vorgabe wird durch die Bereitstellung einer digitalen Abrechnung in einem abrufbaren Postfach erfüllt.

Allerdings ließ das Gericht auch eine kleine Einschränkung zu. Demnach sind Arbeitgebende bei einer ausschließlich digitalen Bereitstellung dazu verpflichtet, die entsprechende Technik zum Abruf und Ausdrucken der Abrechnungen im Betrieb zur Verfügung zu stellen. Das sei im Unternehmen der Verkäuferin möglich gewesen.

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