Eine Lizenz für fünf User: Abmahnung wegen Software-Nutzung

Software ist aus dem Tagesgeschäft nicht wegzudenken: von Grafik und Personalverwaltung über Warenwirtschaft bis hin zu Marketing-Tools. Aber gerade professionelle Tools sind teuer. Kürzlich wurde ein Unternehmen mit einer anwaltlichen Abmahnung konfrontiert. Der Vorwurf: Der Einsatz professioneller Software ohne ausreichende oder passende Lizenzen. Der Fall soll exemplarisch als Reminder dienen, sich die Softwarenutzung im Unternehmen noch einmal genauer anzusehen.

„Wir haben doch eine Lizenz“ – ein gefährlicher Irrtum

Die meisten Händler wissen sehr genau, welche Lizenzen sie gekauft haben. Sie kennen die Unterschiede zwischen Einzel- oder Netzwerklizenzen, wissen, was erlaubt ist und was eigentlich nicht. Gleichzeitig sieht der Alltag anders aus. Mitarbeitende wechseln Aufgaben und Projekte laufen parallel. In Zeiten steigender Kosten, vorsichtiger Investitionen und knapper Margen ist es nachvollziehbar, dass Unternehmen versuchen, mit vorhandenen Lizenzen möglichst weit zu kommen. Software wird praktischerweise dort eingesetzt, wo sie gebraucht wird, indem die Lizenzbedingungen dafür anwenderfreundlich ausgelegt werden. Rechtlich kommt es stets auf den jeweiligen Lizenzvertrag an.

Was ist rechtlich erlaubt – und was nicht?

Die Nutzungsbedingungen legen fest, wer eine Software nutzen darf, in welchem Umfang, auf wie vielen Systemen und durch wie viele Personen. Eine Lizenz erlaubt grundsätzlich nur die Nutzung, die dort konkret beschrieben ist.

In vielen Lizenzmodellen ist beispielsweise vorgesehen, dass eine Software ausschließlich durch die im Vertrag benannte Person oder auf einem ausdrücklich lizenzierten Gerät genutzt werden darf. Nicht automatisch umfasst sind zudem häufig Konstellationen, in denen eine Einzel- oder Named-User-Lizenz von mehreren Personen verwendet werden, Zugangsdaten intern weitergegeben werden oder Installationen auf mehreren Systemen erfolgen, ohne dass das jeweilige Lizenzmodell dies ausdrücklich vorsieht. Auch die Nutzung durch freie Mitarbeitende oder externe Dienstleister kann je nach Vertrag nicht abgedeckt sein, selbst wenn diese faktisch für das Unternehmen tätig sind.

Auf vergleichbare Nutzungskonstellationen nimmt auch das Abmahnschreiben Bezug. Darin wird dem Unternehmen vorgeworfen, die Software sei ohne ausreichende oder passende Lizenzen eingesetzt worden, was aus Sicht der Rechteinhaber eine Verletzung von Urheberrechten darstellt. Daraus werden die typischerweise Ansprüche abgeleitet, etwa auf Auskunft über Art und Umfang der Nutzung, auf Nachlizenzierung, auf Schadensersatz sowie auf Erstattung von Anwalts- und Verfahrenskosten.

Praxistipp: Was Online-Händler jetzt tun sollten

Die Devise „Wird schon niemand merken“ ist also gefährlich, denn Softwarehersteller verfolgen Verstöße sehr wohl. Nachlizenzierungen, rechtliche Auseinandersetzungen und interner Aufwand können schnell deutlich teurer werden als die ursprünglich eingesparte Lizenz.

Für viele Händler ist das ein Anlass, das Thema zumindest wieder auf die Agenda zu setzen. Wer weiß, welche Software tatsächlich wie genutzt wird, kann bewusster entscheiden, ob Lizenzmodelle angepasst, reduziert oder sauber getrennt werden müssen.

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