Die Rechnung – Überblick über den rechtssicheren Umgang bei Rechnungserstellung und Versendung

Eine Rechnung kann nur umsatzsteuerlich wirksam werden, wenn sie die gesetzlich notwendigen Angaben enthält. Welche Rechnungsangaben auf eine korrekte Rechnung gehören und welche weiteren Fragen bei der Rechnungserstellung, Rechnungsversendung und Aufbewahrung zu beachten sind, soll in diesem Beitrag überblicksartig aufgezeigt werden.

Eine Rechnung hat jeder Online-Händler schon einmal erstellt. Uns erreichen häufig Fragen zum Thema Rechnungserstellung: Muss überhaupt eine Rechnung erstellt werden und wenn ja, wie muss sie aussehen bzw. in welcher Form übersendet werden?

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird, § 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Vorbemerkung

Die Erstellung oder Übersendung einer Rechnung lässt grundsätzlich keine Rechte oder Pflichten entstehen - eine Forderung entsteht bzw. wird im Zweifel schon mit Vertragsschluss fällig. Einer gesonderten Rechnung bedarf es dazu nicht. Auch ist die Vorlage einer Rechnung nicht Voraussetzung, um Gewährleistungsansprüche geltend zu machen.

Wer ist zur Rechnungslegung verpflichtet?

Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen.

Bei Leistungen gegenüber Nichtunternehmern gilt diese Verpflichtung grundsätzlich nicht. Eine Rechnungsausstellungspflicht gilt nur bei Leistungen von Unternehmen im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen etc.). Andere Leistungen an einen Nichtunternehmer berechtigen zwar zur Rechnungsausstellung - es gibt jedoch keine Pflicht.

Wie sieht eine Rechnung inhaltlich aus?

Eine Rechnung als eine Art Aufstellung über eine bestimmte Geldforderung (z.B. für eine Warenlieferung) ist an genaue Bedingungen geknüpft. Die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers,
2. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer,
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (Netto-Betrag) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (nur bei Bauleistungen) und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift”.

Für Rechnungsbeträge mit einem Gesamtbruttobetrag bis einschließlich 150,00 Euro darf eine sog. „Kleinbetragsrechnung“ erstellt werden. Diese muss lediglich folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten müssen auf ihren Rechnungen ebenfalls ihre Registrierungsnummer aufführen.

Kleinunternehmer ergänzen auf der Rechnung für den Kunden folgenden Hinweis: „Gem. § 19 UStG wird die Mehrwertsteuer in der Rechnung nicht ausgewiesen.“

Wie wird die Rechnung übersendet?

Eine Rechnung kann in Papierform oder als elektronisches Dokument übermittelt werden. Inhaltlich gelten die gleichen Vorgaben.

Seit 2011 ist es möglich, Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur und ohne einen elektronischen Datenaustausch (sog. EDI-Verfahren) zu übersenden. Der Versender muss jedoch die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit z.B. durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleisten.

Die Rechnung kann beispielsweise der E-Mail angehangen werden oder als Download zur Verfügung gestellt werden. Beachte: Der Rechnungsempfänger muss seine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung erteilen z.B. auch stillschweigend durch Zahlung der Rechnung.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Der Unternehmer hat ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnungen sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Achtung Bußgeld!

Ein Verstoß gegen die oben genannten Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflicht) kann eine Geldbuße nach sich ziehen. Vereinbarungen in der Absicht, die Leistungen ohne Ausstellung einer Rechnung zu erbringen, obwohl eine solche erforderlich war, um Umsatzsteuern zu ersparen, können sogar strafrechtliche Konsequenzen (z.B. wegen Steuerhinterziehung) nach sich ziehen.