Amazon-Kontosperren wegen USt-IdNr.: Das können betroffene Händler tun

Amazon stuft EU-Händler weiterhin als non-compliant ein, wenn die USt-IdNr.-Validierung im VIES (VAT Information Exchange System, Echtzeit-Überprüfung der Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern innerhalb der EU) aufgrund abweichender Schreibweisen scheitert. Je nach Land werden Daten unterschiedlich erfasst, Einheitlichkeit fehlt. Dafür kann Amazon nichts, aber das hilft betroffenen Händlern wenig. Viele sehen sich nach wie vor mit Sperren oder deren Androhung konfrontiert. Was hilft?

Das Problem ist komplex, wie Roger Gothmann von Taxdoo im Interview ausführt. Es gibt aber Lösungsmöglichkeiten, auch wenn diese mit Aufwand verbunden sind.

Kein Spielraum für Amazon

Händlerbund: Warum kommt es vermehrt zu Amazon-Kontosperrungen wegen der USt-IdNr., obwohl die Nummer eigentlich gültig ist?

Roger Gothmann: Amazon steht unter enormem regulatorischem Druck: Die EU-Richtlinie DAC7 verpflichtet Plattformbetreiber seit 2023, steuerlich relevante Seller-Daten an Finanzbehörden zu melden. In Deutschland geht § 25e UStG noch weiter: Amazon haftet persönlich für nicht abgeführte Umsatzsteuer seiner Seller, sofern es nicht nachweisen kann, dass der Seller ordnungsgemäß registriert ist. Die USt-IdNr.-Validierung ist also Amazons Schutzschild gegen eigene Haftungsrisiken. Amazon hat kein Interesse daran, Sellern das Leben schwer zu machen. Aber die Regulatorik lässt keinen Spielraum.

Besonders hart trifft das deutsche Amazon-Händler: Wer am Pan-EU- oder CEE-Programm teilnimmt, lagert Ware in Fulfillment-Centern quer durch Europa – in Polen, Tschechien, Italien, Frankreich, Spanien und weiteren Ländern. Dafür braucht man in jedem dieser Staaten eine lokale umsatzsteuerliche Registrierung und damit eine eigene USt-IdNr. Ein typischer deutscher Pan-EU-Seller hat nicht eine, sondern fünf, sechs oder mehr ausländische Steuernummern, die Amazon validieren muss. Jede einzelne ist ein potenzieller Stolperstein – und die Wahrscheinlichkeit, dass mindestens eine davon bei der Prüfung durchfällt, steigt mit jeder zusätzlichen Registrierung. Warum diese Prüfung trotz gültiger Nummern so oft scheitert, ist eine Frage der technischen Umsetzung.

Welche Rolle spielt die automatisierte Prüfung über VIES – und warum führen kleine Abweichungen bereits zu Problemen?

Amazon gleicht die USt-IdNr. aller EU-Seller automatisiert mit der VIES-Datenbank der EU-Kommission ab. Das System prüft dabei nicht nur, ob eine Nummer gültig ist, sondern verlangt exakte Übereinstimmung: Name, Adresse, Schreibweise – Zeichen für Zeichen.

Und genau da wird es schwierig: Die 27 EU-Mitgliedstaaten erfassen ihre steuerlichen Daten unterschiedlich. Was eine nationale Finanzverwaltung ins VIES einträgt, hat mit dem, was Amazon im Seller Central erwartet, oft wenig zu tun. Konkrete Beispiele:

• Die niederländische Finanzverwaltung trägt „Bondsrepubliek Duitsland" statt „DE" ein, schreibt „KOLN" statt „Köln" und verwendet Großbuchstaben ohne Leerzeichen bei Straßennamen. Drei Abweichungen auf einen Schlag, obwohl alles korrekt ist.
• In Frankreich fügt die Steuerbehörde Namenszusätze wie „STE", „M" oder „MME" hinzu, die im Seller Central nicht existieren.
• In Italien erhalten nicht ansässige Unternehmer eine standardisierte Behördenadresse in Pescara, die naturgemäß nicht mit der Geschäftsadresse im Seller Central übereinstimmt.

Das Ergebnis: Seller mit vollkommen gültiger USt-IdNr. werden als „non-compliant" eingestuft, erhalten Sperrandrohungen mit Fristen von drei bis fünfzehn Tagen oder werden sofort deaktiviert.

Das können Händler tun

Welche EU-Länder sind besonders häufig betroffen?

Besonders betroffen sind Polen, Tschechien, Italien, Frankreich, die Niederlande, Dänemark und Schweden. In jedem dieser Länder gibt es strukturelle Gründe:

• Polen & Tschechien: Einzelunternehmer werden ausschließlich mit Vor- und Nachname geführt. Eine Firmierung existiert im VIES gar nicht.
• Italien: Nicht ansässige Unternehmer erhalten von der italienischen Finanzverwaltung eine Standardadresse in Pescara – das ist das vorgesehene Verfahren, aber diese Adresse stimmt natürlich nicht mit der Geschäftsadresse im Seller Central überein.
• Frankreich: Behördenseitige Namenszusätze je nach Rechtsform, die im Seller Central nicht existieren.
• Niederlande: Abweichende Schreibweisen bei Ländernamen, Städten und Straßen – etwa „KOLN" statt „Köln".
• Dänemark: Nicht ansässige Unternehmer erhalten die Behördenadresse „Christian X's Vej 22, 6100 Haderslev".
• Schweden: Im VIES erscheint teilweise die Adresse des steuerlichen Vertreters statt der Unternehmensadresse.

Darüber hinaus hat Amazon auch für Spanien eine bestätigte Ausnahmeregel im Einspruchsverfahren eingerichtet, auch wenn dort die strukturellen Abweichungen weniger systematisch dokumentiert sind als in den oben genannten Ländern.

Was sollten betroffene Händler konkret tun?

Erstens: Im Einspruchsverfahren über das Seller Central das VAT-Zertifikat des betroffenen Landes hochladen. Für PL, CZ, FR und ES hat Amazon bestätigt, dass der Registrierungsnachweis akzeptiert wird. Für Italien gilt zusätzlich: Die Pescara-Standardadresse für nicht ansässige Unternehmer wird als regelkonform anerkannt.

Zweitens: Im Einspruch explizit auf die bekannten Ausnahmeregeln verweisen – bei der Pescara-Adresse in Italien, bei Namensdiskrepanzen in PL und CZ, bei Schreibweisen in DE.

Drittens: Eine Fristverlängerung beantragen. Die Standardfristen von drei bis fünfzehn Tagen reichen für Änderungen bei Finanzverwaltungen fast nie. Amazon gewährt Verlängerungen bei Nachweis einer beantragten Korrektur.

Viertens: Eskalieren. Wenn der Fall in keine der bekannten Kategorien fällt – etwa bei dänischen oder schwedischen Standardadressen – direkt an Taxdoo wenden, die den direkten Draht zu Amazons EU 3P Compliance Team haben.

Und zentral: Sofort handeln, nicht erst kurz vor Fristablauf!

Welche Maßnahmen könnten Amazon, Behörden oder Händler ergreifen, um solche Fehl-Sperrungen künftig zu vermeiden?

Amazon hat bereits konkrete Anpassungen implementiert: Für PL, CZ, FR und ES werden Registrierungsnachweise im Einspruchsverfahren akzeptiert. Die Pescara-Standardadresse in Italien wird für nicht ansässige Unternehmer als regelkonform anerkannt. In Deutschland werden „Strasse" und „Str." gleichwertig behandelt.

Allerdings gibt es noch keinen allgemeinen Toleranzmechanismus für formale Abweichungen – jedes länderspezifische Szenario muss einzeln bei Amazon gemeldet und ins System aufgenommen werden. Das heißt: Es braucht auf drei Ebenen Fortschritte:

• Amazon muss die Matching-Logik weiter flexibilisieren und länderspezifische Besonderheiten systematisch abbilden.
• Behörden in den Mitgliedstaaten müssten die VIES-Einträge stärker harmonisieren – das ist allerdings die langfristigste Baustelle.
• Händler sollten proaktiv prüfen, ob ihre Daten im Seller Central mit den VIES-Einträgen übereinstimmen, und bei Abweichungen nicht auf eine Sperrung warten, sondern frühzeitig handeln.

Taxdoo sitzt weiterhin regelmäßig mit Amazons EU 3P Compliance Team in Luxemburg zusammen, meldet neue Szenarien und arbeitet an systemischen Lösungen.

Über Dr. Roger Gothmann: Dr. Roger Gothmann hat über zehn Jahre Unternehmen geprüft: als Betriebsprüfer im Finanzamt und später beim Bundeszentralamt für Steuern. Er gründete TAXDOO mit seinen Mitgründern aus der Universität Hamburg heraus, baute es zum Marktführer für Umsatzsteuer-Compliance im E-Commerce auf und transformiert es jetzt zur KI-gestützten Echtzeitbuchhaltung im E-Commerce.

Über TAXDOO Accounting: TAXDOO Accounting bezieht Daten direkt via API aus Marktplätzen, Shopsystemen, Banken und Zahlungsanbietern und erstellt daraus eine vollständige Buchhaltung samt BWA, tagesaktuell statt Wochen später. Rund 40 Steuerexperten prüfen, unterstützt durch KI, jedes Ergebnis, bevor es an den Kunden geht, damit Unternehmen jeden Tag wissen, wo sie finanziell stehen, und die volle Hoheit über ihre Finanzdaten zurückbekommen.

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